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做好审读工作 提高地方综合年鉴质量(王继杰) 2012/12/10

王继杰

 

国务院《地方志工作条例》明确要求:县级以上地方志工作机构须履行组织、指导、督促、检查地方志工作的基本职责。上海市地方志办公室根据地方志工作实际和趋势,及时将年鉴特别是地方综合年鉴工作纳入地方志工作范畴,以区县年鉴审读制度为抓手,提高年鉴质量,推进地方志事业发展。根据中国地方志协会年鉴工作专业委员会要求,作简要回顾总结。

一、区县年鉴审读制度的建立与完善

1.顺势而为,建立区县年鉴审稿制度

上海市首轮社会主义新方志发起于上世纪80年代初,各区县承编市规划志书,至1993年县志系列丛刊(10部)完成,1999年区志系列丛刊(12部)全部出版,部分区县开始编纂年鉴。为保持地方志工作长期稳定发展,根据中国地方志指导小组有关文件精神,1997年6月上海市人民政府办公厅转发市地方志办公室《关于进一步加强本市地方志编纂工作的意见》,要求“各区、县在完成区志、县志后,可组织编纂区、县综合年鉴及其他地情资料”, “已编纂年鉴的单位,要认真总结经验,提高质量,更好地为现实服务。尚未编纂年鉴的单位,要积极创造条件开展有关工作”。区县地方志办公室积极响应,纷纷开始编纂区县年鉴。

由于年鉴当时还属新生事物,方志工作者一时对其体例、内容、框架、文风等认识不一,区县年鉴呈现低水准的 “百花齐放”局面,迫切希望市地方志办公室能加强对年鉴工作的指导。2000年5月上海市人民政府办公厅下发《关于进一步做好上海地方志编纂工作的通知》,要求“已经开展年鉴编纂的区县和部门的方志机构要不断总结经验,注重提高质量;尚未开展年鉴编纂的区县和部门的方志机构要承担年鉴编纂任务。市地方志办公室要担负起全市年鉴编纂的联络、指导以及各区县政府综合年鉴的审稿等任务”。据此,上海市地方志办公室及时制订《关于区、县政府综合年鉴编纂的暂行规定》和《关于区、县政府综合年鉴审稿的暂行规定》,于2001年4月13日下发。前者对区县年鉴的指导思想、框架结构、内容类目、保密、图表和检索、文体文风与文字作出规定,后者对区、县年鉴审稿的送审程序、审稿组织、审稿时间、审稿要求、送审稿的质量标准及审稿结论作出规定,主要有:区、县政府综合年鉴总纂定稿后须形成送审稿,首先报区、县政府审核,审核通过后再报市地方志办公室审稿;组织市志办和区、县志办、专业部门有关领导和有年鉴编纂经验的人员组成审稿组予以审稿;15日内完成审稿任务;审定通过后本办即复同意出版的批文,区、县地方志办公室和区、县政府综合年鉴编辑部接到批文后才可送交出版。

2.与时俱进,完善区县年鉴审读制度

2006年国务院《地方志工作条例》颁布,将县级以上行政区域名称冠名的地方综合年鉴纳入地方志范畴,极大地推动了年鉴事业的发展。2008年,上海市地方志办公室在广泛认真调研的基础上,总结历年区县年鉴审读工作经验与不足,决定加强对区县年鉴的检查指导,提高年鉴审读质量,对审读方式进行调整,一是重新起草区县年鉴审读5项基本要求:(1)坚持正确的指导思想和党的路线、方针、政策,遵守宣传纪律和保密规定等。(2)遵循综合年鉴体例的基本规范,突出区(县)情特色和年度特点。(3)以客观、准确的资料,反映区县在年鉴记述年度内的基本情况和具有年度特色的大事、新事、特色事,突出年鉴的资料性。(4)记述文字简洁、明了,符合汉语言文字书写规范。(5)符合公开出版物的基本要求。二是审读后提出详细的书面意见,以会议形式面对面地反馈审读意见,以办公室文件形式向区县年鉴编纂单位下达评价和修改意见。当年6月至10月市地方志办公室组织年鉴专家、地方志系统业务骨干和本办业务人员分别对19个区县年鉴进行审读。由于审读质量高、反馈意见快、交流方式好,受到各区县地方志办公室好评,区县年鉴的编纂水平明显上了一个台阶,因此从2009年起,区县年鉴审读方式改“全面审读、逐一反馈”为“重点审读,集体研讨”,即在中心城区和郊区综合年鉴中各选择2部左右进行重点审读,审读内容从一般的编辑规范向共性问题、难点问题的转变,力求形成基本共识、统一规范。

