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续志的资料工作研究(颜小忠 ) 2005/05/18

颜小忠

一般比较公认的地方志的定义是:“记述一定区域自然和社会的历史与现状的以全面、系统资料见长的科学著述。”胡乔木同志曾经说过:“地方志是严肃的科学的资料书。”作为科学的资料书、以资料见长的科学著述,地方志以全面系统的资料服务现实。因此,做好志书的资料工作是编好志书的基础。

续志的资料工作有两大内容:一是收集续志断限内一二十年的资料;二是对前志一百多年乃至数百上千年时限内的资料进行补遗、考证、纠讹。

续志的资料工作,相对首轮修志而言,有许多有利的地方:续志记述时限仅最近一二十年间的事,“时近则易核”,收集与考证均有其方便的地方;文化事业空前繁荣昌盛,传统的档案、报刊、广播、电视、图书、音像、出版等事业发展很快,为续志资料的收集积累了基础,特别是门类齐全,续修不断的年鉴更是为续志提供了雄厚的年度资料;丰富、便捷的网络信息,如上海公务网、上海科技网、建设网、交通网、东方网以及市地方志办公室的上海通、奉贤区史志办的“奉贤史志”等网站,都可以为续志提供许多资料和资料线索,搜集资料的技术设备与手段比以前更进步,复印、扫描、传真、数码技术、电子邮件、打印已使用普遍,搜集资料的速度与效率大大提高。

但是,续志的资料工作也面临新的困难;政府行政管理的范围变小,许多行业管理局已改制成集团、公司,许多企业已成为独立的经济实体,产供销一条龙,跨行业跨部门的经营,使得续志资料仅靠行政管理部门已难以收集齐全。有些单位的资料要依靠相应的一些行业协会来搜集,而这些协会发展、管理又不成熟,信息渠道尚有许多不畅通,还有民营企业、外贸、合资企业,工商管理、税务、统计、开发区、海关行业管理部门往往只掌握它们的一部分资料,要想收齐收全,难度很大。因此续志的资料工作要做好,务必与时俱进,开拓新的途径,利用优势,克服不利因素,潜心收集,方能比前志做得更好。

一、做好续志资料工作应把握的原则和基本要求

做好续志资料工作应把握的原则是搜集宜广,发掘宜深,整理宜细,管理宜严,考证宜详,采用宜慎。“搜集宜广”,即搜集面要广,资料要多,多多益善,首轮志书搜集资料与成书字数之比一般为10:1,有的高达50:1,可见搜集资料是写好志书的基础。“发掘宜深”,做到掘地三尺,尽量一网打尽,将该跑能跑能收集到资料的地方都去跑,深入挖掘资料。“整理宜细”,即整理资料要做过细的梳理工作,不是拣到篮子里的都是菜,要合理分类,取舍要恰到好处,服从整体需要,有时要忍痛割爱,将很不容易搜集到的资料舍弃不用,以免冲淡主线、主题。另外,要通过整理发现资料之不足。部门收集资料、最大的不足往往是从本部门考虑,以收集本部门的资料为主,于区县全局宏观资料、各部门之间联系、影响的资料关注、收集不够,而要整体反映本部门全貌,以上两部分资料恰恰是重要、不可或缺的。“管理宜严”,指资料管理要有一套严格的制度,一不致遗失,二方便使用。“考证宜详”,真实可靠是资料的生命,对收来的资料一定要多方考证,直至科学正确。“采用宜慎”,采用入志的资料要慎之又慎,既要有必要、又要有价值,能不用就能说明问题的尽量不用,能精炼文字的尽量精炼,以保证资料使用的价值和效率。“志属信史”,志书不用模棱两可、未经考证的资料这是修志应有的基本科学态度。

搜集资料的基本要求是“全面、系统、严谨、朴实、科学。”

“全面”,即要求搜集的资料能反映各层次各类事物方方面面的基本全貌、完整面貌,要做到每一类事物的要项不缺、每一条目的要素不缺。所谓“要项不缺”,如现代商业要项应包括生产资料、生活资料销售、商业业务,专业市场、商业街市、商业集团、商业企业、商业品牌、商业节庆活动、商业布局、商业管理(机构、人员、效益)、体制改革等,要反映商业全貌,缺一不可。所谓“要素不缺”,指记一件事,时间、地点、背景、过程、原因,结果等事情的主体要记述得清清楚楚,缺时间、无地点等则属要素有缺、记事不清。

