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奉贤地方志信息化建设的实践与思考(马莉苑 ) 2010/11/19

马莉苑

 

一、奉贤开展信息化建设的背景

应该说,不仅是年鉴,整个地方志工作都一直是“养在深闺人未识”的尴尬局面。尽管我们已经编了10年的年鉴,但是社会和普通民众对年鉴为何物确实知之不多,因为大多数年鉴的发行方式并不是市场销售模式,靠的是政府行为的免费发行。《奉贤年鉴》总印数才2000册,最后能拿到书的也都是各部委办局的领导,普通民众很难接触到年鉴。如果要算一个概率的话,奉贤有户籍人口51.7万人,就算2000册全部发下去,也仅仅只有0.39%的能拿到。奉贤自己人里,100个也没有一个能看到。在如此低的覆盖率面前,年鉴要创造社会效益只能是空谈。古话一直说“酒香不怕巷子深”,但是时代是在变化的,现在“酒香也怕巷子深”。年鉴修的再好,没有人看,就不能发挥其应有的社会价值。前几年,经常接到电话有索取年鉴的,但碍于印数有限,早期的年鉴基本都没有库存了。还有读者打电话提意见说:“你们的书很好,但是太重了,携带和搜索资料还是很不方便”。

正是这些读者的意见使我们反思,怎样才能更好地服务于社会?在社会信息化高度发展的今天,信息载体多、传播快、覆盖面广,传统的“一本书”、“几本书”包打天下的思维模式吃不开了,需要对年鉴的作用发挥提供新的载体和手段,这样才能不断扩大年鉴的社会效益。基于这种想法,我们下决心建设网站,希望能通过网站提供方便快捷的服务,让更多的人去利用这些资料,最大价值地发挥年鉴等各类地方志资源的社会价值。况且在信息化技术不断普及的今天,加强年鉴信息化建设,是年鉴事业应对现代科技迅猛发展形势的必然选择。

二、年鉴信息化建设的过程

在信息化建设方面采用有的放矢的做法,先集中精力把史志网站建设好。到目前为止,奉贤的史志网站建设走过了三个阶段。2004年走出了第一步,在上海市各区县中率先建成“奉贤史志”网站,为想了解奉贤历史的人们建立了信息沟通的窗口。年鉴不再是“珍藏品”,市民如果想查阅,只需登录上网就可免费浏览。在最初的建设中设想还是比较简单的,只把近两年的年鉴上传在网上,全文数据还是相对较少,主要是书籍主要内容的介绍。2006年,网站进行了第一次改版,这次调整主要是版面布局的调整和内容扩充,除了上传历年的年鉴,还把一些出版新的地方志书籍也补充进去。2008年,在信息化建设方面还有一个比较大的动作,就是将奉贤历年出版的9本年鉴和2部县志制作成电子书籍——《奉贤志鉴》,在全国各地免费交流发放。两张薄薄的光盘的信息量涵盖了原来40多斤重的书,受到了普遍欢迎。但这个毕竟也数量有限,不能满足越来越多的需求,只有上传到网上,才能更大地扩大读者覆盖面。而且2008年正是到了奉贤的二轮修志的收尾阶段,一大批优秀的镇志、部门志纷纷出炉。这些大量的资料都需要上传到网站,在技术上出现了问题。网站原有的生成技术又跟不上形势了,必须改。于是再次对网站进行了改版。这次改版可以说是脱胎换骨的变化。首先是技术上的变革。对网站构架进行技术革新,改变原有的动态访问数据库实现方案,采用静态网站的生成技术,以减轻由于不断增加的访问量造成的压力,保证网站的浏览速度。针对数据量大的特点,对网站内容管理系统进行优化,使日后的网站内容维护工作更加简便易用。其次是内容上的变革。对网站的各个栏目都做了大调整。因为现在对网站的要求不再是单纯的宣传窗口,更重要的是要把史志网站建成奉贤的地情资料库。

三、奉贤史志网站的特点

1、建设经费低

在经费充裕的条件下,开展信息化建设并不难。难的是没经费或经费短缺的情况下发挥经费的最大效益,开展好信息化建设。首先《奉贤志鉴》合集相对每年一本的电子版,应该说节约了一定的经费。为什么这么说呢?因为现在年鉴制作电子版,一本的费用大概在1万左右,而9本书的两张合集的费用不超过6万。网站从2004年到现在,所有的投入也不超过10万元。除了技术上找外面的公司设计网站,内容的更新和资料整理和上传全部由自己单位承担。主要是两位同志利用工作间隙和业余时间在整理上传。虽然辛苦一点,但在经费有限的条件下,这确是一种比较有效的方法。

2、网站资料丰富

目前已经上传的书籍有48部,文字量约达3000万字以上。其中奉贤年鉴10部、党史书籍5部、县志系列3部、镇志19部、部门专业志3部、村志2部、企业志2部和其他地情书籍4部。同时网站还设置了“大事回眸”、“风俗语言”、“古华人物”等栏目,方便读者快速了解奉贤的历史和风土人情。同时努力做到图文并茂,不仅要有文字资料,更要有图片资料、音频资料、影像资料,开辟了“图片库”、“影像资料”,努力使网站从单一的文字资料数据库转向多媒体数据库。

