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江河运输卷在收集资料阶段的一些做法(张云龙) 2015/06/03

  张云龙

 

  2010年10月,江河运输卷编纂室成立,随即启动了修志工作。目前,江河运输卷编纂室已基本完成资料收集和资料长编工作,进入初稿编纂阶段。为探寻科学合理的工作方法,现将江河运输卷在资料收集阶段的一些工作心得与广大修志同仁一起分享,我们希冀通过抛砖,能引得方家的更多的真知灼见。

  一、建章立制,推进资料收集工作

  江河运输卷编纂室成立后,便启动了资料收集工作。为顺利推进资料收集工作,我们根据修志工作要求,结合编纂室人力特点,有针对性地制定了《江河运输卷办公制度》、《江河运输卷岗位责任制度》、《江河运输卷会议制度》、《资料收集走访单位台账制度》、《资料报送台账制度》、《江河运输卷资料审核单制》等系列工作规范。建章立制明确了工作流程和各岗位的职责,为全室成员积极而持续开展资料收集工作提供了制度上的保证。在制度保证的前提下,全室成员分工明确、责任到人、各司其职地为完备资料内容,构建资料体系而勤奋努力着,有条不紊地推进着资料收集工作。

  二、篇目是资料收集工作的基础

  1.初始的篇目是收集资料的导向

  方志功能的定义是资料性著作文献,因此我们是否能完成志书修编工作,最关键的在于是否掌握大量有效入志资料。而怎样有效收集可用资料,关键在于篇目设计。唯有先设计出一个基本合理的志书篇目,才能有针对性地收集资料。因此,在收集资料阶段,我们对篇目的定位:是志书收集资料的“备料清单”,更是收集整理资料的向导和人员分工协作的依据。根据这个思路,在启动阶段,我们的做法是先设计好篇目,然后再将篇目的各项内容进行细分形成资料收集提纲,并以这个提纲为基础,按征集资料的门类制作相应的表格,在表格中注明需要收集的内容和可能提供资料的单位以及收集资料的大致方向。这样,有了篇目及内容的细分,收集资料就有了方向与范围,不至于脚踩西瓜皮、眉毛胡子一把抓,花了大力气或收集不到资料、或收集了大量不能反映行业本质的资料。因此,在收集阶段,我们篇目是框架性的、粗线条的、甚至是无中生有的,但有了这个初始的篇目,并以这个篇目为导向,保证了我们在资料收集上,能按图索骥有针对性地收集资料,起到了事半功倍的功效。

  2.篇目设计需要不断精细和完善

  篇目设计并不是一锤定音的,它有个补充、修改、匡正,逐步完善的过程。我们在篇目初始设计的时候,可以说基本是以想象为主,即由了解行业发展和懂行业业务情况的人根据志书的要求,设计一个具有框架性的篇目,这个篇目主要定位是服务于收集资料,作为收集资料的导向。但随着资料收集工作的深入,掌握各类资料比重的变化,尤其进入资料长编阶段,就发现这个篇目存在很大的缺陷:一是原先设想的很多资料根本无法收集;二是原先未考虑到的资料却占到了一定的量;三是因原先考虑不周在层次上有交叉。这就要求我们又对原来已经审定的篇目作必要增删和调整,使之在逻辑上更科学、结构上更合理。这时再进行篇目修改的条件就更为有利了:一是可以根据资料进行有的放矢地修改完善篇目,二是经过一段时间工作,对修编志书有了进一步的认识,在篇目设计上能更加注重逻辑性。经过这一轮修改,篇目已基本定型,但并非一劳永逸,在初稿评审时,专家们的意见和建议帮助我们启开视野,对篇目进行精雕细刻作进一步完善。因此,我们的体会是:篇目的完善贯穿于开始收集资料到纂稿的全过程,直至交付印刷前都有微小改动的可能。在这个过程中,篇目始终处在动态中,期间需要不断地对篇目进行增删、调整,致使篇目不断精细和完善。

  三、设计篇目时需要考虑的几个问题

  1.志书篇目的基本要求

  志书在篇目上可分篇、章、节、目四个层次,也可分篇、章、节三个层次。其基本要求是“横不缺项、竖不断线、归属得当、体现特色、科学升格”。下面谈谈我们对这基本要求的理解:“横不缺项”就是行业内各个项类不可缺少,尤其大项、要项不可缺少;“竖不断线”是志书的横排竖写,在记述某个项类时主线不能中断;“归属得当”就是各项类要逻辑归类,保持同一性,A即A,不能A即B;“体现特色”,特色是由事物赖以产生和发展的特定的具体的环境因素所决定的,也是本志显著区别于其他志书内容、形式的统一;“科学升格”是科学把握行业内各分项的发展情况,对社会具有重大影响的某些分项进行破格处理,以凸显该子行业的地位和作用。

