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续志编纂组织工作之我见(颜小忠) 2005/06/27

颜小忠

关于志书编纂的组织领导,中国地方志指导小组1997年5月8日颁发的《关于地方志编纂工作的规定》第七条有明确规定:“坚持‘党委领导、政府主持’的修志体制。各省、自治区、直辖市的地方志编纂委员会及其办公室,负责组织本地区修志工作。地方志编纂委员会应是当地政府直属的具有行政职能的一级单位。设区的市、地区、自治州、盟和县、自治县、旗、不设区的市、市辖区也要有常设的修志机构。各级修志机构的经费列入各级地方财政预算”。第一轮修志,全国省、地、县三级行政区域志书编纂,基本是坚持“党委领导、政府主持、地方志办公室负责组织实施”的格局。这种格局是志书区别其他个人或团体编写学术著作的一个重要标志,也是历朝历代地方志“官修”体制的一个体现。实践证明,这也是志书编纂工作的基本前提,确保编修中多出“良志”、“佳志”的关键所在。因此,作为第一轮修志的继续,第二轮修志也应坚持这种修志体制,方能保证新一轮地方志工作的顺利开展。

第二轮修志,上海19个区县,已有嘉定、黄浦、南汇、奉贤、青浦、松江、闵行、金山、宝山、普陀、徐汇、杨浦、卢湾区和浦东新区、崇明县等15个区、县开始区、县志续修,闸北、长宁、静安、虹口将于今明两年先后开修。从已开展续志编修的区县来看,基本上都是采取“党委领导、政府主持、地方志办公室负责实施”的方法进行志书编纂的组织领导。不同的是方志机构的归属、编纂的方法和各具特色的组织领导。

续志机构的归属,大致分两类,独立为方志办或史志办的有浦东新区、奉贤、黄浦、南汇、松江、青浦、闵行、杨浦区,和档案局两块牌子一套人马或归属于档案局的有普陀、徐汇、卢湾、长宁、嘉定、闸北、金山、宝山、崇明、静安等10个区县。唯有虹口区地方志办公室撤销后尚未恢复。

编纂的方法主要有众手修志和专家修志两种,而众手修志又有“两步走”和“一步成志”之分。

“两步走”的办法,主要是省、地、区(县)根据所属事业和行业、部门分工的特点,先编部门志和乡镇志,然后由省、地、区(县)志办在部门志、乡镇志的基础上组织人员再编省、地、区(县)志。第一轮修志,上海即采取“两步走”的办法,上海市首先发动市各部门、企事业单位和区、县编纂专业志、区志、县志三个系列丛刊,俟区志系列丛刊、县志系列丛刊和110部的专业志丛刊基本完成之后,市志办在三大丛刊基础上组织人员编纂宏观整体的全市性的上海通志。第二轮修志,2001年启动的青浦县续志也基本是采取“两步走”的办法,先发动区各部门和乡镇普修部门志、乡镇志,俟2003年编成10多部乡镇志和10多部部门志时,为加快续志编纂,区志办及时将已修成部门志和乡镇志以及正在编纂部门志、乡镇志的修志人员组织成为续志编纂队伍,统一参加青浦县续志的编纂,俟编成青浦县续志后再行编完剩余的部门志、乡镇志。

除青浦外,黄浦、南市、南汇、奉贤、松江、杨浦、卢湾、金山、宝山、普陀、崇明、徐汇都是采取“一步成志”的办法,即组织区(县)各部门、企事业单位、乡镇修志人员共同编纂区、县的续志,将200万字左右的区、县志按科学分类和社会分工相结合的原则落实到区(县)直有关委、办、局和街道、乡镇、驻区单位等承编,由承编单位按区、县志篇目提供初稿,由区、县志办负责培训、业务指导,并将初稿进行分纂,再总纂成志稿。按照这种方法,《黄浦区续志》和《南市区续志》已经顺利出版。