“系统”,指要求有反映断限内事物发生、发展兴衰起伏、发展阶段或脉络的系统的连续性资料,它讲究“纵不断主线”。这种系统的连续性资料,用来反映展示区、县地情总体发展的阶段,行业、事业部门发展的阶段,事物、事件发展的阶段。一般而言,这种阶段是用标志性资料来暗分的,并不直书第一阶段从××年到××年。

资料收集得全面、系统需要5类资料。一是概括性资料,即概括续志断限内的一二十年事业或事物本质的整体的发展兴衰起伏、发展阶段、发展脉络、发展主线的资料。它由体现各个阶段起点、转折点、终点的标志性资料以及本阶段的定性、定量的概括本阶段总量成果、发展规律特征、性质的资料组成。这是体现“线”的资料。二是综合性资料,即综合记述某一年限(特别是反映现状的下限这一年)若干个重要方面各自的情况的资料,以反映该年事物的全貌。这是表现“面”的资料。三是典型性资料,就是最具有代表性、典型性的事物或人物资料,这是“点”的资料。这三种资料是志书的主体资料。主体资料是表明某事物的主体发生、发展、兴衰起伏的全过程的资料。这种资料的作用能反映事物的全貌和内在联系,便于彰明因果,是志书基本的资料,由文字资料、数据资料和图表资料组成。志书主体资料,由点、线、面的资料优化组合立体地表现一地地情全貌。四是背景资料。主体资料以外的,与主体资料有一定联系,可以对主体资料产生某种影响的资料。它常常是反映事物、事件发生、发展、变化的时代背景、现实环境,对人和事物起衬托作用,多数情况下也是事物发生变化的原因和条件,如党的路线、方针、政策常是事业发展的重要因素、前提。它一般有时代背景和事情背景两种。五是旁证资料,也有称考证资料。这是对主体资料中的某些情况,进行旁证、辩析、印证的资料。志书的主体资料(包括概括性资料、综合性资料、典型性资料三种)和背景资料是入志资料。旁证资料,有的入志,有的不入志,不入志的是旁证资料,入了志的就是诸说并存的资料。诸说并存的资料是指各个不同说法的资料,难以确定哪一个正确,于是将几个说法同时写进志书。这时,原来用来旁证的资料就变成了入志资料。

志书收集资料要求全面、系统,它和年鉴的资料要求有很大不同。年鉴的定义是系统汇辑上一年度重要的文献信息,逐年编辑出版的资料性工具书。它要求资料只需搜集一个年度内相对完整而非全面的反映较长时期发展变化的阶段的资料,它的大门类设综述、概况,中、小门类则不求其全和系统,重专题性条目,汇辑的只是重要的信息,如会议、活动、成果,是大、新、特、要的信息,而非全面的;是汇辑,而非科学记述;是资料性工具书,而非资料性著述。由于强调时效性、信息性、重要性和工具书的检索性,年鉴选用的资料与地方志有很大区别,也远远满足不了志书编纂的需求。地方志对资料的要求远比年鉴高得多、难得多、系统、全面得多。

“严谨”,即要求资料真实、可靠。志书对说法不一、出处不一、统计口径不一,互相矛盾的资料要认真考证,不能用虚假的数字、有水分的政绩数字,对付检查、掩盖真相、推缷责任、粉饰太平的数字。统计资料要以统计局公布的为准。

“朴实”,即简明、扼要、有价值。志书的篇幅是有限的,地情资料是无限的,收集资料不能事无巨细,毕收无遗,要精选有价值的资料浓缩成志书文字,要惜墨如金,像打电报一样精炼。

1998年国家统计局重新制定了《关于统计上划分经济成分的规定》,1992年的《关于经济类型划分的整行规定》废止。以前的经济类型划分标准不统一,有按所有制划分国有经济和集体经济,有按企业组织形式划分联营经济、合作经济、股份制经济,有按内外资划分外商经济和港澳台经济。经济成分的统计以企业为单位,企业经过二十年的改革,所有关系和企业组织方式变得十分复杂。所以,为了适应市场经济的需要,国家对此进行调整,把经济成分和企业组织形式分开,也就是将统计和工商登记分开。新的经济成分分类及构成是:公有经济、非公有经济,公有经济分国有经济、集体经济,非公有经济分为私有经济、港澳台经济、外商经济。续志资料要按新的规定来划分构成并收集各类资料。

