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试论志鉴编纂工作信息化的途径(肖向丽) 2009/06/22

肖向丽

 

上海市徐汇区地方志编纂委员会成立于1988年12月,下设办公室(简称区方志办)。1989年2月,徐汇区地方志编纂委员会成立大会召开,同时启动新中国成立以来徐汇区的第一本地方志——《徐汇区志》的编纂工作,《徐汇区志》于1997年12月出版。之后,开始编纂《徐汇年鉴》,并于1999年出版区域内的第一本年鉴《徐汇年鉴(1999)》。2004年,区方志办启动《徐汇区志(1991~2005)》(简称续志)的编纂工作。至2008年末,徐汇区方志办共出版《徐汇年鉴》11部,《徐汇区志》1部,续志也将于2009年出版。同时,指导13个街道(镇)编辑出版街道(镇)志13部和地名志等专业志5部,积累区情文字资料千万余字,照片资料2000余帧。为了更好地利用徐汇区地方志资源,提高办公效率,徐汇区方志办于2004年开始启动信息化工作,主要做法是:

一是制作光盘。2004年开始,徐汇区方志办每年制作年鉴光盘约1500张。每张光盘有flash片头,用一些动态的图片展示徐汇的区情特色;进入的界面中设置“正文阅读”、“视频资料”、“徐汇地区”3个栏目。“正文阅读”中不仅囊括整本书的文字、图片资料,而且还设置“检索”、“打印”、“另存为”等功能菜单,既可以按照书本的顺序一页页浏览,又可以通过检索等功能菜单进行查找和定位;“视频资料”以记录片的形式来反映徐汇区区情特色;“徐汇地图”则可以通过放大功能查找到徐汇区每一条道路周边的情况。由于光盘具有携带方便、查找迅速等特点,在区人大、区政协的要求下,我们也在每年年初开“两会”的时候,向区人大代表、区政协委员赠送光盘。区志办还将制作《徐汇区志(1991~2005)》光盘。

二是志鉴上网。在徐汇档案网站上开设《院士风采》、《志鉴博览》栏目,并设《大事记》、《院士风采》、《志鉴博览》栏目。目前已经完成《徐汇区志》和《徐汇年鉴》(2005~2007)的上网工作,1992年至2004年《徐汇年鉴》的扫描工作也完成并即将上网挂接。

三是日常办公初步信息化。2004年开始,区方志办要求撰稿员通过E-mail发送稿件和照片,逐步实现稿件、照片、资料流转的电子化,从2007年开始每年制作电子档案光盘等,以备查找。

徐汇区志鉴工作的初步信息化,为地情资料的查找和利用提供了方便,也拓展了志鉴编纂的新途径,但是徐汇区志鉴编纂的信息化工作还处于初步阶段,跟不上当今信息化快速发展的步伐,影响了地情资料的进一步开发和利用,也不利于志鉴工作的开拓和创新。因此,做好徐汇志鉴的信息化工作迫在眉睫。

笔者认为,做好志鉴工作的信息化建设,可以从以下几个方面入手:

一是深化对志鉴工作信息化重要性的认识。信息化,就是充分利用信息技术,开发信息资源,促进信息交流和知识共享,推动经济社会的发展。通过制作志鉴光盘、建立数字化平台等形式,实现志鉴的信息化,不仅可以便捷、准确地查找地方志资料,全面地了解一个行政区域内的区情特色、特点,便于交流、学习,充分发挥地方志“资政、存史、教化”的作用,而且视听结合、图文并茂的数字化界面,更加生动、形象地反映区域内的地情地貌,给人留下深刻印象。此外,志鉴的信息化,还可以拓展编纂工作的新途径、新方法,提高工作效率。

二是建立数字化地情资料库。要在完成各种地情资料,如年鉴、地方志等的数字化输入或者扫描工作的基础上,结合工作实际,与相关信息公司合作,开发并建立数字化的地情资料库,整合区域内地方志资源,包括文字资源和照片资源等,并通过数字化的网络平台,来宣传地方志知识、扩大影响。

三是注重人才的培养。人才是经济社会事业发展之本,志鉴的信息化离不开兼备志鉴知识和信息化知识的人才,为此要注重培养既懂得志鉴业务知识和理论知识,又要能熟练应用信息技术的综合性人才。要在贯彻学习《地方志工作条例》的基础上,采取“走出去、请进来”的思路,制订志鉴人才培养计划,并为专业人才提供机遇和创造条件。

四是提高志鉴编纂信息化。在志鉴编纂过程中,要切实开展信息化技术的应用。如在组稿过程中,各单位通过网络办公平台来传递稿件和照片等,责任编辑也可以通过区域内的政府网站、局域网等来拓展资料征集的途径,并对资料进行筛选和考证。在校对过程中,增加黑马校对环节,提高校对水平,保证稿件质量等。在设计和发行过程中,充分利用计算机对图片的征集和设计,并通过网络平台,扩大志鉴的宣传力度和推广力度等。

还可以通过理顺并完善各种机制,如领导机制、业务运行机制、培训机制、考核机制等,来打造志鉴信息化工程,促进方志事业持续发展。

总之,在信息技术已成为衡量国家综合经济实力之一,信息化竞争日趋激烈的当今,修志编鉴工作的信息化也亟须提上工作日程。为此,从事志鉴工作的同仁要不断强化志鉴信息化的意识,不断学习新知识,掌握信息化技术,在科学、合理地开发地方志资源的同时,充分应用各种信息化技术,拓展志鉴编纂的新途径、新方式,促进地方志事业的可持续发展。

(作者单位:上海市徐汇区地方志办公室)