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做好年鉴信息收集工作的四个方面(张芝慧) 2005/05/18

张芝慧

当今信息社会,获取信息的渠道日趋多样化。年鉴作为一种独特的信息产品,一直孜孜追求的都是所含信息量的最大化和信息价值的最大化。信息量的最大化是衡量年鉴价值的重要指标,而信息价值的最大化必须要有海量信息作保证,。因此,要实现这两个最大化,首先应当做到广泛地收集年鉴信息,并保证年鉴信息收集的质与量。

一、开阔年鉴信息的收集视野

年鉴收集视野的开阔,与年鉴的定位关系紧密。编辑人员、作者和通讯员要深刻理解本年鉴的定位,才能有的放矢地开阔信息收集的范围。因为在具体组织材料的过程中,如果不了解宏观背景,选材中就没有了立意,鉴别力就不高。平日里接触的材料会很多,哪些该收进去,哪些不该收,没有微观的把握,选材也很难抓住重点和亮点。因此,年鉴工作者要做有心人,不断开阔收集年鉴信息的视野,既把握宏观的变化,又关注微观的变化,通过各种渠道广泛收集信息。上海是全国科技的龙头,几年来,科技事业突飞猛进,成果进展日新月异。20世纪90年代,《上海科技年鉴》在初创时期主要以记载市科委系统科技工作情况为主,至 90年代末,《上海科技年鉴》根据科技形势发展的需要,与时俱进,提出了大科技的定位,即全面反映全市科技情况,除了市科委系统外,国有企事业单位、高等院校、民营科技企业、私营企业、三资企业、外资企业、各类技术研发中心等全市各行业的科技进步状况、上海与全国各省市的科技合作、乃至上海与世界各国的合作交流、国际科技发展态势等都是《上海科技年鉴》的信息收集范畴。实践表明《上海科技年鉴》重新准确的定位,使其在稳定基本内容的基础上年度信息不断增加,且优质信息的比率达到了相当的高度,从而提升了年鉴的质量。

二、拓宽年鉴信息的收集渠道

信息时代获取信息的途径可谓丰富多样,各种报刊杂志、广播电视等媒体、各类信息简报、信息发布会、会议活动、网络等都是年鉴获取信息的渠道。我们必须在稳重求变,在保持原有良好收集模式的基础上求新,跳出传统采编定式,思索开拓多元的采集手段,不断拓宽收集渠道。

第一,继续发挥行政手段收集信息的优势。随着社会主义计划经济向市场经济的转变,以及政府职能的转变,合作的跨地区、跨行业的趋势,依赖行政手段收集年鉴信息的方式将会不断弱化。然而,就目前而言,编撰单位的组织模式虽各有不同,但我国年鉴大多数仍基本属于“政府官书”,大多数年鉴采用的是政府发文——部门提供稿件的方式,事实也证明这种方式在一定条件下是切实可行的,政府宏观综合信息的收集仍然需要依托行政手段,依靠政府部门上下级的关系来确保。

第二,培育供应年鉴信息的新主体。行业协会作为某行业的非政府组织,对某行业的发展具有引导和自律作用,因此,通过行业协会提供某行业信息是年鉴收集信息是一条可取的新途径。这几年,上海市政府十分重视科技风险投资,不断改善科技创新环境,《上海科技年鉴》有责任,有义务要把这段发展轨迹如实记载下来,然而,要收集这方面的相关信息却十分困难。作为投资公司,他们一方面希望在政府的“科技年鉴”上宣传自己,但投资的相关内容及数据又属商业秘密,不便公开,所以也只能是光有热情,没有行动。为此,我们与上海风险投资行业协会商讨,将分散的信息集中起来,立足整体反映上海市政府引导科技风险投资所取得的进展和成效,起到了较好的效果。

培育自由撰稿人队伍也是一条可尝试的新途径,一些刚从岗位上退下来的原年鉴作者,可以成为自由撰稿人的基本队伍,继续发挥其作用,同时吸引更多的自由撰稿人,从社会化、市场化的角度来为年鉴撰稿,使年鉴信息更贴近市场,满足更多读者的需求。