《川沙县续志》,由于原川沙县已撤销,新成立的浦东新区地域范围、机构变动很大,浦东新区史志办在着手川沙县续志编纂时,难以再组织新区各部门、各乡镇承编续志,于是聘请了10多个原川沙县离退休同志组成川沙县续志编纂班子直接承担续志的资料搜集、整理、考证,撰写初稿、修改,并经一评二审三验收,最终于2004年出版。这种编纂形式大体上可说是“专家修志”的路子。

各具特色的编纂组织领导,主要体现在续志不同编纂阶段中的组织方法和工作方法的不同上。

发动阶段。地方志是具有独特体例运用全面系统的资料连续记述一方地情的著述。它的内容涉及到一个地区方方面面的工作、人物和所发生的事情、新产生的事物,没有本级政府各方面的支持,仅仅靠少数10多个修志人员,是难以编出良志佳志的,甚至于,难以修出合格的志书。因此,首轮志书编纂,各地坚持“党委领导、政府主持,地方志机构组织实施,部门编纂初稿,志办总纂并出版”的修志体制,在第二轮社会主义新方志编修中仍应提倡、坚持。

有鉴于此,各级志办在续志编纂的发动阶段,首先是要争取党委、政府的支持。

争取党委、政府的支持,也即形成党委领导、政府主持修志的格局,一般而言,第一步应由志办提请本级党的常委会讨论通过调整或恢复成立本地地方志编纂委员会的意见,下发《关于调整(成立)XX区(县)地方志编纂委员会的通知》,编委会的主任委员,上海的惯例,比较多的区由分管区委副书记担任,副主任由分管副区长、区委或区府办公室主任以及区志办主任担任,其中区志办主任宜担任常务副主任委员。也有的由区委书记或区长担任主任委员,分管副书记、副区长、志办主任任副主任委员。委员由区委、区政府下属主要部门和驻区大企业、大单位的一、二把手担任。

地方志编委会成立以后,志办同志要着手拟订区(县)续志篇目、编纂方案(内含工作进度安排)和行文细则。篇目是续志的框架结构,编写的纲要、依据。志书由众手修成,这个纲目就是大家分工承编和搜集资料的依据。一般而言,这个篇目应根据科学分类与社会分工的实际来拟订,参照2002年修订的《国民经济行业分类与代码》来划分行业,按本地国民经济行业的实际情况来设计篇目的分类。承编分工和搜集资料篇目要拟得全而细,以便于确定搜集资料的范围。要在各编或章之后标上承编单位,由多个单位合编的要注明牵头单位。这个牵头单位常常是大口或承担任务较多有权威性、管理、指导职能的承编单位。篇目拟订一般先由志办草拟成三级层次,即拟出编、章、节三层。承编单位明确后,再由志办与承编单位共同商定第四、五层次的篇目,因为志办同志不可能熟悉所有部门的具体内容,而只有承编单位最为熟悉本部门本门类应撰写的内容,由他们提供到实写条目的层次内容才是最全面、科学和具有可操作性的。当然,这个篇目仍然只属于搜集资料阶段中的分工与搜集篇目,在以后的撰稿、评审、出版阶段还要根据实际情况多次修改并最终定稿。

编纂方案,一般包括续志编纂的指导思想、主要任务、组织领导、编纂阶段工作进度和基本要求等。主要任务,要把地方志工作的所有任务和编地方综合年鉴、党史研究、地方史研究、地情中心的建设、其他地情书的编写等包括在内,再不能仅仅是传统的“地方志一本书”。

组织领导,要对全区(县)和各部门、乡镇的领导和组织作出明确的规定和要求,即对“一纳入、五到位”作出明确阐述。“一纳入”即把修志工作纳入各地经济社会发展计划和各级政府的任务中去,如纳入政府年度目标考核、政府实事项目、政府工作报告中,只有这样具体化了,修志工作才能从软任务变成政府的硬任务、硬指标,并得到保障与完成。“五到位”是领导到位、机构到位、经费到位、队伍到位、工作条件到位。

领导到位,要明确指出本级政府领导由谁来具体负责这项工作,下属各承编单位由哪一位分管领导负责本单位的修志工作,这样修志的大政方针才有人把关掌舵,具体工作有人指导,具体困难有领导帮助解决。

