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以科学发展观为指导 提升年鉴编纂水平 2014/05/20

孙培兴

 

年鉴是地方志文献的重要组成部分,是系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献,具有鲜明的时代特征、地方特色、年度特点。《嘉定年鉴》始创于1990年,至2012年已先后出版22卷。二十二年来,《嘉定年鉴》坚持与时俱进、开拓创新的编纂思想,力求准确把握地区综合年鉴的定位,正确处理规范和创新的关系,科学合理地设计框架,注重流程管理,提升编纂水平。该年鉴先后获首届全国地方年鉴县、市年鉴二等奖(1994年),第二届地方年鉴县级一等奖(1999年),第三届全国年鉴编纂出版质量综合一等奖,获中国年鉴奖(2004年);第四届全国年鉴编纂出版质量综合一等奖(2009年)。获第二、第三、第四届、第六届全国年鉴编校质量检查评比一等奖;《嘉定年鉴(2010)》获第五届全国年鉴编校质量检查评比特等奖,标志着《嘉定年鉴》的编纂质量提升到一个新的高度。在2011年度上海市地方志办公室组织的区县地方志工作单项优秀考核评比中,《嘉定年鉴(2010)》获志鉴编校质量优秀奖,获上海市第三届地方志优秀成果(年鉴类)二等奖。2011年11月15日,《东方城乡报》以“《嘉定年鉴》成为国内年鉴行业标杆性志书”为题,对《嘉定年鉴(2010)》获全国特等奖予以专题报道,认为《嘉定年鉴》编纂质量日益提高,影响逐步扩大,已成为国内年鉴行业中标杆性的志书。《嘉定年鉴》经《中国知识资源总库》编辑委员会审定,列为“中国年鉴全文数据库”全文收录年鉴,年浏览、下载量逾200万次;与国内近200个省地市区县建立年鉴互动交流关系,《嘉定年鉴》编纂质量日益提高,影响逐步扩大。回顾总结《嘉定年鉴》编纂工作历程,我们主要在以下四个方面进行了探索和实践:

一、科学合理设计框架

志书,是特定时段、特定地域的一方全史;地方综合年鉴,是特定地域的年度百科全书。年鉴属地方志范畴,具有地方志的基本功能:“存史、资政、育人”。其中首先是存史功能,所以在框架设置时要考虑符合地方志的基本体例,注重行业分类合理,横不缺项;把握和体现年鉴的时代性、地方性、年度性、科学性特点。年鉴的框架是全书内容和结构的整体设计,是年鉴的基本结构,它关乎一部年鉴的内容是否齐备、特色是否鲜明、编排是否合理。一部高质量的年鉴,离不开设计周全、严谨合理、科学有序的框架结构。框架设置和内容记述是互为依存的两个方面,合理的框架设置是为了更好地反映年鉴所要记述的内容,而内容的记述必须通过适当的框架设置来体现。

《嘉定年鉴》框架从首卷的以特载、概况为纲,以大事记要为经,以政治、经济、建设、科教文卫、社会、人物、乡镇概况7编为纬的设计逐渐充实完善其结构,第七卷起增设专文,第十卷起增设专记等栏目,时后根据地区经济社会发展,增设上海国际汽车城、私营经济、旅游业、现代服务业、嘉定新城等栏目,逐步形成编纂特色。卷首为特载、嘉定概貌、大事记、专记、专文等栏目。“百科”部分按栏目、分目、条目三个层次编排,栏目大体以党政群团、治安司法、经济发展、城镇建设、社会事业、镇(街道)、部(市)属单位选介、先进人物与集体等为序。“百科”部分相对稳定,常设栏目30个、分目210个、条目1600条左右,收录统计表格百余张,串文照片200余帧。全区经济及社会发展统计资料等编入附录。卷末有索引,特设年度专题宣传彩页。其框架设计在体现年鉴体例特色的同时,站在志书的高度,提升年鉴成果的“兼容性”,在年鉴为地方志编纂积累资料实践中作了有益的探索,得到读者和业内人士的好评和肯定。在全国年鉴编纂出版质量检查评比中,连续四届获框架设计一等奖,一届获特等奖。

二、优化编纂流程管理

流程管理是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续提高组织业务绩效为目的的系统化方法,其核心是要求组织从实际出发,围绕劳动产品生产过程的需求,以流程为基础,通过流程的优化、规范和改进来提升竞争优势和改进绩效。流程管理的宗旨和目的是通过精细化管理提高受控程度,通过流程的优化提高工作效率,通过制度或规范使隐性知识显性化,通过流程化管理提高资源合理配置程度,快速实现管理复制。年鉴编纂流程的科学化,则是体现和明确在年鉴编纂运行过程和各环节在时间、空间及方法、步骤间的有机联系,按规则有条不紊地运作。

