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论“专记”、“专文”和“专题调查”在年鉴中的不同作用 (林德珍) 2008/03/05

林德珍

2006年5月18日,国务院总理温家宝签署第467号国务院令,颁布《地方志工作条例》,将地方综合年鉴纳入地方志工作范畴。将年鉴编纂纳入法制轨道,为年鉴事业的发展提供了法律保障,从经费保障、组织队伍保障和资料保障等全方位为年鉴事业发展提供了宽广的前景。除了法律保障外,年鉴事业能否发展关键在于年鉴的质量,其中又以提高年鉴的信息含量最为关键。

年鉴是以条目作为主要记述形式的,条目的撰写有其特定的要求,如综合类条目具有全面性、综合性和连续性;事件类条目具有独立性、排他性和年度性。在年鉴中除了记述面上的基本情况采用综合类条目外,绝大部分采用的是事件类条目。事件类条目的三性尤其是“年度性”决定了其对事件的记述存在一定的局限性。

“条目”的撰写要求决定其只能对当年一般大事的记述,但对当年特别重大的事件无法突出,对发生在连续几年内的特别重大的事件则无法完整、详细地反映,尤其是对事件发生的背景资料和原因无法记录。这造成“条目”对重大的、年度跨度大的事件和社会热点、难点问题的反映显得零碎、“肤浅”,影响了年鉴资料的全面性、客观性和可读性,同时也不利于为修志积累资料。

鉴此,年鉴的记述形式发生了多元化的变化。如利用“专记”、“专文”和“专题调查”等多种记述形式来弥补“条目”存在的不足,旨在更好地提高年鉴资料的客观性、全面性和可读性。记述形式上虽有了创新,但由于不同的年鉴编纂单位对三种记述形式存在理解上的差异,因而出现了利用上的差异,造成记述对象上的混乱。能否真正利用、如何利用这些新型记述形式来提高年鉴质量是年鉴工作者值得探讨的问题。

“专记”、“专文”和“专题调查”这三种记述形式既存有共性也具有各自的特性,在利用时既要保持它们的共性更要突出它们的特性,使其更好地发挥各自在年鉴中的作用。

一、 三种记述形式的共性

1.三种记述形式所起的作用相同

“专记”、“专文”和“专题调查”记述的同样是重大的或新的事件,用“条目”形式已不能满足其记述的需要,记述目的相同,旨在将这些事件在年鉴中置于突出地位。

2.三种记述形式记述内容在时间上相同

“专记”、“专文”和“专题调查”记述的内容同样都与整部年鉴记述时限有一定的关系,但又有别于一般的“条目”。

以上的共同点形成了三种记述形式对所记内容具有更高的要求,切忌将其混同于一般的条目,失去采用三种记述形式的真正意义,只是从形式到形式而已。

二、三种记述形式各自的特性

“专记”、“专文”和“专题调查”毕竟是三种不同的记述形式,它们各自的特性必定多于共性,只有了解了三种记述形式的特性才能更好地利用它们。

1.记述载体上的差异

“专记”可以采用“条目式”,“专文”采用的是“文章式”,“专题调查”采用“条目式”和“文章式”均可,视重要性而定,但大多采用“条目式”。

2.记述内容在时限上的差异

三种记述形式所记述的内容虽然都重要,在时限上都与当年有关系,但在具体的时限上有很大的差异。“专记”所记述的内容具有较强的年度性,记述事件可以是上年的延续,但记述内容只是当年正在进行的;“专文”所记述的事件并不只是在当年发生的和进行的事件,而是既有跨年度的、又与当年有一定联系的事件,这年度跨度大小因事件发生的时间长度而定;“专题调查”所记述的内容可以是跨年度的,但事件的结束时间或结论产生的时间必须在当年。

3.记述内容范围上的差异

“专记”所记述的内容一般只是单一的重大事件,它可以是当年完成的,反映的是事件的整体,也可以是延续几年的,但记述的只是当年的,反映的是事件的局部,不作回顾。“专文”一般所记述的内容不是单一的事件,而是由多个同类性质的单个事件组合而成的一个面,记述的是整个过程,在联系当年进展的基础上对事件整个的发展过程进行回顾、总结和分析,反映的是事件的全貌。“专题调查”对调查而言是完成的事件,符合年鉴记述的一般规范,但对调查的专题而言是还未进行的事件,是为将要进行的事件作准备、提供依据的。在这点上与条目的规范差异最大。