“科学”,含义有五:①使用的资料,政治观点正确;②准确反映地情;③不自相矛盾,交叉内容、多处出现的内容、分合数字等,不能互相矛盾;④要素齐全、记事清楚;⑤没有硬伤。举个例子,农业志记述粮食生产发展水平时,只搜集粮食作物的总产量和平均亩产量,不能科学反映地情,因为粮食生产水平尚与人口增长、平均亩产量和耕地面积的变化有着直接关系,所以,还需要收集人均占有粮食、农业人口占有粮食、劳动力占有粮食、商品粮交售等资料,而且还要有横向比较(与本市区、县对比),才能看出本区粮食生产水平在全市、全国所排名次、所处地位。所以使用资料应准确反映地情实质,不能满足于现成的片面的局部资料。还要注意经济指标的变化。1992年,国民经济核算指标采用新的体系:增加值、国民生产总值、社会总产值。1992年前是净产值,国民生产总值、人均收入,现在地方经济不再采用。

二、续志资料的搜集

搜集,《现代汉语词典》的解释是:到处寻找并使之聚集在一起。可见搜集资料强调的不仅仅是收集、汇拢、聚集资料,更强调了要主动地到处寻找。也就是说续志的资料搜集不能仅仅是坐等别人送资料来,满足于本单位、各处室、外单位现成的资料,更应该发挥自己的主观能动性,积极地寻找,要拓宽资料的收集途径、运用多种方法去收全收齐。

(一)资料的收集范围

1、地域范围。即现行行政区域。区志的地域范围是指区的整个辖域,辖域之内不管区属还是市属,部属,外省市驻区的统统需要搜集。同时要注意搜集有关政治、经济、文化辐射后超越本行政区域的资料。

2、时间范围。即志书凡例中规定的续志上下限范围。应收集上下限之内的资料。如有超越上限上溯或超过下限延伸的资料,要在总量上予以控制,不能无原则无规定地大面积地随意上溯下延。

3、专业范围。承编单位要打破部门界限,收集整个专业(行业)的资料。特别是工业、商业、教育、科技等更要注意收集本部门以外的专业资料。对于跨行业跨部门经营的资料,除在篇目中应时而变,设置企业集团编、经济园区编、多元经济章、企业改革章之外,还要多想办法、多头出击,不厌其烦地收集齐全。

(二)资料的来源

根据资料的不同存在形式,一般分为4类。

1、文字资料。包括档案、报纸、刊物、史志、谱牒、地方文献、文件、条例、会议记录、章程、总结、电文、书籍、论文等文字记录的东西。这是资料的主要来源。

2、音像资料。光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱盘、激光视盘、网络资料等。

3、实物资料。指哪些具有历史价值的实物,如地图、照片、文物、遗址、金石、艺术品、建筑物、纪念地、墓葬、碑刻、奖状、奖旗、证章、商标、票据等。

4、口传资料。指保存在当事人、知情者记忆中和在群众中口头流传的资料。收集时还是要用文字或音像记录下来。包括回忆录、历史见闻、民歌、民谣、谚语、方言、曲艺、民间故事、逸闻轶事、口传文学和艺术等。

(三)收集资料的基本途径

各部门撰稿在收集资料前要根据区、县志办制定的篇目编制出搜集资料的提纲。这个提纲应该具体到实写条目,资料应根据实写条目去搜集。一般而言,区、县志办拟出的区、县志篇目往往只到第二、第三层次,即只设计编、章或编、章、节的内容,而许多编的实写条目往往是第四、第五层次,即目和子目。因此,各单位撰稿人在搜集资料前应先和区志办编辑共同确定区志篇目的低层次目录。搜集资料的提纲中实写条目要尽可能逐一注出搜集资料的出处。如近年教育改革中的新事物“社会力量办学”,搜集提纲中应列出需去搜集资料的出处,如区政府公报、区、局领导讲话、历年工作报告、工作总结、统计报表、学校、其他有关部门、民主党派、办校的企业、社会人士等。

