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续志工作信息化刍议(过文瀚) 2005/05/16

过文瀚

随着首届社会主义新方志编修任务的基本完成,续修工作提上日程。续修是地方志工作和事业的继续,方志工作者要在前志的基础上重点记好改革开放以来的社会历史进程和发展轨迹。新的时代在现代社会里,新生事物不断出现,社会对信息的需求愈加迫切,给续修提出了新的要求,随着知识经济的到来,志书编纂周期过长,时效性差、横排竖写的刻板形式很难适应剧烈变化的社会,地方志工作不进行改革就没有出路。修志工作者要从地方志生存的角度来考虑如何开展续修工作。我认为,面向新的世纪,实现续志工作信息化,是方志工作的必由之路。

一、时代的要求

随着社会的高速发展和人类文明的进步,修志工作如今面临着重大的机遇和挑战,必须超越志书传统的历史记载功能,扩展其在信息化社会背景下的实用功能,充分挖掘、发挥和展示其内在的信息资源价值,同时,传统的志书编修手段和漫长的修志过程也受到了信息社会中信息高频度更新和增长,以及政府和社会各界对系统全面权威的地方信息需求时效的严重冲击。

2003年7月22日,国家信息化领导小组第三次在北京召开。中共中央政治局常委、国务院总理、国家信息化领导小组组长温家宝在主持会议并作重要讲话。温家宝指出,大力推进信息化,是党中央顺应时代进步潮流和世界发展趋势作出的重大决策,是我国实现工业化、现代化的必然选择,是促进生产力跨越式发展、增强综合国力和国际竞争力、维护国家安全的关键环节,是覆盖现代化建设全局的战略举措。我们一定要认真贯彻“三个代表”重要思想和党的十六大精神,采取更加有力的措施,努力开创我国信息化建设新局面。会议要求,必须切实加强对信息化建设组织领导,落实责任,加强协调,深入调研,科学决策。加强制度和法规建设,把信息化纳入规范化、法制化轨道。加快人才培养,造就一支高素质的专门人才队伍。锐意进取,扎实工作,不断把我国信息化建设提高到新水平。

上海市已经确定了21世纪前十年信息化建设三个阶段的目标,即到2005年实现《上海市“十五”国民经济和社会信息化重点专项规则》提出的发展目标,达到发达国家中心城市信息化的平均水平;到2007年初步形成“数字化城市”的格局,即信息基础设施利用率达到国际先进水平,各类公共信息资源实现优化融合,信息技术在经济社会生活的各方面普及应用,电子政务成为政府运作的主要方式,电子商务成为重要的商务形态,信息消费成为拉动内需的重要动力,信息产业以及信息化带动产生的经济和社会效益大幅度提高;到2010年,上海基本实现现代化,基本实现城市信息化。三个阶段的目标是上海在2010年基本建成经济、金融、贸易和航运中心的重要支撑,是上海实现国际化、现代化的重要体现。

2001年12月20日,全国地方志第三次工作会议提出,要开发利用方志资源,大力推进地方志工作的数字化、网络化建设。会议认为,新方志应成为当代社会的公利之物,而不应成为少数人的鉴赏之物。编修地方志的目的是要记述历史、传承文明,更要为当前经济建设、社会发展做出贡献。因此,各地要根据当地、当前的现实需要,通过多种渠道,采用多种形式,将修志成果推向社会,使之充分发挥作用,更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。开发利用方志资源,除了要采用传统方法外,更需要积极采用现代科技手段。要大力推进地方志工作的数字化、网络化建设,做到资源共享。已建立数据库、加入互联网的单位要不断提高科技水平、完善内容,积极发挥其作用。尚未建立的单位要创造条件,尽快把数据库、网络化建设提上日程。中国地方志指导小组拟在5年之内,基本建立全国地方志系统的互联网。

上海市人民政府办公厅在关于进一步做好上海地方志编纂工作的通知中,要求上海市地方志办公室“充分利用现代化手段”,“组建市情资料库,参与东方网站的建设,以更好地为社会服务”。

中央和地方领导为地方志事业的发展指出了明确方向,提出了更新、更高的要求。上海市地方志办公室党组认为,上海的续志工作必须走信息化道路,建设一座多功能、现代化的市情信息库,是贯彻落实中央领导、市委、市府和中指组指示精神,发挥地情资源丰富优势,依托先进设施和技术,挖掘历史,开发资源,活化资料,更好地为现实服务的实际步骤和有效途径,也是保持上海修志工作活力、拓展方志工作的外延和空间的重要一环。

二、续志工作信息化基础条件初步具备

2003年中国数字生活推广年组委会发布的《2002年中国数字生活状况白皮书》显示,2002年中国拥有6000万网民,2.1亿手机用户,4000万网络游戏用户,9000万有线电视用户,660万宽带用户,50万数字电视家庭,网上股民超过40万人,远程学习者80万人,2000万台学习机,1000万台家用电脑,8500万部影碟机,4.69亿张银行卡,年购买180万部数码相机、30万台MP3。中国数学图书馆有限责任公司由中国国家图书馆发起并控股,2000年2月经国家工商总局正式批准设立,2000年4月18日挂牌运营。

上海网络基础设施逐步完善,建设集约化信息管线累计1010沟公里,接入大楼300栋;互联网国际出口带宽达7695兆;固定电话用户数733万户,主线普及率达45%;移动电话用户数达1097万户,普及率为67.6%;家庭电脑普及率与互联网用户普及率分别为60.4%和32%,有线电视用户和家庭宽带接入用户数分别为367万户和92.49万户。上海数字图书馆也已投入运转。

