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试谈年鉴校对的方法与创新(吴庆) 2012/09/28

吴庆

 

“年鉴是逐年编纂连续出版的资料性工具书”,年鉴与其他出版物相比,有其独特之处,从“逐年编纂连续出版”的角度看,年鉴有报纸、杂志的特点;从“工具书”的角度看,年鉴又有辞海、字典的特点。年鉴的校对,既可采用一般出版物的校对方法,又要具体问题具体分析,针对其特点,创新校对方法,事半功倍地完成校对任务。

一、年鉴校对的主要特点

1.工作量大,时间紧。年鉴虽然隔年出版,但为了缩短出版周期,增强资料的时效性,一般在编辑出版年的8〜11月出版。从年初的撰稿员会议、收集年鉴素材到对材料的编辑加工,周期一般只有半年时间,纯粹用于校对的时间则更短。从上海各区县的综合年鉴来看,动辄百万字,区区数名编辑要在短时间内完成大量文字的校对工作,任务重,压力大。

2.质量要求高。年鉴是资料性的工具书,承担着公共信息传播平台和记录历史的重要作用,是政府信息公开的重要方式。年鉴信息记录的偏差会在较长时间造成影响,甚至造成历史性的遗憾,因此,校对工作必须坚持质量第一的原则,对历史负责,对读者负责,精益求精,维护年鉴的严肃性和权威性。

3.信息覆盖面广。年鉴所提供的是“经过整理加工的各类型的资料,凡一年来重要的信息资料,年鉴全部收录”。可以说,年鉴所提供的信息几乎涵盖了从经济基础到上层建筑的所有领域,从政治、经济、文化、社会发展到人民生活、民俗民情,无所不包,覆盖范围堪比百科全书,这对校对工作提出了挑战。校对人员除了必要的校对知识外,还必须深入了解地情资料并具有宽广的知识面。

4.稿件质量参差不齐。年鉴编纂工作一般由地方政府主导,成立编纂委员会,组建以党政机关、事业单位为主的编写网络,经费由财政进行保障。优点是有一支稳定的撰稿员队伍,确保稿件即时交到编辑部。缺点很明显,稿件来源单一,部分撰稿员不是专职文字工作者,文字水平不高;领导不够重视,撰稿员积极性不够,甚至以年终总结和汇报充数;撰稿员更换频繁,难以保证稿件内容的连续性,增加校对难度。

5.编校合一。年鉴在编辑过程中,一般不设单独的校对岗位。责任编辑同时承担组稿、编辑和校对的工作,编辑时即要进行初步的校对,在校对时仍然要不断修改、补充和完善。优点是节省人员,任务落实到人,责任编辑更了解所负责的栏目。缺点是编校工作流程化,日复一日、目不转睛地接触同一内容,会使编辑出现思维定势和疲劳失误,产生厌烦心理,大脑对文字的敏感性减弱,容易对错误“熟视无睹”。

二、年鉴校对的主要方法

校对按其目的可分为校异同和校是非,校异同是指校对与原稿的异同,校是非是指判断原稿的是非,现今年鉴的稿件都是电子稿,因而校对的主要目的是校是非。年鉴校对,要防范以下三个方面的差错:语言文字类错误,版面格式错误,思想内容方面错误,其中语言文字类错误较常见。鉴于年鉴校对的特点,笔者将传统的校对方法在实践中进行改进和发挥,归纳总结如下:

1.对校法。史学家陈垣说:“对校者,即以同书之祖本与别本对读”。年鉴是连续出版的工具书,并无祖本或者别本,笔者将其引申为与上年年鉴对比校对。年鉴所传递的信息,尤其是数据有连续性,地名、人名等专有名词相对稳定,单独校对本年稿件,难以发现问题,对比校对则易于发现差异,便于进一步匡谬正误。本方法适用于责任编辑自校阶段,易于从数据变动值和专有名词的变化中发现问题。查找到的问题,可能本年信息有误,也有可能上年记载失实,必须进一步和撰稿员沟通,查找资料,才能确保信息准确。

