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借助学会平台 促进志书编纂(上海市烟草专卖局) 2010/04/01

上海市烟草专卖局

 

上海烟草首轮修志结束后,时逢国家烟草专卖局正式启动首轮《中国烟草志》编纂工作,其修志机构挂靠中国烟草学会。随后,各地烟草专卖局分别成立或复设烟草修志机构。1998年9月,上海市烟草专卖局调整修志办公室建制,与上海市烟草学会合署办公,实行两块牌子、一套班子。上海市烟草专卖局修志办公室是行政职能部门,设正副主任和4名编辑。修志办主任、副主任同时又兼任学会秘书长、副秘书长。上海市烟草学会是上海烟草科技工作者的学术团体,辖有5个专业委员会、23个学组、1360多名会员。修志办公室与学会合署办公后,一方面作为局(公司)的行政机构,其人员配备、行政经费全部纳入局(公司)的管理,一方面作为合署办公机构,既减少了职能部门和领导干部,又解决了修志办常设机构的编制稳定问题;同时在修志工作开展上,活动的组织上,又充分享受到学术团体的种种便利和优势。其表现主要体现在以下几个方面:

一、借助学会社会资源,开辟了修志工作新渠道

作为科技工作者的学术团体,上海市烟草学会与行业内外相关大专院校、研究院所、工商企业单位有着广泛的联系,尤其是与所属学术团体单位的学术研究人员和学会联络员关系更加紧密,这恰恰是修志办仅凭有限的行政资源所难以企及的。修志办公室与学会合署办公后,学会的这种优势和社会资源,无疑为修志工作提供了诸多便利,开辟了新的渠道。

1、参照学会联络工作网络,建立修志联系人队伍

合署办公之日,也是第二轮修志工作拉开帷幕之时。上海烟草作为试点单位,率先在全行业启动烟草志续修工作。在如何组织修志队伍的问题上,我们曾一筹莫展。按照第一轮修志的做法,靠行政手段,从各基层单位抽调人员已行不通。而修志工作离不开修志人员,尤其是资料搜集工作更有赖于所有相关单位的配合支持。对此,当时的局分管领导建议,修志办应参照学会联络员队伍,建立自己的修志联系人队伍,联络员可兼职修志联系人。这一建议,一下子点出了合署办公的优势所在。据此,建立了由(集团)公司35个处室(单位)、21个区县烟草糖酒有限公司建立了由56人组成的修志联系人队伍,各单位均由一名处级领导分管修志工作。由于修志联系人是兼职的,既不占用行政编制,又必须履行作为一名学会成员的义务,完成局和烟草学会交办的工作,使本职工作和兼职工作两不误。对修志办来说,有了这支联系人队伍,等于织起了一张修志工作之网。为此,我们把管好用好这支队伍,作为一项重要工作来抓。我们通过一年一次的局修志工作会议,把各处室(单位)分管领导和联系人召集在一起,既是一次总结交流会,又是一次工作任务和要求的布置会,从而使大家明确自己肩负的责任。同时,各位编纂人员加强与各自对口修志联系人的日常交流沟通,从而使资料的收集工作、信息的传递工作常态化。在这种氛围的持续营造下,处室(单位)也把学会、修志办交办的任务当作一项常规工作来实施。每当发生分管领导或联系人岗位有变化,他们会重新确定分管领导或指定一名联系人,并及时报修志办备案,由此确保了修志联系人队伍的稳定和修志工作不断不乱。

2、借鉴档案归档管理经验,建立资料定期收集上报制度

建立联系人队伍的目的是为了保证修志工作正常持续地开展。所以在加强对联系人队伍常态化管理的同时,还必须使资料收集上报工作常态化。我们从企业档案归档管理中得到启发,建立了定期的资料收集上报制度,并与档案归档的内容、时间有所衔接。为此,借鉴(集团)公司办公室档案科每年下发归档清单的做法,我们利用每年修志工作会议的机会,向到会的联系人下发修志搜资清单,要求各处室(单位)于次年5月底前上报相关资料。现在,各处室(单位)已形成了一种惯例,每当要向档案科移交本处室(单位)档案材料的时候,他们同时会按照修志办事先下发的搜资清单送交相关材料。从而形成了修志日常搜资和定期搜资相结合的这样一种长效管理机制。

3、通过学术小组活动,实现对内对外的广泛交流

作为学术团体,开展经常性的各种学术交流活动是其主要特征。而各个学术小组的活动是其主要形式。合署办公后,修志办一些需要行政审批的活动,如今,借助学术交流的机会,顺利实现了。在这几年里,我们以学术交流活动的名义,先后组织联系人到宝钢集团、电力公司、市档案馆、市博物馆、洋山港和东海大桥参观学习。在与集团内各单位的交流中,由于受行政管辖和相关规定限制,修志办向区县烟草糖酒有限公司布置有关修志事宜,往往需要通过其他职能部门归口管理和转告。但我们以学会的名义,可直接向会员单位布置任务,征集有关资料,从而减少了中间环节,大大提高了工作效率,缩短了时间。尤其是在临时征集补充资料或照片资料方面,往往一个电话,快的当天就收到所需资料了。要续修好一部专业志书,修志工作者本身需要方方面面的知识,有些知识是需要通过学习考察增加感性认识来实现的。但修志办作为行政机构,要在较短时间内开展这方面的活动,确实存在诸多不便。比如,烟叶基地对我们来说就很陌生,烟叶长得怎么样,修志人员都没见过。去年,学会烟叶原料学组开展优质原料供应专项课题研究活动,修志办有两位同志作为学会成员随同赴吉林烟叶基地进行实地考察,共同参加有关研讨活动。这让他们增长了感性认识,丰富了烟叶原料知识,对所撰写的原料方面的内容有了更直观更深切的理解。

