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年鉴编纂出版规范性的探索与实践(孙培兴) 2015/06/03

  孙培兴

 

  年鉴的创新与规范是年鉴界老生常谈的话题。在2000年以前,年鉴编纂工作者着重探讨和研究的是年鉴体例、条目要素,以及各篇目内容的规范化问题。2001~2009年间,改革、创新成了中国年鉴的主流。2009年全国城市年鉴研讨会上将年鉴的规范与创新作为大会的主要议题,中国年鉴界逐渐形成了规范与创新并举的共识。

  什么是规范?规范是因为无法精准定量而形成的标准,换言之,规范是约定俗成或明文规定的标准,规范是群体所确立的行为标准。规范化是在经济、技术、科学及管理等社会实践中,对重复性事物和概念,通过制定、发布和实施标准(规范、规程、制度等)达到统一,以获得最佳秩序和社会效益。规范化是大生产和生产社会化的必然要求,年鉴编纂是众手成鉴,是一项生产社会化程度较高的文化事业,因此,年鉴编纂无论是年鉴个体还是年鉴整体都十分需要规范化。

  什么是年鉴规范?年鉴规范是指“年鉴系列、年鉴群体整体上在规定、规范上要大致取得一致,或走向一致。”“年鉴规范化不同于产品的‘标准化’,规范化不是僵化的一成不变的硬性搭配,是一定时期内年鉴系列、群体共同遵守的原则、规范。”

  年鉴规范什么?年鉴在内容上应规范框架结构、条目类型及比例、条目选题、条目标题、条目要素、政治内容表达、保密、大事记、图表、照片、附录、检索系统等,形式上应规范文体语言、标点符号、计量单位、封面要素、扉页、文字排版、刊本大小等。年鉴规范的对象是哪些人?从年鉴个体而言,年鉴规范的对象是各责任编辑和各年鉴撰稿人;从年鉴群体而言,年鉴规范的对象是各家年鉴的主编或执行主编及编辑。年鉴规范的目的是什么?显然,年鉴通过规范能有效提高年鉴个体和年鉴整体的编纂出版质量,从而产生一大批精品年鉴,真正实现年鉴编纂质量效益型的提高。

  年鉴编纂规范至少有三个层面的内容,一是年鉴共性规范内容,二是年鉴作为公开出版物的共性规范内容,三是分类或分级年鉴的个性规范内容。

  年鉴编纂规范是由其工具书性质决定的。任何工具书都按一定的规范编纂而成,这些规矩的总和,就是工具书的体例,具体包括总体设计体例、选题选材体例、条目编写体例、成书加工体例等。《嘉定年鉴》自1990年创刊以来,一直在努力遵循和提高年鉴编纂与出版的规范性方面进行探索和实践,编印《〈嘉定年鉴〉撰稿手册》,在提高年鉴编纂出版质量方面花了精力、费了财力,《嘉定年鉴》以其时间性、科学性、资料性、全面性和权威性取得了业内和社会大众的认可。

  1.框架结构规范化

  年鉴的框架是承载年鉴内容的主体结构,必须精心设置。在突出资料性工具书结构合理、内容完备、比例适当等特点外,要客观、准确地反映经济和社会发展的事实,适度调整框架。年鉴属地方志范畴,具有地方志的基本功能:“存史、资政、育人”。其中首先是存史功能,所以在框架设置时要考虑符合地方志的基本体例,注重行业分类合理,横不缺项;把握和体现年鉴的时代性、地方性、年度性、科学性特点。年鉴的框架是全书内容和结构的整体设计,是年鉴的基本结构,它关乎一部年鉴的内容是否齐备、特色是否鲜明、编排是否合理。一部高质量的年鉴,离不开设计周全、严谨合理、科学有序的框架结构。框架设置和内容记述是互为依存的两个方面,合理的框架设置是为了更好地反映年鉴所要记述的内容,而内容的记述必须通过适当的框架设置来体现。

  《嘉定年鉴》框架从首卷的以特载、概况为纲,以大事记要为经,以政治、经济、建设、科教文卫、社会、人物、乡镇概况7编为纬的设计逐渐充实完善其结构,第七卷起增设专文,第十卷起增设专记等栏目,随后根据地区经济社会发展,增设上海国际汽车城、私营经济、旅游业、现代服务业、嘉定新城等栏目,逐步形成编纂特色。卷首为特载、嘉定概貌、大事记、专记、专文等栏目。“百科”部分按栏目、分目、条目三个层次编排,栏目大体以党政群团、治安司法、经济发展、城镇建设、社会事业、镇(街道)、部(市)属单位选介、先进人物与集体等为序。“百科”部分相对稳定,常设栏目30个、分目210个、条目1600条左右,收录统计表格百余张,串文照片200余帧。全区经济及社会发展统计资料等编入附录,卷末有索引。注重社会效益,精心设计年度专题宣传彩页,形成系列,提升品位。其框架设计在体现年鉴体例特色的同时,站在志书的高度,提升年鉴成果的“兼容性”,在年鉴为地方志编纂积累资料实践中作了有益的探索,得到读者和业内人士的好评和肯定。在全国年鉴编纂出版质量检查评比中,连续四届获框架设计一等奖,一届获特等奖。