在拟订续志资料搜集提纲前,先要对前志本专业的内容及其资料来源、收集办法等有个全盘深入了解,要去认真翻阅一下市志的同类专业志以及其他区县的同类专业志内容,以明确续志对应的专业内容和资料来源。可以说这些专业志的内容是提供资料内容和线索的依据之一。能开拓区志收集资料的思路。其次,还要作一个换位思考,资料员、撰稿员往往只是本部门的普通工作人员或中层干部,而拟订篇目要高层建瓴,站在全局的高度、局领导的高度,甚至全区的高度来编制,因此,撰稿员要作一个换位思考,提纲会拟订得比较理想。

根据不同的资料形式,可以走不同的途径来搜集资料。

1、文字资料的收集方法。

浩如瀚海的资料,不能盲目翻阅,一定要借助各种目录索引,有的放矢收集。档案目录要注意那些没整理的档案,要注意查阅区委、区政府的全宗目录,以明确搜集资料的范围、内容,找到本单位的宏观整体资料,与其他门类之间的联系,影响的资料。还要借助各种著作的资料来源、学术交流会上的学者、知情人、本专业专家等提供的资料线索。

2、实物资料的搜集方法。一是对文物、建筑物、景物等进行实地考察,用现代科技方法加以观测记录。二是除搜集实物原件外,广泛搜集影印件、拓片、复制品等,如年鉴、图片集、地方史志、期刊、书籍中的有关图照资料。有时尚需在搜集资料时就考虑本部门的彩照和随文照的拍摄,以免几年后,事过境迁拍不到。

3、音像资料的收集办法。一般是先收集资料信息,再寻找原单位翻拍、翻刻或出资购买。要特别注意资料原作者的著作权,不要出版权问题。

4、口传资料的收集办法。一般通过采访获得,采访形式可以多种多样,如登门拜访、开座谈会、发函征询等。一般需作录音。

(四)搜集资料的工作步骤

搜集资料需要合理安排好工作步骤,以提高工作效率。一般参照十先十后的步骤工作。

1、先学习,后研究。先学习改革开放后党的政策、文件,对改革开放20多年的历史有个宏观的正确认识。后研究本区区情和本部门的本行业续志断限内的情况变化,找出本专业的时代特点、地方特点、专业特点及发展阶段、发展规律。

2、先普查,后细查。先根据要收集的文字、实物、音像、口传资料和来源,做好普查模底工作,查清家底,编制出一个搜集资料的计划,再依据计划进行细查。

3、先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的档案资料,找出其他资料线索,后去外单位、外系统相关部门、市区档案馆、图书馆、史志办查阅。避免盲目地去外单位收集本单位已有资料的情况发生。一般先本地区,后外地区,出发前应摸清家底并确定外地收藏单位,不要漫无目的地四处奔走。

4、先文字、后实物。文字记载不全,或有疑问,再进行实地、实物考察。

5、先口头,后文献。这是考虑许多事件的当事人、知情者离退休后年事已高,故应先缓收文献资料,迅速抢救活资料。

6、先易后难。先收集那些易收易查的资料,再集中力量解决难度较大的资料收集问题。

7、先直接,后间接。不论文字、实物、音像、口传资料,都要先收集原始的第一手的没有经过加工的资料。在确无直接资料情况下,再收集间接资料、二手资料。

8、先分工、后集中。多人分头收集资料,先作分工,但分头外出收集资料时要有协作观念,凡属有用资料,均需集中收回,回来交给其他人。这就是在家分工各做各,出门在外一把抓。

9、先续志、后前志。先收集续志所需的资料,然后再为前志的补遗、纠讹、考证收集资料。这是因为后者工作费时费力有难度而不像续志那样时效性较强。

10、先今后古。地方志要求详今明古。为前志补遗收集资料,应先收当代的,由近及远,再收古代的。

在条件允许情况下,有些步骤可同时并举或交叉进行。有时为了弄清一个问题,需要反复查访,因此,搜集资料要坚持实事求是的原则,科学严谨地工作。

虽曰“十先十后”,但续志资料工作的首选应是档案资料。由于机构改革、企业改制、结构调整等原因,一些企业、事业机构撤、并、关、转甚至破产,造成档案的不同流向,有一些资料并不一定在市、区或本部门本系统档案部门保存。因此,我们有必要按照国家档案局制订的几个《档案处置办法》提供的处置流向和知情人提供的信息去寻找不同流向的档案资料。此外,要善于利用区委、区政府的全宗档案和部门、单位的工作总结、会议记录提供的比较全面的线索去查阅资料。