二、借助学会信息和交流平台,开启修志工作新窗口

修志是企业文化建设重要组成部分,志书是传承企业文明的重要载体之一,要充分发挥志书的存史、教化、资政的作用,更重要的一点就是修志成果必须要让众多的人了解或利用。而志书的发行量和发行范围一般都比较小,对大多数人来说,都知之甚少。同样,修志工作作为“容易被忽视的重要工作”也不被一般人所了解,即使通过偶尔的几次会议或企业报上的一、二则消息,其受众面和影响毕竟有限。2004年烟草学会自己的网站正式对社会开通了。修志办作为“自家人”,当然受到了“一路绿灯”的特别关照。网站不仅专题设置了“烟草文化”和“行业专志”栏目,行业内外的网民可以从这一栏目中检索下载首部烟草志书的所有内容,而且在“学会动态”栏目中,凡修志信息不管大小都予以上网发布。同时,修志有关动态还通过学会刊物《上海烟业》和《学会信息》刊登转发。借助这一系列信息平台,修志成果和修志工作得到了前所未有的传播。从网站运行以来至今,点击率超过18万多人次,其中不乏点击“行业专志”栏目的。由于网站的影响,一些信息同时被其他传媒转载。仅2007年一年,修志信息就有8条分别被国家烟草专卖局网站、(集团)公司网站和《上海烟业报》转载。

与学术团体合署办公,自然会受其学术氛围的影响,并从中得益。将修志工作也纳入学术交流的轨道,成为学会秘书长兼修志办主任的一个想法。2006年4月,由修志办草拟的一份关于设立文史档案学组的报告,提交给上海市烟草学会。经过必要的程序,2007年6月20日,烟草学会又一个学术小组——文史档案学组正式成立。这个学组包含文博、史志、档案等专业学科,覆盖局长办公室秘书科、档案科、中国烟草博物馆、局修志办等单位、部门。在修志过程中,常常会碰到一些学术上的问题而争论不休,这个学组的成立,不仅为修志办提供了学术交流的平台,更成为企业文化建设的一个载体。因而受到行业上下的普遍关注。当时的《上海烟业报》以头版显要位置刊载了学组成立的消息。在2007年举行的小组学术交流会上,修志办发表了题为“浅谈创新在上海烟草续志中探索与实践”的论文,受到了与会成员的一致好评,并首次让人看到了修志的学术研究价值,也为今后开展史志方面的学术研讨提供了有效途径。去年以来,文史档案学组先后举行学术报告会、专题研讨会和组织参观交流活动,使其完全融入学会学术组织活动中。

三、借助学会人财物优势,开拓修志工作新局面

本轮修志得到了局(公司)领导的高度重视,尤其是硬件设施上,可以说只要我们提出申请,基本都能得到满足。但在实际工作中,尤其是在编书出书阶段,光靠硬件显然是不够的,何况局修志办只有4位正式的编撰人员。比如,在进行资料长编编写工作时,有相当一部分手写的文字资料是无法直接通过扫描仪输入电脑,必须先对其进行打印,人手不够怎么办?再比如,聘请有关专家担任顾问,钱从哪里出?还比如,组织联系人开展活动又以什么名义?这些问题,如果通过行政或人事部门解决,确实有诸多不便和难办之处。这时,作为学术团体的烟草学会,它的优势就显示出来了。我们通过劳动工资部门向劳务市场租用有打字技能的劳务工,解决了临时打印的问题;通过学术活动经费,解决了修志顾问聘请费用和联系人活动经费问题,由此为修志工作注入了活力。

学会人才荟萃,为修志工作提供了强有力的智力支撑。学会长期以来一直聘请局老领导、老高级工程师担任学会顾问。他们年事已高,平时赋闲在家,不大过问行业的事情了。但他们对修志工作很关心,每当遇到学会、修志办的同志,他们都要询问修志工作进展情况。在志稿征求意见的这段时间里,这些老顾问不仅认真审阅志稿,而且不顾年老体弱,专程到公司参加意见征求座谈会,发表自己的看法或意见,并给予热情鼓励。在日常工作中,每当碰到一些搞不清楚的专业问题时,局修志办的编辑利用学会人力资源,只要打电话给有关业务部门的专业人员,往往能获得满意的答案。这要比通过联系人转来转去要方便、直接得多,且不会误传。

修志办与烟草学会合署办公后,确实给行业修志工作带来了新的气象和新的发展。但同时我们也清醒地看到,我们之所以有今天这样良好的局面,首先归功于局(公司)领导的高度重视,其次得益于我们的财力雄厚的后盾——上海烟草(集团)公司。离开了这个前题,一切都无从谈起。所以,我们没有理由不把第二轮烟草修志工作做得更好,为行业文化的发展作出我们的贡献。