  2.选题与文体规范化

  选题规范化要根据具体栏目要求,从全面性、超前性、探索性、实用性和趣味性等要求来选题;要考虑资料是否遗漏,是否缺门类,能否全面反映工作的完整面貌,条目内容是否反映的是大事、要事、新事、特事,选材是否注意到主流性信息与非主流性信息的合理搭配,是否反映出时代特色、地方特色等。年鉴的条目内容是记载年度内的客观事实,编写目的在于供人们查阅和检索,因此年鉴条目基本上采用说明体和记叙体。《嘉定年鉴》在选题时充分考虑具体栏目要求,注重反映大事、要事、新事、特事和时代特色、地方特色,避免题文不符,标题不明、不平实和夸饰性。专文、专记内容围绕年度热点选取,先后记述轨道交通11号线建设、上海汽车文化节、上海孔子文化节、嘉定科技博览会等内容。

  3.条目编辑规范化

  年鉴是以条目为主要载体的,条目是年鉴架的最基层组织,也是年鉴内容的最直接表现形式,它不仅构成年鉴的基本内容,而且决定了年鉴的质量。在编辑年鉴条目时要避免编写出的条目出现体例不规范、题意不深,表现形式不规律,以及条目要素不规范等情况。《嘉定年鉴》严格条目编辑规范化。首先是强调条目标题规范,对条目标题拟订简明扼要、高度概括、便于检索;不使用标语口号,不用修饰词和因果复句。其次,是对条目的内容以提供资料为目的,以提供有用信息作为衡量价值的标准;用综合概括手法,通过归纳提炼,抓住共同点,将材料综合成一个整体进行反映,通过对材料的综合分析,加以概括。近年来,我们注重在综述、概况条目的撰写和提高方面下苦功夫。

  4.编辑流程规范化

  流程管理是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续提高组织业务绩效为目的的系统化方法,其核心是要求组织从实际出发,围绕劳动产品生产过程的需求,以流程为基础,通过流程的优化、规范和改进来提升竞争优势和改进绩效。流程管理的宗旨和目的是通过精细化管理提高受控程度,通过流程的优化提高工作效率,通过制度或规范使隐性知识显性化,通过流程规范提高资源合理配置程度,快速实现管理复制。年鉴编纂流程的规范化,则是体现和明确在年鉴编纂运行过程和各环节在时间、空间及方法、步骤间的有机联系,按规则有条不紊地运作。

  如何完善和优化年鉴编纂工作流程和审改稿工作制度,是确保提高年鉴质量和可持续发展的重要保证。我们按照“三、六、九”(即三月完稿、六月排版、九月出书)的要求,按专业、分栏目把审改稿、编排、校对任务逐一分解到责任编辑,层层落实责任编辑负责制。一是落实签发稿制度,建立文稿档案和材料追溯系统。二是强化编辑流程管理,制定稿件处理程序和时间节点安排计划。三是严格校对制度,采取“五校”制度(即:一校编辑自校,二校编辑自校基础上的互校,三校交叉校对,四校分块校,五校统校),辅以运用黑马校对软件。编辑部人员围绕提高《嘉定年鉴》品位质量,发挥团队作用,集思广益,博采众长;充分调动和发挥编辑人员的工作积极性、主动性,创设良好的工作氛围和宽松和谐的学术探讨环境,各尽其能,各负其责,主编、编辑一条心,淘尽黄沙始得金。

  5.编辑出版规范化

  严格要求各编辑在修改、审读和校对稿件时坚持符合年鉴的行文规则和要求,特别是在总纂时更是严格规范;注重提高编辑人员的编辑素质,增强责任感和事业心,提高知识深度和广度,增加业务技能、管理技能和研究技能;通过工作例会,使编纂工作中出现的新情况、新问题得到及时反映和解决,新同志从中获得鲜活的编辑经验从而迅速成长,老同志从中汲取新知从而进一步加快知识更新步伐,保证了年鉴编纂工作的顺利开展。

  年鉴规范是年鉴编纂学科的一个基础性和根本性的问题。随着年鉴事业的不断发展壮大,编纂出版年鉴已成为这是势不可挡的时代潮流;不断提高年鉴编纂出版的整体质量,这是年鉴界面临的永恒主题和核心任务。年鉴创新是年鉴事业与时俱进、常编常新的必然要求,创新能够使年鉴永葆活力,“创新能够为规范的完善提供新的依据”。“规范与创新是年鉴工作同一事物体中的两个不同的方面,两者既是相互对立的,又是辩证统一的。”“创新必须建立在年鉴的规范化基础之上,离开了年鉴的规范谈创新,只能使编纂的年鉴走样。”规范是基础,创新是提高;创新不是人人都能够做到的,而规范是人人必须要遵守的。

  年鉴规范是手段,年鉴创新也是手段。通过年鉴规范要达到的目的有两个,一是有效提高单种年鉴的编纂出版质量和编纂效率,缩短出版周期,增强年鉴的时效性;二是有效提高年鉴的整体质量,不断增强年鉴在文化和信息领域内的竞争力和影响力,推动年鉴事业不断繁荣和进步。

  (作者单位:上海市嘉定区地方志办公室)