(五)扩大资料线索的方法

在身边、表面、容易的资料收集完以后,如何进一步深挖资料,就要依靠一些方法来扩大资料线索。通常扩大资料线索有这样几方面的经验。

1.通过研究本部门本专业与有关行业、部门的联系,扩大资料线索。如商业资料,除查找商业部门的资料外,尚要查阅财政、金融、税务、交通运输、农牧渔业、工业、工商管理、工商联、统计等与商业有关部门的资料。既要查本地商业资料,又要查与本地商业有关的外省、市、县的资料。这些资料线索就要从研究本地商业活动与外地、外部门的联系入手,扩大收集面。

2.通过资料交流,扩大资料收集线索。一方面要与本地的各行业及系统内各单位协作、交流各自掌握的资料,另一方面要与外地同行业的修志部门加强横向联系、交换材料。如参加跨区、县,跨省、市的史志、年鉴协作会、研讨会,交换志稿篇目、大事记、人物、资料汇编等。

3.注意利用本行业的专题目录和专家论著中的资料来源,它可以避免重复劳动,节省时间。

4.利用网络资料,可以扩大收集范围。但要注意网络资料的权威性、准确性和版权、资料出处。此外,无论是局域网、城域网、广域网,都有误码率(错误率),不能过分单纯依赖网上资料,很多时候网上资料应和档案资料、年鉴、图书、报刊等的资料互相验证,结合起来使用。

5.要充分挖掘、利用本单位、本系统的活档案。一般而言,各单位往往都有一二个平时非常注意资料积累与收藏的人,他们平时坚持剪报、摘抄、复印,资料的积累很丰富,通过他们,可以掌握许多资料及线索。

(六)资料的检查验收工作

资料工作贯穿于修志全过程,而在收集资料阶段,当收集得差不多时,就要根据志书写作的需要制订个标准去检查验收。标准一般有两个:真实性和系统性。系统性主要根据志书篇目检查,是否分类资料齐全,是否能纵向表现主线,横向无缺项,每个条目是否要素齐全,前述3种主体材料、背景材料是否齐全,就资料来源而言,是否文字、音像、实物、口碑资料均已透底,所谓“透底”,就是收到“知不可复得”的程度,凡应找而能找的,都已找了。成熟一个条目,汇总一个条目,不合格不完备的设法补缺。真实性主要是检查资料的真实科学、可靠,有怀疑的要进行考证。

三、资料的考证、鉴别

续志资料由于来源各异,难免有错讹,要保证入志资料的可靠性与准确性,需要逐条逐项地考证、鉴别。这个工作和收集资料是同步进行的,在收集的同时就要进行考证、鉴别,在考证、鉴别时又不断收集、补充。

中指组《关于地方志编纂工作的规定》第十六条规定:“地方志采用的资料,包括史料、人名、地名、年代、数据、引文等,务必考订核实,重要的要注明出处。历史纪年,注明公元;地理今名,括注今地。全书要附有索引。”这个规定指出了续志资料考证的重要性和内容范围。

资料的错讹通常有以下5种情况:一、对于同一事物几种不同来源的资料,说法不一或自相矛盾。最常见的是来源不同的统计数据的不一致,有时是同一部志书总述与各编的概述、各个条目或总述与大事记、各编列举的同一项数据不一致,统计口径不一,水分不一;几套数据表现的性质内容出现矛盾,说明其中有错。同一张表各分数之和不等于总数,缺单位、缺准确时间等。二、几种资料虽然说法相同,但都与事实相背,或张冠李戴,以讹传讹,“三人成虎”,因为源头本身是错误的。三、一些资料往往对事实是片面地反映,或夸大或缩小,尤其是反映政绩的、地方保护主义的虚假资料。四从科学技术或是从专业角度是不合道理的,“不专业的”错误。五、原文在刊载或摘抄时有笔误,或在节录时产生歧意和重大缺漏,摘抄时数字或语言表达不准确等等。