2.本校法。陈垣指出:“本校者,以本书前后互证,而抉摘其异同,则知其中之谬误。” “异同”,指书中的内在矛盾,“前后互证”是发现内在矛盾的方法。年鉴是众人成书,一部年鉴的撰稿单位有百余家,撰稿员有数百人,不同的撰稿单位从各自的角度记载同一内容,数据来源有可能不同,专有名词会出现差异,所谓“横看成岭侧成峰,远近高低各不同”,抵牾之处难免。责任编辑负责不同的栏目,难以从宏观的角度发现问题。从年鉴全书角度出发,则能有效寻找到矛盾冲突之处。本方法适用于对校和统校阶段,要着重校对各类目交叉数字、释文与表格数字、综述与条目数字、表格间数字、同一内容在不同栏目表述是否一致。发现的问题,需进一步和撰稿员沟通,查找资料;如有统计局提供的相关资料,则应以统计资料为准。

3.他校法。陈垣认为:“他校者,以他书校本书。”“他书”一般指工具书或者其他内容相关的书,笔者此处将“他”引申为包含计算机网络在内的现代媒体。人的知识面总是有限的,在校对过程中,要养成存疑即翻工具书习惯。计算机网络给校对带来了革命性的变化,大大提高校对质量和效率。首先,信息技术革命以前所未有的方式对社会进行变革,信息处理技术广泛进入人们的生产和生活中,各级政府网站和门户网站普遍建立,可以快捷方便的查到所需资料。其次,现今社会,知识更新速度加快,而辞海等工具书十年一编,难以跟上时代步伐,网络知识更新极快,可以有效弥补工具书的不足。此外,网络大大拓展了知识的来源面,一些专业术语、外国人名等也可以方便地通过搜索引擎找到相关资料。使用计算机网络参与校对工作适用于校对的各个阶段,但网络知识缺乏权威性。笔者的做法是,以网络为参照,发现疑问,最终仍以工具书为准,并就专业问题积极与撰稿员进行沟通。

4.理校法。即运用各种知识进行分析、推理,作出是非判断。一些撰稿员由非专业岗位的工作人员“客串”,稿件差错不少。笔者一直在校对过程中,主张“大胆假设,小心求证”,敢于怀疑、推理,细致求证。例如,在校对体育栏目时,一处记载某少年举重运动员以220公斤打破本地抓举记录,此处仔细一分析,绝无可能,即使世界记录也达不到,经过查证,才发现撰稿员笔误,应该是打破总成绩记录。在记述历史的时候,经常会出现年代记载错误,如把1506年错写成1056年,一下子由明代变成宋代,熟悉历史的人很容易推理出此处的纰漏,此种案例不胜枚举。理校法在年鉴的校对过程中被广泛运用,要求校对者知识面宽广,多学习,多看书,才能在校对过程中游刃有余。

5. 人机结合校对。计算机软件是校对的得力工具,对于查检错别字、专有名字、成语的错误方面,效果好,速度快,辨识能力高,但计算机校对也有明显的不足。校对是高度智能化的工作,依赖于各种知识,而计算机只是按照人们事先设置好的程序,去完成工作,对字、词和标点符号的校对效果比较好,对大部分违法语法规则、逻辑规律的错误和知识性、政治性的错误却无能为力。此外,校对软件认定的疑似错误,还有大量的误判,需要校对人员进行认定。人机结合校对要选择适合的校对软件,以人校为主,找到人机优势互补的最佳结合点。

其他常用校对方法还有核红、技术整理等,核红即核对上次校对改动的字符是否改正,有无错改、漏改。技术整理是年鉴校对的最后一个环节,主要包括检查目录、字体、字号、插图的形象与文字是否相符、图表与正文是否衔接、表格和公式是否准确规范等问题。年鉴在校对时,由于人手不够,常常出现因改动不当和疏漏而出现的差错,因此,核红和技术整理是校对过程中重要的“把关”环节。

三、提高校对的质量和效率

年鉴校对工作任务重,要求高,要想高质高效地做好这项工作,殊非易事。提高校对质量和效率,必须加强编辑队伍建设、内部挖潜、规范编辑流程,笔者在这里谈谈自己的认识和理解。