机构到位,指政府要建立由党委或政府主要领导人担任主任委员的地方志编纂委员会,并常设负责地方志工作的专门的有若于编制的机构——地方志办公室。各级地方志办公室作为同级政府直属的具有行政职能的一级单位,可以是政府工作部门(公务员或参照公务员)或政府直属的具有行政管理职能的全额拨款事业单位。其机构形式无论是单设、合署,均应为编纂地方志的主体部门,做到有名有实、有责有权、有人有钱、有编制有领导,具体负责当地续志编纂的组织、指导、协调工作。目前上海各区县机构人员,为公务员、参照公务员、全额拨款事业单位人员的都有,走行政、职称和双轨制并行的都有。不论何种,机构要有、编制要有、分管的领导要有、修志的人员要有。

经费到位,指续志编纂的组织活动经费和续志出版印刷经费应列人同级政府的年度财政预算,全部或主要依靠政府财政拨款的办法解决。地方志是官修的,为政府立言纪绩的,它主要产生社会效益,是一项意义重大传之千秋后代的文化系统工程,是精神文明的一项重大工作,因此,不能简单地用进人市场的办法来解决它的经费问题。政府所拨经费最好能全部满足续志的编纂和出版的需要,否则,作为一项不易被人们重视的工作,还要筹措经费则更易被人不重视甚至轻视,进而影响到续志工作的进展和质量。

队伍到位,指政府应拨给志办固定的人员编制,一个区5~8人,再外聘5~8人,则大致可以承担起一部区、县续志的编纂工作。地方志办公室与党史办、档案馆等合署办公的,可由部分党史、档案人员兼修续志,修志紧张时可抽调党史、档案人员参与。区、县下属部门修志,至少应有2~5人专职参与修志,然后聘请兼职的或离退休的老干部、老专家、老同志参加,不好全由各职能科室在职人员兼职承担编修任务,由于各单位机构改革后,工作人员本身的工作任务已经很重,如靠其兼职承编志书,很难如期并保证稿件质量。

所谓工作条件到位,是指各级政府和各部门领导应满足广大修志人员的工作条件,包括办公室、编辑硬件(计算机、复印机、照相机、录音机、图书参考资料等)以及行政职务、技术职务、学历进修等方面的要求,使修志人员能克服艰苦、清苦、辛苦潜心修志,修出好志。

上海市各区县在“一纳人、五到位”方面做得还是比较好的。奉贤区史志办公室为区委下属独立机构,专业修志人员编制9人,全为公务员,聘用人员7人,共16人承担党史、年鉴、续志和一些地情书的编纂。办公室有一层楼,共9间,年编纂经费100万,配有一辆公务车。在镇、场、开发区和各委、办、局建有一支撰稿员队伍约250多人,基层有资料收集人员800多人,各单位均有一个修志组织,成立了一个修志机构,下发了一份修志文件,召开过一个修志动员大会,举办过1~3次修志人员培训班。

其他区县基本条件和奉贤区史志办相差不大,唯崇明县修志经费紧张一些。

编纂阶段,一般分为组织发动,拟订篇目,培训队伍,搜集资料,撰写初稿,分纂、总纂,送审稿评审、修改,验收、定稿,出版、发行诸阶段。

组织发动阶段除做好区县自身地方志编委会和地方志办公室的组成外,另一个重要任务就是做好承编单位的组织工作。承编单位一般包括区属和驻区单位两方面的工作。区属单位主要是区属各部、委、办、局和乡镇、街道的组织工作,其中大部分单位只要志办同志多跑几次基本能按时间节点组织起来,惟有一部分行政管理职能有局限的、或机构职能转变了的委、办、局组织起来会有些困难。比如商委、有的正在或已经与经委、发改委合并,而其所属商业份额往往在整个商业中不过占到30%左右。大部分其他部门、民营、市属的商业的内容要由区商委来承编,不组织好队伍是难以完成编写任务的。最好的办法是由商委牵头组织各隶属关系不同的商业大户成员参加,共同编写,其次是商委组成强有力的编写班子(8人或10多人),将大卖场、大商业集团公司等的任务统统包揽下来,一个一个去挨门挨户搜集资料或催写材料。还有经委,要承编各种跨行业经营的各种经济成分的不同隶属关系的工业,组织工作也有难度。仅靠经委1~2人是难以完成任务的。金融业的组织涉及诸多互不隶属的又不归区管的银行、保险公司、证券公司等,因此,重点是做好各单位的工作,确定好组织协调,牵头单位,最好由工商银行来牵头,银行、保险公司、证券公司、其他金融机构统统参与组织,以免群龙无首或出现缺漏。其篇目和街道、镇一样,一般分单个单位全面记述,分纂时再视情集中综合记述,也就是说,分工与搜集资料时宜各自为政,一个银行、一个保险公司、一个证券公司一个节,分纂时再统一加工合成出整个银行业、保险业、证券业乃至金融业的概况(业务、管理等)。