3、更新速度快

任何一本新书正式出版发行后,一般在两周内,全文资料(包括文字和图片)都会整理后上传到网站,尽量缩短读者等候的时间。像2009年出版的年鉴、《古华春秋》、2期《奉贤文史》都已经上传到了网上。对此做法有人不理解,认为上网了以后志书就不值钱,修志人的劳动报酬就得不到应有的回报。我们的想法恰恰相反,书是让读者看的,读者越多,对修志人的劳动成果就越肯定。靠售书养人,地方志工作是搞不好的。

4、检索功能强

之所以强调检索功能是因为检索的方便与否,直接影响了读者的使用效率。所以在网站中特别设置标题和正文分类检索,以及栏目检索。在《奉贤志鉴》中除了简单文字检索外,还设置了高级检索,可以设置各种条件,如作者、时间等,保证检索结果的精确性。

5、利用率逐步提高

开展信息化建设、搞网站的目的就是为了让更多的人利用。从网站的浏览量上,也可以反映出利用率的高低。记得改版前浏览量历年累计不超过10万人次,但2008年12月16日改版开通后,浏览量迅速增加,到目前为止网站浏览量已达152634人次。11月底浏览量还是150412人次,一个月不到的时间增加了2000多人次。虽然这个数据不能和大网站比,但在奉贤的各种部门网站中,史志网站的浏览量却是最高的,已成为奉贤政府系统的骨干数据库,为宣传地方特色文化做出了贡献。

四、对信息化建设的建议

1、网站之间要实现资源共享,形成规模效应

无论在地情库建设,还是在网站设计上,如果各区县都自主建设,各干各的,就相对分散,没有形成体系,无法实现共享,难以形成整体优势,进而发挥规模效应。在这个方面,我觉得应该由市地方志办公室牵头统筹,将全市的网站的资源信息有效地整合在一起。比如山东省省情网通过不断探索和实践,通过地情信息管理系统软件,成功地将全省1个省级、16个市级、68个县级地情网站有效地整合在一起,省、市、县三级联网,互联互通,资源信息有效整合,发挥规模化效应。同时,上海市地方志办公室应制定地情网站建设达标、验收标准,制订地情网站建设的管理制度等措施,使各区对地情资料搜集范围、上网资料规模,数字化资料报送、专题栏目建设和上网制度做到心中有数,有条不紊,有章可循,避免重复建设、资源浪费、概念混淆以及信息资源无法共享等问题。

2、从建网逐步向建库转变,建立方志资料数据库系统

方志资料数据库系统的建设是一项长期的工程,也是信息化建设必须要完成的任务之一。现在的网站建设,可以说是在为数据库的建设打基础,网站不能代替数据库。我个人认为这个数据库系统应由市地方志办公室统一建立。不然,各区县各件各的,用的软件都不同,一方面还是无法发挥资源共享优势,另一方面造成经费的浪费。依托现代信息技术建设的地情资料库,引进和应用当今先进的网络多媒体技术,地方志资料的信息表现形式得到了进一步丰富,不仅可以数字文档的形式记载地方志文献资料,还可以图片、动画、视频、音频、应用程序等社会公众喜闻乐见的形式,形象直观地表现地情信息,利用地情资料库的搜索引擎,可以对各种地方志资源数据库进行检索,从根本上改变了获取信息、处理信息的形式和方法,满足了人们多样性信息需求。同时,人们可以随时随地通过国际互联网访问地方志文献数据库系统,对数据库进行自由查询,扩大了地方志的读者范围,使更多的读者能够更准确地进行检索,更方便地共享地方志信息资源。

3、加大宣传力度,提高地方志知晓率

要社会接受地方志,宣传工作是必不可少的手段。应当借助于社会上的大众传播媒体,全方位、多层次地宣传新编地方志。可以利用国内影响较大的报纸联合开辟方志专版,像史学界在《光明日报》上开办《史林》那样,搞一个方志园地。还应利用报纸、广播、电视等举办方志和地情知识竞赛和有奖问答等活动,促进人们学习方志、了解方志、使用方志造福社会,志界亦应建立自己的宣传体系。同时网站也要尽量与一些当地的门户网站和社会热门网站建立链接,只有采取各种手段扩大知晓率,才会有更多的人来利用年鉴和其他方志资料。

这几年,在信息化的建设中我们付出了许多,也收获了许多。通过各种宣传,奉贤区地方志办公室的地位和作用得到了领导和大众的肯定。在中国地方志协会年鉴工作专业委员会第二届大会上,奉贤被推荐为中国地方志协会年鉴工作委员会理事,奉贤区地方志办公室主任丁惠义同志被推荐为中国地方志协会年鉴工作委员会副秘书长。通过网站,我们扩大了读者群,拥有了一些忠实的读者,他们的意见和建议促使《奉贤年鉴》不断地精益求精。我们也期待能有越来越多的网友读者帮我们发现问题、解决问题。

最后,信息化建设也不是一蹴而就的,需要一个循序渐进的过程,而史志网站的建设也仅仅是信息化建设的初步阶段,许多问题还留待去考虑,去解决,比如信息化带来的安全隐患、资料保密、知识产权保护等问题。我们要做的就是结合自己的实际,量力而出,一个一个解决,踏踏实实地走好每一步,有条不紊地推进年鉴以及整个地方志的信息化建设。

(作者单位:上海市奉贤区地方志办公室)