综上所说,可以将这三种记述形式在时间上归为英语语法中的三种“时态”:“专记”可称为“正在进行时;“专文”可称为“现在完成时”;“专题调查”可称为“一般将来时”。

4.三种记述形式所记内容、要素的差异

时限和范围上的差异造成三者所记内容和要素上的差异。

“专记”记述内容一般是特别重大的工程(如洋山深水港建设)、代表发展方向的新的事件(如新农村建设)。在记述要素中除了要保证一般条目要素外,尤其要注意表示事件延续的要素。如记述洋山深水港建设情况时不仅要记述当年完成的情况,更要注意记述表示工程完成累计情况的数据,不能将一个完整的工程人为地按照年份割裂开。累计情况的记述是在反映当年的情况的基础上对以前情况的延续,并不违反规范。

“专文”除了一般的反映重大事件的真实全过程外,可以客观地对事件产生的原因、所处的时代背景和经验教训等作适当的记叙。“专文”一般用以记述社会某个方面的发展过程。如“教育改革”、“机构改革”等。“专文”的特性决定了其可将散落在各个领域和各个年份记述的内容集中,使整个事件的发展脉络在年鉴中得以显露。如“教育改革”进行了多年,年鉴每年记述的只是当年的改革情况,改革中的一个部分,到一定的阶段通过“专文”将多年进行的改革情况作全面地记述,将改革的每个点连成一条线,显现了相当一个阶段内教育改革的发展脉络。又如“机构改革”涉及到各行各业,每年各写各的,难以显现整个改革的广度和深度,利用“专文”将分散在各行各业的多年的改革情况全面记述、回顾、分析,提高了资料的完整性、全面性,反映了事件的广度和深度,弥补了“条目”的不足。“专文”记述的要素可远远多于“条目”,且超出“条目”要素的限定。

“专题调查”在年鉴中分为两种,一是编者进行的“专题调查”;二是对他人调查情况的记述。不管是哪种,目的都是为事件提供可行性依据,并且所调查的多为热点问题。“专题调查”的作用决定其与年鉴中其他形式有着许多截然不同的要素。除了进行的单位、时间、内容和结果外,还必须对结果进行展开,包括现状和对现状的分析、对事件进行的利弊分析、根据调查结果和分析提出的建议等等。

5.三种记述形式所记内容的组稿方式和对象上的差异

以上四种差异的存在要求组稿方式和撰稿人选择采用不同的方法。“专记”组稿方式和撰稿人选择可按一般条目进行,将编者认为重大的事件经与作者协商后定为“专记”选题。“专文”组稿方式和撰稿人选择比一般条目要求更高。“专文”选题由编辑部通过各种途径对所掌握的信息进行提炼,选出认为最重要的事件,听取有关部门意见,进行可行性研究后定为选题,拟定“专文”应记述的具体内容框架,然后采取约稿的方式组稿。“专文”撰稿人的要求严于一般条目的撰稿人,“专文”记述事物的广度和深度,要求撰稿人是所记事件的领导者或直接参与者,所写的内容多为亲身经历或参与的。“专题调查”的组稿方式同一般条目,撰稿人应为参与调查或对调查过程了解者。

三、三种记述形式的相互关系

任何事物都是变化着的、发展着的,随着事物的变化和发展,三种形式记述过的内容也会转换。如:“专题调查”将要进行的事件一旦进行了,可能会成为“专记”所记述的内容;“专记”所记述的事件经过了一个阶段后,完全可能成为“专文”可记述的内容。

四、采用三种记述形式时的注意事项

利用三种记述形式的目的是为了突出最新、最重大、最热的事件,所以要在“专”字上下工夫。一是从数量上必须严格控制,一旦用滥了也就不“专”了;二是不能搞平衡,一旦平衡了质量就低了;三是所记事件不能报喜不报忧;四是要处理好与其他栏目和条目的关系。

通过对“专记”、“专文”和“专题调查”的共性和特性的分析,可使我们对三种记述形式的作用和要求有个基本的理解,有利于写好“专记”、“专文”和“专题调查”,更好地发挥各自在年鉴中的作用。目前,不少的年鉴已采用了这三种记述形式,但由于刚刚起步,在有些方面还不规范、不统一,尤其是有的将二次文献作为记述内容。笔者以上所见只是抛砖引玉,可能很不成熟,希望能引起大家的注意和讨论,从而在一定程度上达成共识,提高上海地区年鉴编纂的整体水平。

(作者单位:上海市地方志办公室《上海年鉴》编辑部)