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以建设地情信息资料库为契机 实现现代化的编撰、利用模式(静安区地方志办公室) 2009/11/13

静安区地方志办公室

 

上海市地方志信息化项目在市地方志办公室的领导下,终于启动,这对于地方志工作的发展具有极其重大的意义。长期以来地方志的编撰工作都是通过手工方式进行,从伏案书写到面对显示屏敲打键盘,基本上都是工作人员独自劳作,地方志信息的收集、整理和利用似乎与网络世界无缘。每年一本厚厚的年鉴,凝聚了工作人员大量的心血,却往往又被束之高阁,这不得不令人感到无奈和惋惜。现在信息化的春风终于吹进了这堆故纸,一个崭新的地方志编撰、利用模式将呈现在人们面前。

为了使地情信息对静安城区建设的发展起到更大的作用,信息的采集、编纂和提供利用力求达到丰富、简便和灵活准确,这不仅要关注地情信息资料库设置的具体内容,而且还要重视地情信息资料库的运转模式。这个模式就是建立科学、合理的业务流程,最大限度地利用计算机网络的技术优势,使地情信息资源库的建设规范、有序、高效和安全。静安区的地方志信息化项目与档案信息化项目有着密切的联系,地情信息的长期有效保存可以借助档案信息化项目的成功经验,采用电子档案管理的方法。以下是静安区对地方志信息化项目建设的一些思考:

一、利用政府公共信息平台建立地情信息收集网络

信息化项目的建设首先要考虑其应用环境与如何应用,从目前政府部门应用的网络环境有公务网、政务网、局域网和互联网,目前政务网的政府公共信息平台已经普遍运行,各种应用系统相继建立,机关工作人员已经习惯在公共信息平台上交换信息,接收邮件。政务网虽然与互联网相通,但实行了逻辑隔离,并采用了一定的安全措施,而公务网是涉密网,应用项目要求非常严格,对上网人员有很多限制,局域网应用范围较小,互联网安全隐患较大。因此利用政务网的公共信息平台设立一个地情信息编写、接收、整理和发布系统是比较可取的选择。

静安区地方志的信息化项目实质上是一个“采、编、发”系统,但又具有自身的特点。在这个系统里设置一个年鉴编写大纲或地情信息采集的范围,对年鉴或地情信息的搜集起到一个导向性的作用,使编写人员对材料的筛选有的放矢。材料基本形成后可以通过系统上传到区地方志办公室,由相关的编撰人员审核,如有不合适地方可以退回修改,当各部门正式定稿后,可加盖电子签章报送。系统设有统计、监督功能,督促各部门按时、按要求完成年鉴和地方志的供稿工作,同时还可评估地情信息采集的质量。

二、系统整理、编排功能设计

静安区地方志信息化项目建设的另一个重要需求就是项目的实用性。反观很多信息化项目投入不小,但效益不高,其主要原因是将计算机技术简单模拟手工操作,抹杀了技术优势。因此,本项目的系统整理、编排功能的设计必须体现高效、便捷。当材料搜集完毕后,系统按照预先设定的目录进行分类、编号,如果需要书面印刷,可以将数据按要求导出,如果直接在网上公布,将会按照网站的栏目规定将数据导入,使公众或领导很快能看到年鉴或地情信息。由于系统在数据采集阶段完成了校对、审核,数据的真实性已经由技术措施锁定,系统在这个阶段可以充分展示数据编排的灵活性和准确性。通过排版预览,编纂人员还可以进行调整。

地情信息和年鉴的编排不仅可以横向进行,还可以纵向进行,即可以跨年度编研,尤其是一些数据可以引用统计指数的概念使地情信息的反映更加深刻,实际上为方志的编撰也提供了基础。

三、数据的共享与保管的设想

地情信息的使用也要遵循安全、保密的原则,要内外有别,系统将按照事先的规定进行利用权限设定,应该公布的及时公布,需要控制的将实施技术控制。区地方志信息资源库可以与市资源库连通,实现分布式管理。由于计算机的技术不断发展,计算机设备具有隔代不兼容性,电子数据的长期有效保存都会遇到各种问题,因此,必然考虑到地情信息的数据能否长期有效保存关系到这个项目能否可持续发展,选择分布式管理主要也是考虑数据的保管安全与保管成本。

目前,静安区正在筹建“数字档案馆”,其中一项主要任务是搜集具有保存价值的电子文件,并对这些文件实施科学管理和有效保管。“数字档案馆”接收的电子文件必须通过“真实性”、“完整性”和“有效性”检查,然后按照档案管理的规则进行整序。从技术上可以处理不同格式的电子文件,采用迁移到通用格式的技术措施,对于数据库中电子文件可以脱机进行“物理归档”,并保证脱机的信息也能够正常机读。从管理上制定了科学严谨的制度,以档案的法律法规为依托,保障进馆的电子文件和电子数据。静安区地方志的电子数据按照档案管理的要求进数字档案馆,对区地方志信息化项目的可持续发展提供了一种保障。

上海的地方志数字化项目得到了市有关领导的高度重视,中共上海市委宣传部王仲伟部长的亲自批示,对推进地方志信息资源建设起到了强有力的作用,使我们从事地方志工作的同志倍受鼓舞。建设信息资源库是国家的战略目标,地方志的信息是国家信息资源的一个重要组成部分,建设地方志信息资源库,并使其发挥应有的作用,是每一个地方志工作同志光荣的职责和应尽的义务。在当前社会、政治、文化、经济发展的大背景下,地方志信息资源的建设非常必要,这项举措,将有利于社会各界进一步了解我国的国情和各级政府的执政情况,为提高政府的透明度和鼓励老百姓参政议政提供了一个很好的工具,同时也为促进电子政务的发展充实了内容。作为区县的地方志工作同志,将积极配合这个项目的建设,通过现代化的手段,努力使上海的地方志工作达到全国的一流水平。