承编分工和搜集资料篇目下发以后,紧接着就是培训队伍。由于第二轮修志,各区县志办和各承编单位参加修志的人员90%以上都是新手,因此,培训工作十分重要。山东、河南、广东等省首先对各级主编进行上岗培训。集中十天、半个月讲授方志编纂知识,授完考试,合格者方予上岗,不失为一项基础工作。上海各区县的办法是对区县志办修志人员,各承编.单位修志人员分别培训,以培训区县志办人员为主。培训承编单位修志人员往往不是一次就能达到目的。一般可先由方志专家先给他们上大课,讲解方志基本知识,续志的撰写,资料的收集、考证、整理与运用,大事记、人物传的写法,图表、数据资料的使用,方志文体与写作技巧,各类分志的撰写等。以后再通过块片会议等对各部类人员进行分志撰写培训,以会代训、以评代训,面对面指导、答疑。由于部门承编人员主要由区志办指导,因此,培训重点是区县志办业务人员,市志办要通过多次培训、指导提高他们的业务水平,进而由他们分头各自指导一块(即一个部类或一个大口或10多个单位)的修志。对于各承编单位修志人员一般宜采取集中上大课,分块学习、研讨、指导的形式。有条件的志办可以聘请第一轮修志中确有理论水平和实践经验的专家担任续志副主编或顾问,请其全过程参与修志和培训修志人员,主持修志中的一些重大业务问题,避免走弯路,并提高续志的质量。

队伍培训后,各部门便进入资料搜集阶段。这个阶段一般为6个月至一年,也有用2~3年的,应视各地条件和工作进度安排而异。搜集资料阶段,区县志办要加强指导、协调、检查、督促,对有困难的单位,要加强业务指导;有扯皮、推倭的,要加强组织协调,特别是有交叉易重复的内容,志办要协调好,并确定好各承编单位的重点内容;有畏难情绪、置之一边不动手的,要加强检查、督促,扶上马,送一程。

搜集资料阶段,关键是要指导各部门开辟多种途径去搜集资料。第一轮修志处于计划经济时期,各地靠行政命令就能基本把资料收集上来。续志编修之时,已经是社会主义市场经济时期,机构变化大,行政管理部门转为企业、集团公司或转变行政管理职能的不少,区级机构改革,企业转制变性,加上街道、镇级机构调整,资料散失不少,还有那些人事权在上面的市属单位,地方管不着的部队、农场、大专院校等部门,单纯再靠行政命令,已难以收齐收全资料。因此,各级志办要加强与承编单位的联系、协作与指导,要变坐等资料上交为主动上门指导与收集,要从网络、广告、宣传资料、政府全宗挡案、统计资料、工商企业登记、社会组织等方面多途径掌握承编单位的资料或资料线索,以指导并协助他们收齐全续志资料。对于区域、体制变化较大的乡镇及部门单位,要做好各单位收集资料的分工,将分工尽量分得细些,合作协调得具体,这样才能使资料落到实处。

撰稿阶段,一般分为初纂、分纂、总纂三个阶段。

初纂,即由各承编单位撰稿员撰写初稿。在撰写初稿阶段,一般要颁发样条、撰写试写稿,讲评试写稿,以典型推动全面,取得成功经验后再全面铺开撰写初稿。颁发样条,一般从第一轮新志和已出版的续志中选择写得好的和本地地情类似的编、章(节)概述、引言和实写条目颁发给撰稿员,有的也可选择整章、整节,复印成样条,下发有关承编单位作为兰本。