二、实行区县年鉴审读制度的效果和意义

坚持实行区县年鉴审读工作,对于提高年鉴质量、形成年鉴编纂共识、密切市与区县地方志办公室的联系和提高方志队伍业务素质很有帮助。

1.提高质量

审读工作成为年鉴编纂的重要环节,审读意见把好政治关、史实关、体例关和文字关,经编纂单位认真汲取、修改,有助于全面提升年鉴质量。例如,《静安年鉴》的综述、概况条目一度较为冗长,审读反馈后加以梳理、提炼,明显改观;《普陀年鉴》条目选题得当,“一事一条”特点鲜明;《长宁年鉴》栏目下的概述分目、分目下的概况条目设置不统一,后基本做到大体一致。在全国年鉴优秀成果的多次评奖中,上海区县综合年鉴得奖率较高。例如,2004年,在由中国地方志指导小组、中国地方志协会举行的首届中国地方志年鉴评奖中,区县得奖年鉴占上海区县综合年鉴的68.4%;在由中国版协年鉴研究会举行的第三届全国年鉴编纂出版质量评奖中,区县综合年鉴得奖年鉴占上海区县综合年鉴的63.2%。2011年1月18日,中国地方志指导小组办公室和中国地方志协会在云南昆明市召开全国地方志系统第二届年鉴颁奖大会。上海有6部区县年鉴申报,全部获奖,其中《黄浦年鉴(2009)》、《浦东年鉴(2009)》获县区级地方综合年鉴特等奖,《闸北年鉴(2008)》、《嘉定年鉴(2008)》、《徐汇年鉴(2007)》、《虹口年鉴(2009)》获县区级地方综合年鉴一等奖。

2.形成共识

通过审读,形成研讨、交流良好氛围,求同存异,达成年鉴质量共识。2006年上海市年鉴学会系统整理上海地区年鉴编纂实践中形成的基本共识和编纂规范,拟定《上海市年鉴编纂指南》,分为框架设计、条目标题、条目撰写、语言问题、书写格式、名称表述、时间表述、数字使用、标点使用、计量名称、图片表格、部分汉字的使用和版面版式等13个部分,提供给各年鉴编纂单位参考。2010年4月12日上海市地方志办公室下发《上海市地方综合年鉴质量若干规定(试行)》,主要内容有:

——地方综合年鉴质量的总体要求:指导思想正确,框架设计合理,条目撰写规范,内容记述准确,行文符合标准,系统反映本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况,体现时代特征、地方特色和年度特点。

——遵循地方综合年鉴体例,分类科学,层次清晰,结构严谨,领属关系得当。

——框架基本稳定,并保持连续性;与时俱进,坚持继承与创新相结合。

——年鉴的主体一般为3个层次即栏目(类目)、分目和条目。也可为4个层次即栏目(类目)、分目、子目和条目。

——年鉴体裁:记、条目、图表、附录和检索系统。以条目为主体。

——条目分为综合性条目和专题性条目。综合性条目记述内容包括年度内基本情况、重要数据、年度特点等方面的要素。其中重要数据要保持相对稳定和连续,以体现资料的连续性和可比性。专题性条目一般具备6个要素:时间、地点、事情、人物、原因、结果。用数据和资料记述事实。