1.从源头抓好稿件质量。年鉴资料的收集是最基础的工作,“问渠那得清如许,为有源头活水来”,稿件水平高才能确保年鉴质量。以《嘉定年鉴》为例,共涉及撰稿单位180余个,撰稿员300余人。编辑部一方面做好撰稿单位的工作,落实撰稿人和审稿人,实施行政首长负责制,让单位领导重视年鉴工作。另一方面,加强对撰稿员的业务培训,编撰《嘉定年鉴》撰稿手册,分栏目开撰稿会议,要求责任编辑和撰稿员做好沟通工作,进行一对一辅导,加强感情交流,及时为撰稿员释疑解难,确保优质稿件及时上交编辑部。

2.提高编校人员的素质。年鉴所涉及内容包罗万象,年鉴编辑可谓是“杂家”,需要具有广博的知识、扎实的文字功底、高度的政治敏感性以及严谨、热情的工作态度。当今的世界是个知识爆炸的年代,新知识、新名词、新术语不断涌现,编校人员要有创新意识,必须终身学习才能跟上高速发展的社会,“读书破万卷,下笔如有神”,不断学习才能提高编校水平。素质的提高并非一朝一夕能完成,需要经过日积月累的学习,要抓好业务培训,把个人自学、业务培训、专业探讨、新老帮带相结合,尤其是让年青的编辑从书本中学习、从实践中学习。编辑除了要掌握年鉴学的理论系统和编辑学知识外,还应加强文史哲等素养,每人都应有一套专业的背景知识,能在某一方面有所专长,既是“杂家”又是“专家”,才能在最大限度保证年鉴信息的权威性。

3.形成有战斗力的编校团队。年鉴编校是一项集体性的工作,团队合作尤为重要,每位编辑都须具备大局意识和协作精神,俗话说,“人心齐,泰山移”,集体整合之力较个人单打独斗呈几何级增长倍数。首先,编辑部要形成民主、融洽的气氛。校对中出现难以决断的问题,编辑部经过探讨甚至争论,往往能得出经得起考验的结论。理不辨不明,百家争鸣的民主校对气氛,才能调动编辑的积极性,使研讨既成为有效的工作方法,又是互相学习的过程。其次,编辑之间要做好协调和沟通。俗话说,“尺有所短,寸有所长”,一个人的视野有限,都有知识短板,且长期负责某一领域的编校,容易形成思维定势,而旁观者清,只有成员之间互相沟通和提醒,才能取长补短,提高校对质量。此外,有机组合编校人才,挖掘每个人的潜力。不同的编辑有着不同的工作经历和知识背景,让有不同专业背景或知识面的人负责相应栏目,能实现编校效果的最大化,尤其是在互校的过程中,成员之间的知识体系要形成“交叉火力”,尽可能消除藏隐患的“死角”。

4.形成规范有效的校对制度。孟子说过,“不以规矩,不能成方圆”。任何一个团队都必须有一定的办事规程,否则,就会成为一盘散沙,有效的校对制度才能保证年鉴的质量。校对行业普遍采用的有“三校一读”制度,各编辑部也都有各自的校对制度。以《嘉定年鉴》为例,实行责任编辑负责制,要求责任编辑在编稿时,即要全方面对文字、语法、标点符号等进行把关,减轻后期校对压力。建立“五校”制度:一校是编辑自校,二校在编辑自校基础上进行互校,三校是交叉校对,四校是分块校,五校是统校。各个阶段各有校对的侧重点,全体编辑人员团结合作,形成一张严密的校对大网。建立相应考评制度,在年鉴出版后,对年鉴编辑过程中出现的问题进行总结和交流讨论,每次校对都是一次学习和收获的过程,编辑的素质在实战中不断提高,并为下一年的编校工作提供经验。

年鉴的校对是一项艰辛、清苦的工作,“宝剑锋从磨砺出,梅花香自苦寒来”,年鉴工作者只有不断付出艰辛的劳动,才能打磨出精品年鉴。希望自己的粗浅认识和观点能够提供一点参考价值,起到抛砖引玉的作用。

注释:

① 许家康著:《年鉴编纂入门与创新》,第4页,线装书局,2006年。

② 年鉴可分为综合性年鉴和专业性年鉴,本文所指年鉴主要指地方综合性年鉴。

③ 肖东发著:《年鉴学概论》,第87页,中国书籍出版社,1991年。

④ 三校一读:一校、二校以对校为主,任务是消灭录排差错;三校以本校为主,任务是发现并质疑原稿错讹;一读是最后通读检查。