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柴志光
一、资料的概念问题
大家知道，方志编纂过程中最基础性的工作是丰富而真实的资料，离开了这一基础是难以开展工作的。一个基本概念要清楚，那就是：什么是“有关地方志资料”，这个概念的外延是十分宽泛的，很难下个定义和划出范围。《条例》对地方志书和地方综合年鉴的性质定位是“资料性文献”，是一个特定的行政区域内自然、政治、经济、文化和社会的历史和现状的资料性文献或年度资料性文献。从这一点来讲，地方志书所涉及的资料内容包括自然、政治、经济、文化和社会五大部分，这实际上是除了自然之外，基本包括了人类社会活动的全部内容。从资料的载体来看，《条例》也有了划分，即文字、图表、照片、音像、实物等，这与《档案法》基本相同。内容的相关性、载体的多样性，是我们对资料鉴别时所要把握的两个要点。只要是编纂地方志书所需要的，无论是人物的文稿、信札、日记、谱牒还是档案、书刊，乃至各种实物，都应加以收集。
二、资料的搜集问题
在《条例》中，对资料的获取方式上有三个不同的提法。在第五条地方志工作机构职责中提“搜集、保存地方志文献和资料，组织整理旧志，推动方志理论研究”，在第十一条中提“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其他组织以及个人征集有关地方志资料，有关单位和个人应当提供支持”，在第十四条中则提“在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿……”。“搜集”、“征集”、“收集”三种不同的提法，尽管含义大致相同，但还是有差别的。一般来讲“征集”是由一组织机构发出公告、启事或通知，向其他机关、团体、企事业单位或个人索取资料，同时，又有有价征集和无价征集之分。《条例》在资料问题上对地方志机构和资料所有人都赋予一定的权利和责任义务，特别是地方志工作机构有获取资料的权利。这对方志工作具有深远的意义。
对于政府机关及其他组织机构和团体所公开编印的图书、报刊和其他资料，能否根据本《条例》的精神建立向地方志工作机构送缴的制度。当然，作为地方志工作机构本身也要及时地向有关部门索取这类资料。
关于对“地方志资料所有人或者持有人提供有关资料，可以获得适当报酬”规定的理解，我认为要解决三个问题：1政府财政要予以支持。在地方志工作的经费预算中要列出资料征集专项经费。2地方志资料价值的鉴定。3报酬支付标准的制定。对此可以借鉴档案部门做法，制定一个资料征集办法，对有关事项作一个明确的规定。对于征集的资料的报酬提倡以奖励金的形式支付，并颁发征集证书，报酬额的多少以协商为要，一般以“普通、重要、珍贵”三个档次来定额度，不宜按市场运作。征集当中尽可能提倡捐赠与发证书。也可采取复制的办法来取得资料，给予资料所有者适当的使用费，可参照档案使用收费的标准来支付。征集资料的费用主要是针对私人收藏的资料而言，对组织机构而言有义务给予无偿支持。
三、资料的管理
地方志工作是一项长期性的工作，决不是一时之事，而有关地方志的资料更需要平时的搜集与积累，因此科学的管理是十分重要的。在管理上也要解决三个问题：一是要有专人负责；二是要有科学实用的资料整理编目方法；三是要有专用资料库。这三个问题只要领导重视，是不难解决的。
关于资料向档案馆移交的问题。我认为，按照《条例》和《档案法》，地方志书编纂过程中的重要文件和志稿应该在地方志工作机构保存满十年后向档案馆移交。至于其他途径搜集的地方志资料，作为常用的业务参考资料应自己保存，如建立有方志馆的，所有资料应由方志馆保存，或者采取双套制，志稿复印经确认后视作原件，一套交档案馆，一套由地方志工作机构保存。新一轮修志的有关资料，我们浦东新区都已移交档案馆。我们希望上海市能具体明确区县地方志工作机构的名称、性质。同时，在区县地方志工作机构的基础上增挂区县方志馆的牌子，明确其收藏保存地方志书和相关资料的职责，从而也确保《条例》第十六条中有关事项的实现。
在资料的管理上，一定要充分利用高新技术，运用网络的优势，在保存方志资料的同时，积极地开发利用地方志。
以上仅是学习《条例》后的初步认识，贯彻实施好《条例》，还需要做许多深入仔细的工作，这是我们地方志工作者应负担起的光荣而艰巨的任务。
(作者系浦东新区地方史志办主任)
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