第三,编辑人员要主动寻找线索,获取信息。“巧媳妇难为无米之炊”,但巧媳妇也不能等米下锅,夏衍曾说过:“主动的编辑,自己主动找题目;被动的编辑,就只是被动应付……前者是积极的,后者是消极的。或者可以说一种是动态的编,一种是静态的编。被动的编辑如同蜘蛛在屋檐下结个网,来苍蝇吃苍蝇,来蚊子吃蚊子。主动的编辑好比苍蝇老虎,它先是蹲在屋角窥视着,根据需要来捕捉对象。”因此,年鉴工作者应努力提高自身的信息素养,眼观六路,耳听八方,主动出击,善于捕捉发掘新兴领域和行业新信息为年鉴所用。《上海科技年鉴》来稿的主体过去主要是机关、国有企事业单位,包括国有独立研究机构、大专院校等,但随着体制改革的深入,科技进步主体发生变化,原来的国有企事业单位已经不能涵盖,许多民营科技、三资企业、私营企业同样成为科技创新的重要组成部分。按照原有的行政渠道建立的作者网络,就不能满足年鉴编写的要求。为了保证专业年鉴全市专业内容的完整性和稳定性,克服隶属关系限制,广泛征集系统外的本专业年鉴,一方面,争取上级领导部门的参与,及时传达指导思想和纲领性文件,给上下级单位开辟交流平台,促使互相了解,互换意见,为广泛征集信息创造条件。另一方面,靠年鉴工作者转变观念,换位思考,摆脱隶属关系的束缚,敢于开拓,主动发现线索,加强与各单位的联系,及时跟踪,杜绝疏漏。万达信息股份有限公司2002年在电子政务方面有好几个大项目投入运营,当编辑部获悉此信息,马上主动与其联系约稿,得到了公司领导的重视,按时提供了相关信息,该公司也成为了作者网络的新成员,这也反映出新经济主体具有较强的市场意识和宣传意识。从中也印证了年鉴是为社会服务的,社会是一个有机联系的整体,编辑部只有与信息单位的联系越紧密,把互动互利诠释得越完善、得体,征集信息的路才会越走越宽。

三、提高年鉴信息的收集能力

一边是信息爆炸,而另一边却是优质信息难收。提高年鉴信息的收集能力,需要从队伍的培养、方式的转变等多方面入手。要求年鉴工作者努力提高自身的业务素质,培养高度的信息敏感性和获取收集信息的公关意识,练就一双甄别信息的“火眼金睛”,因为某些还很不起眼的信息可能蕴涵着巨大的产业化发展前景。《上海科技年鉴》编辑部除了注重平时积累外,每年第四季度集中对一年所收的科技信息作集中筛选,去粗取精,去伪存真,在总体框架的基础上拟写出框架细条至条目级,理顺一年的上海科技发展脉络,经编委会议审议后,与作者单位共享有关信息,并以此细条作为编辑部约稿之依据,变被动等稿为主动约稿,使基层单位充分明了编辑部的意图和要求,提高了科技年鉴信息收集的质量。据统计,《上海科技年鉴》每年约有1/3的作者单位会有变动,为保持有价值信息源的延续性和持久性,提高稿源质量,必须做好编辑部与作者、通讯员的沟通、合作与交流。我们每两年举办一届《上海科技年鉴》优秀撰组稿单位和个人的评选活动,不定期举办年鉴作者培训班和作者联谊活动等,目的都是为了提高作者的积极性,增进编辑部与作者的沟通。以前往往对作者提供信息的要求比较多,而给予作者的信息比较少。作者对点上的情况了解多,而对面上的情况不够了解,存在信息不对称的现象。于是《上海科技年鉴》编辑部在每年的作者会议上,邀请市科委领导发布最新科技信息,给作者介绍上海科技工作的总体情况,与作者交流信息,指导科技年鉴的信息收集,得到了广大作者的欢迎。

四、加强年鉴信息收集的基础建设。

年鉴数字化是发展的必然趋势,年鉴信息收集要充分发挥网络的作用,利用高科技的优势加快信息畅通渠道建设,广辟信息情报源,提高信息的密度和深度,做到广而精。《上海科技年鉴》编辑部已组成局域网,并与互联网相连接,每天从网上浏览并收集有价值的科技信息,信息的收集基本实现了网络化,大大提高了收集的速度和效率。

年鉴工作是一项信息工作,信息的采集是年鉴的一项基础工作,提高年鉴信息收集的质量是提高年鉴质量的根本保证。广厦万间需要无数坚固的基石作铺垫,只有把信息收集作为切入点,从源头上把控年鉴的质量,才能更好地为社会服务,发挥年鉴应有的作用。

(作者系《上海科技年鉴》编辑部主任)