——行文以记叙文为主兼具说明文体,客观记述,言简意赅,符合汉语言规范。

3.密切联系

通过审读,市与区县地方志办公室、各区县地方志办公室之间建立了密切的业务联系,在此基础上,上海市年鉴学会分别成立了中心城区和郊区年鉴专业委员会,不定期召开年鉴协作会,研讨年鉴编纂中的热点、难点问题,如年鉴综合性内容的记述规范、区县综合年鉴的创新与规范、年鉴的存史及使用价值以及年鉴编纂队伍建设等。

4.锻炼队伍

审读人员由市地方志办公室具有中级及以上技术职务的业务人员(包括离退休)、区县综合年鉴编辑部业务人员。通过审读,不仅编写人员,所有参与审读人员的业务水平也得到提升。例如,市地方志办公室的业务人员都参加了审读工作,在一、二轮修志之间业务淡季,年鉴审读工作成为极佳的业务练兵机会。

三、实践区县年鉴审读制度的体会与思考

经过十多年区县年鉴审读实践,我们体会到,只有坚持审读有责、审读有章、审读有方,才能做好这项工作。

1.审读有责

一地地方志工作机构理应主管区域内地方志工作,在国务院《地方志工作条例》颁布之前,年鉴与地方志关系尚不明确,上海市地方志办公室一方面把年鉴编纂作为稳定区县地方志工作机构的抓手(曾经存在多个区县地方志办公室被撤、年鉴办公室犹存的局面,之后年鉴办公室又成为恢复地方志办公室的基础),同时清醒意识到质量是地方志的生命,千方百计组织业务力量、落实审读经费,将年鉴审读作为办公室基本工作,把提高年鉴质量作为办公室基本职责。《地方志工作条例》明确以县级以上行政区域名称冠名的地方综合年鉴出版审批权在本级人民政府或者其确定的部门,而不在市地方志办公室。是否继续审读?一度存在分歧,最终达成共识:必须履行职责,不仅要继续做,而且要做得更好。

2.审读有章

上海市地方志办公室始终坚持按法规、文件要求开展年鉴审读工作。2001年4月依据2000年5月上海市人民政府办公厅下发的《关于进一步做好上海地方志编纂工作的通知》建立区县年鉴审稿制度;2008年根据2006年5月颁布的国务院《地方志工作条例》,依据组织、指导、督促、检查地方志工作的要求,调整完善为区县年鉴审读制度,改批准出版文件为质量评价意见。之后的业务性规范如《上海市年鉴编纂指南》、《上海市地方综合年鉴质量若干规定(试行)》也均以文件形式下发。

3.审读有方

区县年鉴审读方法应随工作实际不断调整和深化。初期审读意见较集中于编纂规范,经过数年努力,形式方面问题大为减少,区县方志办希望进一步提高内容质量:审读不能仅仅改改错别字、标点符号,拿拿审读费。2008年,市方志办根据区县反映情况,改变审读方法:实行全面审读,提升审读质量,不向区县志办收取审读费用,改由市方志办承担(目前审读费用仍从《上海年鉴》编纂经费列支)。由于审读对提高年鉴质量颇有帮助,现在虽然不作硬性规定,仍有半数以上区县年鉴送交审读,有的专业年鉴也主动要求帮助审读。

 

上海市地方志办公室结合年鉴工作实际,坚持区县年鉴审读制度,尽管取得了一些成效,但相对于年鉴事业的发展要求,仍有相当的提升空间。总体而言,审读意见偏重体例、行文规范,引导内容质量方面力度不够,对于地方综合年鉴作为一地年度资料性文献的深层次问题研究不深、办法不多,有待于继续努力,完成年鉴审读工作新的飞跃!

(作者单位:上海市地方志办公室)

*本文系作者于2012年8月21日在中国地方志协会年鉴工作专业委员会第二届学术研讨会上的交流发言。