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关于信息构建理论在地方综合年鉴编纂中应用的初步思考(孙长青) 2015/09/17

  孙长青

 

  一、引言

  地方综合年鉴是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。本行政区域方方面面一年当中产生的各种信息都要在年鉴当中予以体现。而现代理论研究认为城市及其区域是一个典型的开放的复杂巨系统1,是由多个层次、众多子系统共同组成,各组成要素之间相互影响并相互制约,要素间关联关系高度繁杂。年鉴要在有限篇幅内,全面客观准确地刻画和反映这样的一个复杂巨系统,困难可想而知。如何从复杂、巨量的信息中有效提取信息、组织信息,精心设计信息结构并予以展示,使年鉴能够更加全面、客观、准确地反映一年来本行政区域内各个领域、各条战线、各项工作的实际情况,一直是年鉴工作者关注的重点。

  信息构建(Information Architecture ,简称IA),最早是由美国建筑师沃尔曼(Richard Saul Wurman)在1975年合成的一个新词汇,并在1976年召开的美国建筑师协会全国会议上公之于众,但是在这个理论提出之后并没有立即为人们所重视。进入20世纪90年代以后,互联网以出乎人们意料的前所未有的速度发展,信息数量泛滥成灾、信息污染严重等问题不断涌现,人们面对信息爆炸时代所感受到的压力、焦虑和无措感普遍存在,信息构建的思想、方法和技术被人们所重新认识,并很快引起了学术界、企业界和社会的广泛注意。

  本文从信息构建理论研究现状及评述入手,分析信息构建理论的发展阶段及主要理论内容,尝试探索在年鉴编纂过程中应用信息构建的几个可能的方向和途径。

  二、信息构建理论研究现状及评述

  (一)信息构建发展阶段及主要理论内容

  目前,信息构建的理论与实践已经在网站设计、信息组织、信息服务、系统工程、信息资源建设、人才培养与教育培训以及图书馆情报学学科建设研究方面得到了广泛的应用2。信息构建理论发展至今,可以大致划分为三个发展阶段:

  信息设计阶段(1976—1990)。这一阶段的信息构建主要针对的是静态的信息,以及复杂信息的清晰化设计。认为信息构建者的首要任务就是像建筑师通过规划和建设来创造出城市空间的结构和秩序一样,能够制定或者找出信息空间的规则。“化复杂为明晰”和“使信息可理解”是这一阶段信息构建的主要思想。

  信息科学阶段(1990—2005)。这个阶段的研究主要集中于网站的信息构建。以信息组织系统、标引系统、导航系统和检索系统构建作为研究的主要入手点。信息组织系统负责信息的分类,确定信息的组织方案和组织结构;信息标引系统负责信息内容的表达,为信息内容确定名称、并予以简单描述;信息导航系统设计通过各种标志和路径,让用户知道自己看过什么、现在的位置、自己还能得到什么信息;信息搜索系统则通过提供搜索引擎,帮助用户获得信息。这一阶段的研究非常注重互联网信息的动态变化特性和互联网信息的整体性、系统性特征。

  无处不在的信息构建阶段(2005—今)。个人移动入网设备和社交网络的兴起,大数据时代的来临,用户既是信息的生产者又是信息的消费者,数字空间与物理空间的融合、重塑趋势不断加强,并带来各种复杂性、信息过载和信息焦虑等问题,给信息构建提出了新的要求。信息构建变得无处不在,信息空间的设计成为一项过程性的工作,开放式地、随时随地进行数据信息的收集以及估算,并和设计的调整活动实时交互。信息构建者们认为收集、组织和展示信息,是对数据空间进行设计的工作,就如同建筑师进行建筑空间(物质空间)设计一样,都是为满足人们需求,都是一种场所设计(当然信息构建的“场所”变得富有更多内涵)的工作。

  (二)信息构建理论特点评述

  从以上对信息构建发展阶段的分析过程中,可以归纳出信息构建理论有如下几个特点:

  一是,信息构建关注“信息是如何被创造、管理及应用的”,其研究内容涵盖了信息收集、信息处理和信息开发利用以及用户使用这样一个完整的信息循环链条,并从整体上优化这一链条。

  二是,信息构建强调系统性思维,注重信息空间的构建;注重将海量、庞杂信息予以明晰化展示。

  三是,信息构建强调信息的“价值实现”,强调用户理解的接收效果。

  四是,信息构建定位于一门“科学与艺术相结合”学问,注重信息展示的形式设计3。

  三、信息构建理论在年鉴编纂中的应用

  地方综合年鉴汇集了大量有关当地自然、社会、经济、政治和文化各方面的资料信息,从本质上看,是一项对本地区相关信息进行收集、整理和开发利用的工作,是一项信息处理的工作。然而,要在一本纸质版的约百万字容量的地方综合年鉴中,全面、客观、准确地体现本地区方方面面的信息,难度很大。本文认为,可以运用信息构建理论,从“地方信息收集、整理与开发利用”这一完整链条的角度,超越传统年鉴纸质出版物的观念,从“地方综合年鉴信息数据库构建”、“地方综合年鉴信息整序”以及“地方年鉴信息挖掘与开发”三个方面对地方综合年鉴编纂工作进行功能定位的细分与规划。