由于各单位条件不一,重视程度不一,工作进度往往不一。在大部分进入搜集资料阶段,小部分已进入试写初稿阶段时,可以选择10来个承编单位先行撰写试写稿,由志办重点辅导、帮助,拿出初稿,由方志专家进行讲评,总结出普遍的共性的毛病,概括出应注意的事项,可召集全体修志人员参加讲评,将讲评会开成培训班,以评代训,以会代训,讲评后还可由方志专家回答撰稿人员提的实际问题,疑难问题将理论联系实际,其效果往往特好。

除集中讲评外,志办尚可由本办负责各块业务指导的同志经常召开块(片)的定期碰头联席例会、不定期的讲评会、研讨会,经常性地、小规模地进行理论探讨,小型讲评,共同研讨,群策群力撰写好初稿。一般1~2个月即应碰头交流一次。这种块(片)的划分一般分建委,发改委(经委、商委、旅游委等在内),党群、政府、科教文卫体,街道和镇等块,也可再稍分细些,划个七八个块或片。这样,既便于发挥大口和牵头单位的领导、组织作用,又便于小规模地活动,增进交流,互相促进,而志办也便于指导。第一轮志书,上海各委、办、局的专业志,各区县的分志基本都采用过这种大口领导、指导、协调的办法,实践证明,它有利于工作进展。

续志由志办指导,发动上百个部门、单位数百上千人动手,其进度快慢往往相差很大。由于一些单位的撰稿员选择不当(或兼职工作太忙、或水平太低)、一些单位分管领导的人事变动、一些单位的机构变化或领导不重视,一些合编单位和撤并单位承编修志任务交接间的扯皮、观望、推倭等原因,修志中落后于工作时间节点的并不鲜见,对于这些后进单位,志办除耐心做组织协调工作外,还要采取一些行之有效的办法督促进度的平衡发展,比如将各单位的工作进度编成月报表、制作修志动态简报向区(县)委、区(县)政府及各单位分管领导通报,让区县领导掌握修志进度、让基层分管领导通过比较看到自己单位所处位置,落后于进度的自然会迎头赶上。还可以采取开展优秀撰搞员、先进集体评比活动,给以适当物质奖励,对先完成修志任务和如期保质保量完成任务的承编单位也给予一定物资奖励。一般而言,引入这种竞争奖励机制,可从一定程度上调动修志人员的积极性,保证工作进度和志书质量。

各承编单位初稿纂成并经本部门审定通过后便交给区(县)志办负责块(片)撰稿的编辑进行分纂。分纂编辑主要应对本块(片)的若干个编的初稿进行再加工。这个再加工包括体例上的把关,资料齐全、准确、真实的检验,文风上的统一,行文上的规范,以及删繁补漏的再创作。初稿资料不全的要补,不实的要核,不确的要改,不符合体例的要予以重写,不规范、不统一的要统一规范。说到底,分纂者实际上将初纂者的多编初稿按志书的要求、规范重新撰稿,他不仅要对内容去粗取精,对资料存真求实、删繁就简,对文字、文风、行文进行修改,尚需站在本部类本块片的高度进行宏观、整体的概括和综合,他的立足点和立意都应比初纂者高得多。

续志总纂,即续志的汇总成书。众手成志的书,汇总成书,并不是将各分纂人员撰成的分纂稿简单拼凑,而是对分纂稿的一次再加工、再升华的总其成。如果说分纂是对初纂稿分头进行的一次粗加工的话,总纂就是对分纂稿的一次精加工。总纂,作为续志撰稿阶段的最后汇总环节,决定着续志的成败。由于是最后的汇总,必须追求对地情的全面反映和志书内容、结构的完美结合、完整统一。总纂工作的好坏,决定于续志总纂阶段的开始时机,总纂对初纂、分纂的前期指导,汇总成书的条件,汇总成书的步骤、要求,总纂人选的确定(大型的志书如省、市志,往往组成一数人组成的总纂班子),总纂工作的内容,总纂(主编)编纂思想的体现,总纂的政治和方志业务、文字功底以及方式方法等。如果说总纂方志观和续志编纂思想的体现是思想性的总纂,是把好政治关、体例关、学术关的话,那么删繁就简、纠谬补漏、统一文体、统一规范,就是技术性的总纂,是把好内容关、史实关、文体文字关。