  2.把握好标题的词性特点

  史书、志书都归属于历史书籍范畴,但史书、志书在篇目中的表述是有区别的,主要区别在于:一是写法不同。史书是编撰,志书是编纂:编撰有一定的原创性,是对史料消化分析写出作者主观观点;编纂则强调客观性,是对史料进行重新的整理和编排。二是体例不同。史书是纵排横写,反映事物发展过程中的阶段性特点;志书是横排竖写,反映事物的在某个历史时期的整体情况。由此可见,史书在篇目标题上强调主观,志书在篇目标题上注重客观。故其在篇目标题词性各不相同:史书的篇目标题是反映某事物阶段性的动态,标题多是动态化的,偏多动词或动词性词组;志书的篇目标题是反映某事物在一定历史时期整体状况,因此,其标题往往是静态化的,偏多名词或名词性的词组。

  3.设计篇目上的一些做法

  我们根据对上述篇目设计要求的理解,在进行篇目设计时,以“横不缺项、竖不断线、归属得当、体现特色、科学升格”为总原则,结合江河运输卷的编修实际,特别注重以下几点的结合:一是力求做到“横不缺项”与历史的不可复制性的结合。既确保大事、要事,事事辑入,又尊重长期来资料因管理不当导致失灭和匮乏的现实,对曾经发生的小事力争辑入,以最大限度地谋求志书的完整性。二是力求记述全貌和突出行业特色的结合。我们不仅记述上海江河运输的基本态势是在铁路,公路、航空等运输空前发展的大背景下,不断受到其他交通方式的挤压而趋于萎缩的基本情况,也用浓墨重彩记述在“在一年一个样,三年大变样”的发展思路指导下,上海城市基本建设发展迅猛,并催生上海砂石料运输的繁盛以及为确保上海城市卫生进行每天近1万吨废弃物运输的现状。上海这个国际化大都市在改革开放背景下,其基本建设力度是空前的,砂石料运输规模亦是空前的,同样,上海废弃物运输的规模和运量是其他区域难以匹及的,记述这个“人无我有”的史实凸显着上海江河运输的特色、特点,有了特点和特色才凸显志书的亮点。三是力求兼顾一般与科学升格的结合。在设计《客运篇》的纲目时,我们的设计思想是:既记述上海江河运输的客运曾经“一票难求”的盛况转换为总体萎缩的演变过程,又表现在改革开发过程中,上海经济社会得到了空前的发展,人民生活质量显著提高,旅游休闲盛行促成江河游览繁盛的行业特点。因此,为凸显时代发展主题以及在这个主题背景下行业所呈现出的面貌特征,我们破例将水上游览升格为一章,以较多笔墨加以记述,以反映江河运输客运在特定历史条件下的新事态、新概念、新特点。四是力求保持边界和合理突破的结合。《江河运输卷》的书名限定了我们记述的范围是上海的、江河的运输史实。但是交通运输的开放性和共通性决定着我们在记述史实时,既严格遵循边界规则又要客观真实记录这种开放性、共通性的特质。1978年到2010年,上海金山区、浦东新区、洋山深水港区等地都有地方性的客运企业在进行营运。这些归上海地方交通管理部门管辖的地方性的客运情况,按第一轮部门色彩比较浓重的纂修志书惯例,我们肯定会将其载入志书。但这一轮我们修编的是行业性的志书,且记述的边界要求严格,就是仅仅记述上海的、江河的运输。因此,我们在设计篇目时,弃这些海运内容而不用,以确保江河运输边界的清晰。但也进行必要的边界突破,2005年,洋山深水港区建成投入生产后,为增强洋山深水港区水水中转的功能,上海产生了将江、河、海融为一体进行便捷化运输的江海联运的运输模式。这种或始发于江河归结于海洋,或始发于海洋归结于江河的运输,是上海江河运输在上海经济社会发展进程中的新事物,虽然它与上海海洋运输在某个节点有重复和交叉,但我们认为在江海联运的模式中江河运输是不缺或缺的重要组成部分,更是完善上海国际航运中心功能的重要建设步骤,那么在篇目上就必须体现出来,进行合理突破,实现反映历史真实,恪守边界规则和尊重交通运输的开放性和共通性的统一。

  四、收集资料时的做法

  1.构架科学的组织框架和进行合理的运作

  资料收集是修志工作的一项最具基础性的工作,其特点是繁复而庞杂,我们始终认为方法是化繁为简的主要手段。事实上,采取怎样的方法更有效,那是因人而异、因时而异、因地而异、因业而异的,每个编纂室人员配置不同,采取的方法亦有区别。我们根据编纂室人力资源的实际,将编纂室人员一分为二,即将一部分人员组成一个小组,由了解行业发展情况懂业务的并善于与人沟通的同志率领,深入各个参编单位千方百计征集资料;另安排一部人员坐班室内,由作风严谨、工作认真的同志负责,对已征集到的资料进行归类整理。从而形成前方、后方两个小组进行全方位地同步地推进资料收集和整理资料等工作。资料整理小组在启动整理资料的前期,首要任务是根据篇目内容和资料收集提纲建立科学而完备的资料库。这个资料库以篇目为基础,以资料收集提纲为核心将各个篇章节目的内容进行细分,来保证资料的体系性;同时,为保证资料的质量,我们设计了《江河运输卷资料审核单》,由有经验的同志进行对收集到的资料进行审查,并填写对上报资料的审核意见,明确该资料是否可用以及需要补充等意见并及时向有关单位反馈,以便提供单位对资料的资料补充和优化。完成这一系列前期准备后,我们在对资料整理中,主要有以下几个步骤:

  ①根据修志实际制作资料电子卡片

  资料整理小组对收集来的资料制作成电子卡片。在制作卡片的过程中,我们发现如果机械地按照市方志办关于制作卡片9要素的规范来制作我们的卡片,那么可能导致降低效率。因此我们根据工作实际,在制作卡片时省略了9要素中的代号编码、关键词、报送单位等元素。理由是志书代码主要是反映志书的篇章节目,而篇目始终处在变动状态,如果在制作资料卡片时就机械地限定志书篇目代码,那么经过修改的篇目代码一定需要再花时间梳理和调整。这样,耗时费力不说,还特别容易在卡片上出现修改后的篇目与未修改篇目的混乱;至于关键词和报送单位等元素对检索或证明资料来源意义不大。为了凸显资料的真实性,我们在制作卡片时强调的是资料内容时间和资料来源。

  ②将资料卡片充实于已建成的资料库

  完成了资料卡片制作后,我们便根据资料卡片的内容门类和时间分门别类地将资料卡片放入已经建立好的相应的资料库目内。同时,负责整理资料的同志根据资料的增加和变化,不定期地将资料库复制给室内每个成员,确保编纂室每个人掌握编纂室已有的资料量和熟悉各项资料,以有利于编撰期的编写工作。

  这个资料整理的总过程,有以下几点好处:一是由于对资料的前期审查,资料质量在一定程度上得到了保证;二是资料经过整理后,有了初步的逻辑归类,对编辑资料长编提供了服务;三是由于资料经过整理,并不定期地将更新的、具有一定程度整体性和完备性的资料库复制给撰写人员,为编写志书提供了早期熟悉资料、分析资料的可能,在一定程度上为撰写志书提供了便利。

  2.通过资料找资料

  在资料收集过程中,由于档案的残缺,史料的散失,导致我们情况不熟,对历史的某些现象缺乏清晰地判断。为了清晰历史发展脉络,我们在收集资料过程中,有意识地加强了对资料的考证并予以深度发掘。在缺乏档案的情况下,我们通过资料中找线索,再从线索中找资料。这个方法循环往复地应用着并屡试不爽,卓有成效。如我们在寻找上海第一家私营水运企业是谁率先开业的、什么时候注册的、上海内河集装箱运输是什么时候开始的等资料时就是通过资料找资料而收集完成的。

  3.锋从偏出、无所不用其极

  本轮修志与第一轮修志时的社会大背景迥然不同,第一轮修志尚处在整个社会尚残存着计划经济的痕迹,政府的行政性指令对收集资料起到了全面保证作用,但本轮修志是在历经改革开放30年的背景下进行的,各个行业的市场化日趋明显,收集资料单靠政府的行政指令已经难以奏效。微观经济体在市场化的过程中,其核心任务是求发展、图生存。在这个背景下,一般来,各个有义务提供资料的单位对在这种既耗时间、花人力却又无利可图的工作基本采取的是排斥态度,因此在收集资料时,我们所遇到的困难远远大于想象。面对收集资料的艰难性,需要我们改变传统的稳坐于办公室内,通过电话联系就可以收集到资料的想法,必须积极出击、剑走偏锋既以行政性指令为基础,又要开动脑筋以智慧获取资料。我们在收集资料过程中,主要采取了以下几个的方法和手段:一是争取领导,以领导对相关部门的要求为手段推进资料收集工作,这个方法对本行政系统内收集资料有着重要保证作用;二是“挟天子以令诸侯”,以落实政府的指令为手段,要求相关单位提供资料,这个方法对国有企业还是比较有效;三是组合运用各种手段向非国企业收集资料,向非国有企业征集资料除了加大宣传修志的重要性外,主要还有以下几种方法:①以感情为纽带,通过朋友、熟人关系引导相关单位提供资料;②以宣介企业,免费为企业做广告来诱导相关单位提供资料;③将是不是提供资料放大到支持不支持政府的高度来利导相关单位提供资料等。总之,我们在收集资料过程中运用的方法和手段丰富多彩,特别需要强调的是在改革开放背景下上海江河运输业市场呈现市场准入门槛低、非国有企业多、市场化程度高等特点,因此,我们往往是组合运用各种手段来获得资料。

  (作者单位:《上海市志·交通运输分志·江河运输卷(1978-2010)》编纂室)