由于资料的讹错是复杂、多样的,因此,需要从实际出发,进行考察核实。考证的方法主要有4种:一是书证。就是把有关同一事物的不同类型的书面资料,包括各类文书档案、典籍、笔记、信札等,进行比较对照,以文献证文献,史志书籍证史志书籍。但要注意“孤证不立”。书证时,要追溯史源,考订出处,充分占有资料,尤其是离事物发生时间、地点最近,或是当事人的第一、二手资料,便于比较、判断。即“巨细毕收,博而能断。”

二是物证。即以实物资料和现场考察来订证文献资料。这种考证比较可靠,因为实物(未经加工,改建,搬迁的)是第一手的,最直接真实。

三是人证。即用当事人提供的口碑资料或文字材料来验证文献资料。但要注意当事人的记忆出错,必要时多找一些当事人采访,不要轻易用活资料来否定死资料。

四是理证。即用若干公认的原则,经验进行推理、判断,以修志者的学识来判断真伪,这是在缺乏佐证的情况下用常理判断之。

4种考证方法,各有利弊,一般情况下是对同一资料往往4证或几证并用,进行综合考证,凡几种考证方法结论一致,则考证成立。

同一事物由于资料来源不同,出现相互矛盾时,按照以下六项鉴别原则鉴别。

一、图书资料与档案资料出现矛盾时,一般以档案资料为准。

二、内部资料与外部宣传资料有矛盾时,一般以内部资料为准。

三、距离事件发生的时间近的资料同距离事件远的资料有矛盾时,应以时间近的为准。这是史料考证的一般原则“时近则易核”。

四、亲身经历者的资料同旁证者的资料有矛盾时,应以亲身经历者的为准。

五、统计数据不一样的,一般以统计局正式公布的数据为,但要注意统计口径的一致。统计局未公布的数据,则以行业、部门的统计数据为准,历年的数据要注意不变价和可比性。

六、第一手材料和第二手资料有矛盾时,应以第一手资料为准。资料的价值与资料的来源有很大的关系。正史、野史、杂史、逸闻趣事、佛道传说等,其资料价值是很不一样的。

上述四种考证方法和六项鉴别原则,只适用于一般情况下采用,具体情况应具体对待,不能死套原则、方法,要实事求是,不唯上,不唯名,不唯书,要唯实。

四、续志资料的整理

续志资料的整理主要是做好资料建卡工作。资料通过全文复印、摘录、摘要以后,需要进行整理,将其有用部分变成易于分类保管,便于检索使用的资料。

1.摘卡。续志搜集资料时常用的资料卡有两种:一种是资料摘录卡,又称原文摘录卡。是最常用的原文节录卡片。另一种是资料摘要卡,又称资料述要卡。它是在资料不便于或不必要做全文抄录时,由收集者作概要的摘记,以便存查、利用。

摘卡注意事项有五:①坚持一事一卡,有利于资料的归类、排比、考证和撰写。如果一件资料涉及几个题目,几处可用,可以另作索引卡,即一事多卡。对于综合性资料,可按性质、内容进行分解,做几张卡片即“诸事分卡”。②摘录前要先弄懂全文,摘录时作省略,要防止断章取义,颠倒原文,出现歧义。③卡片记事要首尾完整、交代清楚,时间、地点、人物要明确。作者自补的话用括号,原文则用引号。几种文献记载不同,要加上整理者的按语。④每抄一段资料,每摘一张卡片,要自己加上小标题,指出其所属问题,要“望题知义”,以便以后分类。⑤资料摘录后,要检查时间、出处、版本,并逐字核对一遍,没有时间、记事不清的卡片是无用的资料。

2.卡片分类。续志资料分类形式有3种:①按篇目分类,先横分门类,层层分好类别最后按实写条目依时间先后排列。②按时间分类,以资料的年代作为划分标准,便于大事记的编写。③按专题分类,将一个问题(如改革开放,撤县建区等)的有关资料归于一类。