区县续志总纂,在总纂前可选择几个总纂助理,从内容(全面、系统、交叉、详略处理等)、史实、统计资料、文字诸方面分头进行一次总纂,各总纂助理负责一个方面的总纂,最后由续志总纂总体上总其成。

总纂完成以后,便形成一本评议稿,并进人续志的修改、评审阶段。续志出版前的修改、评审一般需经过一评、二审、三验收这样三个阶段。

评议阶段一般需召开3~4次较大型的评稿会,一是本办工作人员的内部评稿会。由本办编辑对总纂的评议稿逐编的评议,群策群力,修改出一个比较成熟的推出去的评议稿。在逐编细磨的时候,还需由各分纂编辑将每编志稿给该编承编单位领导、专家、业务人员、撰稿员再审改一次。

二是本区(县)领导、专家评议会。评议稿阶段还要邀请本地各级领导和专家参与志稿质量把关。区(县)委、区(县)政府历任书记、区(县)长是区县发展的决策者、实践者,是改革开放的探索者、当事人和见证人,他们对地情最熟悉,宏观情况和史实最清楚,还有当地的专家对本地和各部门的专业的地情最熟悉,请这些人进行座谈、评稿,就能帮助志办把好史实关、资料关和质量关,能保证不出政治问题,不出史实争议。

三是方志专家和各专业专家评稿会,也有的将方志专家评稿会和各类专家评稿会分头开。评议阶段还要邀请方志界、历史界、统计界和经济、政治、文化界专家参与评议、审稿,本区县领导和志办编辑评议志稿,毕竟视角、水平有限,一般只能解决内容缺项、交叉重复、史实错误、文字粗疏等基本问题,而全国和省、市方志专家往往能高屋建瓴地把住方志体例、内容、纲目关,能从出高质量的精品良志角度提出修改意见,经济、政治、文化类专家则能从本专业的较高角度提出各分志专业方面的错误和内容、特点上记述不足的改进意见。经过这样多元化的指点,才能使志书质量更上一层楼,从而出精品佳志。

在召开了以上3~4次大型评稿会后,便可将多次修改后的评议稿形成送审稿送审。

送审稿需首先由本级地方志编委会代表本地政府进行审稿,审稿通过后再送上一级地方志编委会(办公室)代表上一级地方政府进行审稿。本级编委会审稿一般是将送审稿送给每一个编委会成员,由他们签署审稿意见,再由编委会主任委员签批或编委会召开会议通过后报上级地方志编委会审稿。

上一级地方志编委会一般由地方志办公室领导、方志业务人员、外界专家合成组织评审委员会,先由评审委员分头分部类或分编审稿,然后召开评审会、统一对该志稿的审稿结论,认定该志稿为优良、合格、基本合格、不合格4级层次,提出总体的修改意见,然后书面发回原志稿志办再行修改。一般而言,基本合格、不合格的送审稿尚需进行较大的修改,有的甚至还得化上半年、一年的时间。

送审稿给志办再度修改后,便可形成验收稿送上级志办验收。验收时需将原审稿意见及落实修改的情况进行汇报,以便上级志办验收。

验收通过后,一般还需根据验收意见进行一些局部的小的修改,然后便可进人出版。

志书出版,目前许多志办采取统一组织出版的方法,即由上级志办统一出版版式、出版程序,统一指派对方志和出版都内行的责任编辑等,以在出版时对志稿再一次把关。有一部分省、直辖市、自治区的志办即代行出版社一个编辑室的出版工作,它比单纯由出版社不懂方志业务的责任编辑来做责编效果要好。

(作者单位:上海市地方志办公室)