  (一)建立地方综合年鉴信息数据库,全面收集地方信息

  可以建立地方综合年鉴信息数据库来收集和汇总行政区域内产生的各种信息,这是一个专注于地方信息收集的数据库。这个数据库相当于地方综合年鉴的总素材库。区域或者城市是一个复杂巨系统,即使仅仅关注年度内的该系统的方方面面的信息,所获得的数据也是海量的,是“大数据”。固然,综合年鉴一般都拥有来自政府的各个部门的、庞大的作者群体,但我们仍然有理由相信,存在着大量的民间信息的缺失。年鉴记述内容要做到全面、客观准确,必须坚持“众手成书”的理念,少不了生活在这个区域中的民众的参与。

  现在的互联网发展日新月异,Twitter、Facebook、新浪微博等社交网络平台的出现,为实现地方信息的全面收集提供了一个新的视角。社交网络是指以一定社会关系或共同兴趣为纽带、以各种形式为在线聚合的用户提供沟通、交互服务的互联网应用。社交网络使得互联网从研究部门、学校、政府、商业应用平台扩展成一个人类社会交流的工具。它不仅对内能让管理者洞察与倾听,让组织者创新与发挥,让专家分享与认同,也能提高民众的参与度,加强各方之间的沟通管理。

  地方综合年鉴可以通过与新浪微博等SNS网络合作,建立便于民众参与的信息提供和交流平台,收集来源更为广泛、更全面的关于本地区的信息,扩展现有信息渠道,构建地方综合年鉴数据库,实现生活在上海这座城市中的广大民众都能成为“地方信息源”,真正实现“众手成书”的理念。

  (二)整序地方综合年鉴信息,在年鉴记述中注重“信息空间”(整体性)的构建

  通过地方综合年鉴信息数据库收集到的地方信息必然是巨量的、庞杂的“大数据”,因此,需要进行由“信息片段”到“信息集合”再到“信息空间”的信息整序过程。年鉴工作者应该意识到,年鉴的记述对象是一个充满活力、运行有序的复杂巨系统,要在年鉴中体现这种整体性和有序性,而不是根据信息属性进行简单的归类,进行素材的简单罗列。信息构建理论认为如同建筑是由特定的子一级模块(比如房间、廊道、楼梯等)有序组合而成一样,每个子一级的模块又可以组合成为上一级模块,或者被划分更次一级的模块。这些模块通过特定的方式组织在一起,通过这种特定的组织方式,我们可以区分房间、走廊、楼梯和过道等等的功能单元。信息构建认为,大量的数据或者信息,也可以类似的区分出信息间的组织和联系,并据以划分、确定信息的结构或组织。同时,信息构建借鉴建筑设计的“开放建筑”理念(认为建筑不仅仅是“凝固的音乐”,而且还应该是一个动态的、有生机的、能持续发展的空间形态),将信息体系区分为不同层次。不同层次信息的变化速度不同,有的变化速度缓慢,如基础的信息分类方案;有的更新速度非常快,如信息的内容、信息展示的界面等。

  如此,每年出版的年鉴可以看做是对信息库中的年度海量地方信息进行筛选、整理,择要记述,并注重体现信息间相互联系,进行信息空间的构建,重现上一年度本区域的各项重要举措、实践的一项重要工作。

  (三)年鉴出版物应强化信息展示方式的设计,更加注重用户体验

  信息技术的发展日新月异,在这个信息爆炸的时代,无限的信息产生量与人类有限的信息消化能力之间的矛盾越来越尖锐,大多数人需要专业人士作为向导,以帮他们应付铺天盖地的信息,挑出其中对他们最有用的部分,以减少认知负担,提高学习效率。

  年鉴记载的是本区域内上一年度方方面面的信息,更要注重信息展示方式的设计,要分析确定年鉴信息的组织方式,厘清各部分的边界及相互关系,明晰整个年鉴信息体系的组织结构并划分出不同层次且确定各层次的动态变化特征,从而设计形成“分类科学、层次清楚、结构严谨、领属关系得当”的年鉴框架;要重视年鉴信息的组织系统、标引系统、导航系统和检索系统的构建,提升年鉴用户的使用体验。

  (四)发挥年鉴增刊作用,强化年鉴信息的开发利用

  地方志(含地方综合年鉴)汇集了大量有关当地自然、社会、政治、经济、文化各方面的历史和现实资料,可以满足社会各方面的需要,具有情报特征4。现代的情报研究表明,情报工作是通过融合信息,判断事实,凝练观点的过程。决策者(用户)真正需要的不是为他们开辟一个信息海洋,也不再是(过去乃至现在一定范围内和一定程度上)消息类的东西的简单集成和整序,而是有一批人为他们提供基于信息的真知灼见,使他们摆脱繁杂信息的困扰,以简明的认知、清晰地开展决策5。

  地方综合年鉴通过年鉴信息数据库对本地区相关信息进行收集、整理和积累,并主动开展服务,进行地方信息资源的开发利用。针对年鉴编纂中发现的本区域存在的突出问题,可以分若干专题进行有针对性的地情调查,形成有助于区域发展,有助于领导决策的地情产品。

  (作者单位:《上海年鉴》编辑部)