3.编号登记。对应上述3种分类进行编号。即篇目分类号、年代分类号、专题分类号。

综上所述,经过摘卡、分类、编号后,资料就有序归类,便于使用了。

续志的资料建卡、分类、编号宜采用篇目分类法。

卡片多了,几百张、几千张,容易混乱,所以篇目分类法在每张卡片的4个角位置上标上几个号码,将其归好类,以利于撰写初稿使用与检索。在卡片的左上角标“编目分类号”,表示本卡片的内容,在书中属第几编、第几章、第几节、第几目:如“一(一)1①表示第一编、第一章、第一节、第一目。右上角,标“内容时间号”,表示本卡片的内容,是何年何月何日的事。左下角,标资料的出处。右下角,用以记页码,总页码或某一部分的页码。卡片的中间位置,则是标题和所摘抄的内容。标题由自己根据内容拟。也可不在左上、左下、右上、右下四角位置标写上述4项内容,可以自行设计位置,但不论如何设计,这4项内容要有,且编号要容易查找。复印的资料可作一资料卡片,原文附于卡后,有的复印资料太长,则可考虑作一资料述要卡,将其主要内容归纳或将可入志的资料整理后做成资料卡片,以方便使用。

4.建立资料管理制度

卡片分类并编号后要立即建立资料管理制度。管理制度主要是借鉴档案管理制度,订好借阅、使用、归还、清理、保管事项。要设专人保管,保管要严,以防损坏、遗失。

五、续志资料的运用

资料的运用实际上就是对考证、鉴别后资料的选用。如果说资料的考证、鉴别是对资料的“去伪存真”,那么,资料的使用,就是进行“去粗取精”的筛选。志书虽说在资料的雄厚上是其他体裁著作无法比拟的,但作为一本书,它的篇幅容量毕竟是有限的。一部区、县续志充其量150万字左右,以常规的1:10计算,1500多万字的资料要变成150多万字的著述,其资料的筛选自然要下一番苦功夫。

1.围绕主线和现状选择全面系统的资料。也就是选择我们前面所说的反映主线的概括性资料和展开横断面特别是现状年的综合性资料。一般应选择好3种资料:①起始资料,即志书上限时或事物源头的资料。②过程资料,有a.各个阶段转折点和终点的资料;b.展示事物兴衰起伏的经验、史实;c.突出重点事物的重点过程的标志性资料。③现状资料。一般包括横向展开各方面的资料,展现成绩、业绩或表现现状的方方面面的经济指标,体现该事物居全市、全国水平的资料;综合统计续志断限10多年20多年的总量指标或总成绩,纵向前后对比的资料。一二十年的历年主要指标;存在问题的资料。

2.抓好资料的典型性。也就是说选择的资料要有代表性,能够说明问题,能够反映事物的本质,这就要求在选择时对同时期的同类材料进行比较、鉴别,选择其中最有代表性、最有价值最能说明问题的资料。典型人物即对当地事业、行业发展有重大影响的人物。对典型人物要以事系人,随举一事记其人,不对人作生平简介和评价,仅记其典型之事。如1981年,广东省一个社员承包鱼塘355亩,请零工多时达400余人,当时在社会上反响大,人民日报组织专门讨论,达3个月之久。类似的农民承包在当时就是典型的例子。有的企业家,改革初期有突出贡献,有典型事迹,后来破产了或犯错误了,也可以以事系人,不要用后期的错误、失败,抹煞前期的成就,贡献。还有发展阶段的代表年份、典型年份的数据、转折点时的重大举措,能体现地方特色的、地方之最、时代之先的资料都是典型的资料。

3.抓好资料的实用性。资料的实用性是指资料对续志的可用性。志书是官书、政书,是依时顺序的、述而不作,秉笔直书。有些资料可能是写论文做文章的好材料,但不一定可以用在志书中。有些资料是不能选用的:①非主流资料,即无代表性的琐碎资料,不反映主流的旁支资料;②不符合党的现行政策的资料;③没有经过核实或有争议、会引起争议的资料不能用,如用应诸说并存或作说明;④似是而非,拿不准的资料不能凑合着用;⑤思想错误或倾向不对的资料不能用。对改革开放中存在的问题,如一些地方,推行国有、集体企业承包经营责任制,虽取得一定成果,但远未达到预期效果,由于整体体制环境,权利放不下去,企业承包者短期行为,致使国家利益受损。这些问题不应回避,但应以党政领导机关的文件、政策为依据,一些专题调查报告、学术性论文中的材料,在志中可供参考,但不可盲目引用,不要使用倾向不对的资料。

