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新设区上划单位专志资料如何征集 (胡胜利) 2007/12/12

胡胜利

众所周知,二轮修志专志资料征集难,而新设区上划单位专志资料征集更难。究其原因虽然很多,但最根本的一条,就是上划单位的人、财、物“三权”统归市管,区政府鞭长莫及。那么,我们是否就因此一筹莫展,坐等其资料不征自来呢?也不是。我们贵池是2000年才设立的新区,设区前为一县级市,但就在由市设区前后,有20多个科局级行政事业单位被上划到池州市(不包括30多家被上划的二级机构),约占贵池现有区直单位的三分之一。我们此次续修的志书虽是《贵池市志》,其下限定为2000年,但其征集专志资料的总体方法和步骤却与一般区志并无二致。近年来,我们通过实践探索,既经历了“山重水复疑无路”的困境,也试走出一条“柳暗花明又一村”的蹊径。现将我们过去一些不成熟的做法向大家作一简要介绍,以就教于方家学者。

一、请求上级业务部门支持,代为接洽

二轮修志启动之时,我们对有承编专志任务的区直单位和乡镇街道大都以发文通知的形式加以布置落实;而对于上划到市里的有承编任务的单位,因其主管部门与区政府平级,故只能改以函件的方式加以联络。可是函件发出之后,十天半月不见回音,电话联系不是说“什么函件?没有收到”,就是说“哦,目前尚未确定专人负责,我们研究研究”。然而,时间一天天过去,左等右等无法可设。因这些单位除了广播电视、邮政电信,就是金融保险、国土环保,或者石油供电、气象技监等,平时因行业关系彼此很少往来,最后实在没办法只好向市志办汇报诉说,市志办负责同志非常重视,亲自带我们上门与这些有承编任务的上划单位一一接洽,先找到主管部门领导,递上函件及相关篇目与辅导资料,再记下联系方式,逐一进行落实。之后,见效果不太明显,又派方志科长和我们一道,再次与他们接洽联络并督促。直至此时,我们区志办才算与这些上划单位建立了一个正常的联系渠道,这为我们以后征集资料打下了基础。

二、不厌其烦,主动上门

在与上划单位建立了正常联系渠道之后,我们感到非常高兴,心想就凭我们对区直单位征集专志资料的经验、缠劲和诚意,只要勤联系多催促,还怕资料征集不到手,大不了“菩萨不显灵,多上一柱香。”可事情并不像我们想象的那么简单,开始我们一周一个电话,他们也都很热情,后来见太勤了不好意思就改为两周一个电话,好不容易将征集人员及其电话号码搞到手后,又应要求将征集资料的方法、范围及参考资料再送去一份。这样,我们满以为剩下的工作,就是等待或不时催报资料了。不料,三五个月甚至半年时间过去了,经我们不断催促仍收效甚微,除了两三个上划单位报来的资料还需重新征集外,其余单位根本未动,有的甚至连电信联系都中断了。此时,我们才觉得事情有点严重。于是,我们当机立断,带上被聘请的老干部主动上门,将部分中断联系的单位再次联系上,同时不厌其烦,每隔半个多月登门走访一次,以真诚打动他们。据不完全统计:仅我们发出的函件前后即有3次,每个单位电话联系不少于40余次,上门接洽和催报资料不少于20余次。对上划单位征集资料所下的功夫,由此可见一斑。

三、因“业”制宜,灵活对待

针对上划单位专志资料征集难的局面,及其所报资料参差不齐,且大都需要征集补充的实际,我们迅速改变战略,因“业”制宜,灵活对待,即根据上划单位性质与行业特点的不同,对其专志资料征集范围及内容灵活处理。如市委党校报来的“党校工作”资料,分四个层次进行征集,不仅层次过多且因资料缺乏导致内容空洞,我们就将其归并为“干部培训”和“学历教育”两目进行再征集,效果较好。市石油公司报送的“石油液化气”资料,仅征集了其所辖城区内四个液化气站的情况,而对农村的液化气站只字未提,考虑到其管辖范围的实际,我们就没有提出再补充征集资料的要求。而对于国土、环保等部门,因其与当前方兴未艾、如火如荼的房地产开发及生态建设紧密相连,受益颇多,故经过我们十多次上门游说、鼓动,结果这两个部门的专志资料征集得最全面、最系统、也最完备,其专志志稿现已定稿。至于金融系统,现已成为我们上划单位未完成资料征集任务最集中、当然也是最多和最感到头疼的一块,中间虽经我们积极工作,市人行领导也非常重视,曾专门抽调两人用近半年时间征集资料并到其它5家专业银行进行协调,无奈均无果而终,目前仅有人行一家初步完成自身资料征集工作,而其它银行只字未报,鉴此,为使金融专志不致残缺,我们打算在实在无法可设时以各大银行简介形式替代原金融章节内容。

四、坚持“两条腿走路”的工作方针

毋庸讳言,尽管上划单位专志资料征集难主要是现行政区体制所造成,但也存在着其它方面因素,比如这些上划单位的主管部门为精简高效,内部大都实行“人财物”统一管理,当资料征集任务自上而下下达后,其他方面的配套措施、包括统管的档案提供未能跟上,这样征集资料仍是空话;同时,一部分上划单位已实施企业化管理,它们本来就人手少任务重,岂有余暇顾及修志之事。因此,对上划单位的专志资料征集工作,仅靠部门这“一条腿”走路的方法在现时已经行不通。我们针对部分上划单位的以上实际,逐步摸索出既争取部门配合、又实行自己上门查档协助其征集资料的“两条腿”走路方法,经实践检验效果颇佳。比如市委党校,开始提供的资料仅有一页不到四五百字,后来我们正好聘用了一位原党校教员任编辑,就利用他熟悉党校的工作,进行回忆并征集,结果弥补了这方面资料不足。其间,特别是气象资料的征集在这方面更具有代表性,目前在市场经济条件下的气象服务大都是有偿服务,可能基于此,气象部门最初给我们提供的气候资料非常笼统、原则,甚至带有教科书的味道,其中的四季气候特征更为突出,由于严重缺乏贵池1988年至2000年之间必需的气象数据,因而其表述的气象特征凡是地处北亚热带的长江中下游地区均适用,中间虽经我们多方解释说明,可二稿、三稿仍无多大改进,最后没办法我们就派人多次上门查档征集,开始他们还不予配合,最终被我们诚意所感动,无偿为我们提供了许多有价值的资料。因此,我们不仅按计划完成了气象专志相关的章节条目,而且还针对贵池历史上多灾害性气象、尤其是冰雹和龙卷风的实际,特意编写了“特殊气象研究与记载”一节,使气象专志内容更显充实。

诚然,由于我们贵池二轮修志工作起步晚人手少任务重,并且近期工作重点仍是集中力量搞好区直单位专志修定,故对上划单位资料的征集、尤其是坚持“两条腿”走路的方针效果还不十分明显。但我们既然作出了尝试,就会一贯始终。目前,我们全区20多个上划单位已有半数报送了资料,其中定稿的已达70%,基本与区直单位保持同步。这证明我们的尝试还是有益的,并已取得了初步成效。

(作者单位:安徽省池州市贵池区地方志办公室)