三、续志工作信息化的关键

首先,从首届修志工作的经验和教训来看,领导重视是关键。首届修志工作中形成了一个“党委领导,政府主持,地方志机构修志”的格局,这个格局中,领导重视了地方志工作就进展顺利。续志工作也是如此。修志工作的组织者和领导者要有与时俱进的思想,要有超前意识,要真正提高对地方志工作的认识,实现由落后的修志观念向现代修志思想的转变。要认识到,续志工作如果重复首届修志的工作思路、采取同样的工作方法、仍抱着修志即是写一本志书的观念,续志工作将是无生命力的,没有前途的,唯有走信息化的道路,才能使续志工作变得生机勃勃、丰富多彩,才能使方志工作永葆青春,跟上时代的步伐,吸引更多的人投入到方志天地中来,使更多的人了解方志工作,读志,用志。才能做到有效地开发和利用庞大的地方志资源,能够更好地服务于政府、服务于社会,挖掘和创造出前所未有的社会效益和经济效益。

其次,足够的资金投入也是非常重要的。因为,续志信息化就是要实现工作载体由传统的以笔记文本为载体向现代化信息网络技术为载体的转变,力争实现地方志工作办公无纸化、修志网络化、志鉴数字化、出版规范化、发行社会化、用志信息化。这不是嘴上说说即可实现的。局域网的铺设、服务器、电脑、数码摄像机、数码照像机、扫描仪、软件、光盘的制作、人员的培训需要大量的资金。没有资金,一切都是空谈。有了足够的资金,才是续志工作信息化得以实现的基础。

四、续志工作信息化的步骤

在信息社会中信息资源的特点主要体现在其开放性、共享性、时效性、易传播性和可重组性等方面,那么在信息社会中续志信息化的建设可以看成是对传统修志工作的延伸和升华,是地方志资源广泛有效传播和全面利用的必要过程。续志信息化建设包括了以下几个方面:

1、数字化

数字化的续志信息是地方志信息资源建设和共享利用的基础,要使地方志资源进入计算机,进入国际互联网,首先要做的就是将其纸型的资料转化为计算机可以识别并进行处理的数字化形式,这就需要我们在平时搜集资料、撰写志稿等,都必须使用电脑、数码照相机、数码摄像机、硬盘(或U盘)等数字化工具,修改和校对都在电脑中完成。志稿完成后,不再是往印刷厂一送,印成纸质的书籍,而是送往专门的电脑制作公司,刻录成包含有文字和数码照片的光盘,然后,向社会发行。

2、网络化

修志工作网络化的概念不仅仅局限于必须通过互联网来辅助修志工作,如上网查询资料,更重要的是在一个志办内部实现网络化,即需要在建立一个内部修志网络平台和志书编修管理信息系统,这个系统可以容纳所有的地方志的标准化内核,可以自动筛选和分类标引修志素材、自动抽取主题词和关键词、可以进行动态审稿、可以管理内部资源并设定内部资源的使用权限、可以实现网络信息的快速传递如内部电子邮件等等。以此为起点,再进一步接入互联网,实现中国地方志指导小组和各省市地方志办公室之间、各省市地方志办公室之间等互联。这样就可以方便的实现高效率,大大提高修志的进度。

3、信息服务

续志工作信息化的目的,最终是要将方志所包涵的信息传递给社会,为整个社会提供信息服务。可以预想,其服务对象是全方位的。建设信息库以及网络平台,是充分挖掘地方志信息内在价值和扩展地方志信息应用领域的有效手段,她一举解决了信息使用和传播的问题。目前中国地方志指导小组、黑龙江省地方志办公室、吉林省地方志办公室、山东省地方志办公室、安徽省地方志办公室、福建省地方志办公室等已相继建立起了省情资料库,联通互联网,为社会提供特色服务,并已取得很好的社会效益,提高了各志办在社会的知名度,提升了方志工作在人们心中的地位。上海地方志办公室建立的“上海通”网站也即将在2004年5月开通,相信其在吸收前人经验的基础上,必将取得令人瞩目的成绩。随着经验的不断丰富和积累,可以对信息进行深度归类和加工处理,形成一系列实用化的专题信息库,可以根据用户需求特别定制专题信息,甚至可以为用户出具专题调研报告、提供决策支持依据等待,从而促进地方志信息资源建设向产业化的方向发展。

五、需要注意的问题

续志工作信息化不是一蹴而就的,需要持之以恒的努力。首先要克服将续志工作信息化看作是一项“面子工程”,只是为方志工作涂上一层现代化的金粉,要避免在资金投入上存在着重硬轻软、重技术轻信息、重概念轻应用的问题。而是要扎扎实实,搞好总体规划设计,组织工程实施。要重视队伍建设与人才培养,续志工作信息化是一项系统工程,在这个工程中人是第一位的。只有通过队伍建设与人才培养,充分调动各级修志办公室、各位修志人员的积极性,才能有效的达到续志工作信息化的目标。要贵在坚持,不断投入资金,不断更新设备,不断充实资料,充分听取各领域不同人士的意见,使续志工作不断贴近社会,信息服务更有针对性,续志工作才能跟上时代步伐,与时俱进。

(作者单位:上海市地方志办公室)