4、抓好资料的思想性。志书是一种以全面系统资料见长的科学著述,选用的资料是融入了编写者的观点的。资料的使用是体现有思想性的。如记租界,记外国资本主义国家的租界当局管理时,如果只选用当地人口的增长、进出口货物量的增长,近代工商业的发展,城市市政建设的发轫、发展,学校、医院的兴盛等资料,缺选或少选资本主义列强开辟租界的目的、经济掠夺、主权侵略、殖民统治、文化侵略、对中国民族工业的扼制,经济剥削等的资料。选用多寡详略反差太大,阅后容易使人产生错觉,不是外国资本侵略、掠夺中国,反倒是促进了中国多方面的发展与进步。可见资料的选用要特别注意入志后产生的思想倾向,千万不要出现政治观点上的错误。其实,记述改革中的许多问题,也存在一个思想性问题。改革进程中的单一性的、局部性的失误,记不记、如何记、明显体现出思想倾向,选用时应特别注意。

有时,同样的事情、同样的资料,在不同时期,就有不同的认识。如市场经济、投机倒把、民工潮等问题。20世纪六、七十年代,即有农民进城务工,特别是征用土地的农民,进城务工。以前称盲流,农村社队派外做工被作为重副轻农、重钱轻粮,重个人轻集体,受到批判。八、九十年代成为中国社会发展之必然,是加快城镇建设,解决农村劳动力过剩,增加农民收入的一项富民政策。同样的资料,思想性在不同时期太不一样。

5、抓好背景材料的使用。背景材料大致可分成两类。一类是自然方面的、物质方面的,如工业中的原材料来源、地理位置、交通运输条件等往往就是某地某特色工业创建和发展的背景、原因。一类是社会方面的,包括国家、地方政治、经济、文化政策、地方财政、科技进步、劳动力的变化等对一地某产业、事业发展兴衰起伏的社会背景材料。杨浦、普陀等作为上海的老工业基地,许多工业企业转型时期的兴衰起伏,都有这两方面的背景,要注意选用。正确反映其兴衰原因。再如上海房地产业的蓬勃发展,在许多区都成了支柱产业,这和计划经济时期上海住房欠债太多,发展太慢以及改革开放的经济形势、房地产政策、人民生活的需求有很大关系。记述上海房地产快速发展,如果不记述这些背景条件,不记旧房改造、旧区改造,肯定会有很大的局限性,并让人产生一种误解,是不是发展过热了?

但是背景材料的运用一定要有所控制,用在不用则不足以说明问题的地方,可用可不用的地方,尽量不用,以免有贴时代标签之嫌,给人千篇一律的政治大背景的错觉。

背景有直接背景和简接背景。一部志书的检察编在记述该地1958年检察工作出现失误时,列举了这些年失误的间接背景是“当时全国全省各条战线都在开展‘大跃进’运动”,只略提一笔,直接背景是“在‘跑步进入共产主义’的影响下,一些人认为可以很快消灭反革命活动和其他刑事犯罪活动,从而产生轻忽法制、撤并检察机构的做法,提出‘司法工作大跃进’,实行‘一长代三长’、‘一员代三员’,‘大案不过三天,小案不过一天’”等不切实际的口号。这些就是当地检察机关产生失误的直接原因。

背景材料可以用来衬托、表明主体资料的程度、地位。一部志书记有“1985年末,全省广播人口覆盖率为75.1%,高于全国平均数(68%)”。全国平均数就是背景材料。有背景材料作衬托,就可以知道主体材料在周围环境中所处地位。背景材料还可以用来彰明主体资料的原因或结果,揭示主体资料的本质。某县志中学教育写到:“1970年,县革委提出‘入高中不出公社’的口号,在农村很快就达到社社有高中的目标,但高中教师基本合格率只占30%,一些学校只是把初中改成高中,师资设备照旧,结果高中毕业生合格率很低。”没有后面的背景材料,当时盲目办学的本质情况就无法明了,给人以高中教育大发展的假象。

(作者单位:上海市地方志办公室)