如何完善和优化年鉴编纂工作流程和审改稿工作制度,是确保提高年鉴质量和可持续发展的重要保证。我们按照“三、六、九”(即三月完稿、六月排版、九月出书)的要求,按专业、分栏目把审改稿、编排、校对任务逐一分解到责任编辑,层层落实责任编辑负责制。一是落实签发稿制度,建立文稿档案和材料追溯系统。二是强化编辑流程管理,制定稿件处理程序和时间节点安排计划。三是严格校对制度,采取“五校”制度(即:一校编辑自校,二校编辑自校基础上的互校,三校交叉校对,四校分块校,五校统校),辅以运用黑马校对软件。编辑部人员围绕提高《嘉定年鉴》品位质量,发挥团队作用,集思广益,博采众长;充分调动和发挥编辑人员的工作积极性、主动性,创设良好的工作氛围和宽松和谐的学术探讨环境,各尽其能,各负其责,主编、编辑一条心,淘尽黄沙始得金。

三、注重年鉴社会效益

党的十七届六中全会审议通过了《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》,强调要推进社会主义核心价值体系建设,促进文化大发展大繁荣。党的十八大明确提出“增强文化整体实力和竞争力”、“树立高度的文化自觉和文化自信”的要求。当前,我国正处于创新驱动、转型发展的关键时期,对文化建设提出了新的更高要求。如何在推进文化改革发展的过程中,发挥和提升年鉴在建设中国特色社会主义文化事业中的独特作用,促进年鉴事业健康发展是年鉴工作者的历史责任。

地方综合年鉴是系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献,是地方党委、政府主持编纂的,具有权威性、系统性、科学性的工具书,因而具有“官书”性质。其功能定位决定地方综合年鉴必须注重社会效益。年鉴是知识的载体、信息的媒介,它的效用只有在广泛传播中才能产生,它是开展对外宣传的优秀文化产品,具有较强的文化辐射力和影响力。在日常编纂实践中,我们在以下三方面作了探索和实践:一是注重宣传彩页制作。我们以“让年鉴再现历史变革的轨迹,向世界展示嘉定发展的风采”为宗旨,始终以社会效益为第一,统筹考虑年度宣传彩页设置,以系统展示和反映地区、部门、行业风采和建设成果进行选题,不以盈利为目的,不参与商业运作。先后开辟精神文明建设、劳动模范、学术带头人、经济园区、规模企业、喜看嘉定30年、嘉定解放60年大事图记、嘉定教育工作巡礼、嘉定文化工作巡礼及街、镇新貌等专辑,受到各方好评。二是加大图片入鉴数量。图片是年鉴条目的重要组成部分,是条目文字内容的有力补充。其主题突出、画面清晰,具有较高资料价值和存史价值的图片,可以比文字更加形象生动地展示城市(地区)经济、社会发展的面貌。图片具有强烈的时代气息和时代特征,图片入鉴可以提高使用价值、收藏价值和观赏价值。年鉴作为资料性工具书的一种,其对图片的要求是图文并茂。图,就是插图(串文图),通过形象化、典型化的图像使读者对条目所提供的信息和知识获得直接的感知,是释文的一个重要表现形式。文,就是释文的准确、洗炼,给读者以可靠的信息和知识。二者相得益彰的完美结合是一部优秀工具书产生的重要前提。进入新世纪,《嘉定年鉴》编辑部重视图片资料的积累和运用,逐年增加图片入鉴数量,从组稿环节抓起,建立图片资料库,年征集图片1000余幅,年鉴运用图片年均400余幅。《嘉定年鉴(2012)》收录图片482幅。三是认真做好发行工作。《嘉定年鉴》每年的发行时间基本保证在10月份,《上海年鉴(1996)》卷发行后,我们高度重视发行工作,基本做到将两部年鉴同步发行,先后两次由区委、区政府办公室发文,要求各单位一如既往做好发行工作。《嘉定年鉴》每年的印数2100册,发行1200册,交换200册,赠送300册,库存400册。《上海年鉴》每年的发行数保持在220册以上。在具体做法上,由年鉴编辑部印发年鉴发行通知告知各单位领导,内部落实编辑人员责任制,各责任编辑负责所编栏目单位,先电话联系,确定发行数量,然后结合《嘉定年鉴》稿费发放一并处理,凡发行数在3册以上的原则上送书上门,对发行数量较多的单位经办人员给予适当的鼓励。近年来,由于《上海年鉴》出版周期较长,出现不同步现象,我们采取先办手续后送书的办法,保持年鉴发行工作的连续性,保证发行数量的可持续发展。发行实践使我们感到:年鉴发行工作与年鉴编辑工作同等重要,只管编辑不管发行,或将书籍存于库房,丧失书籍应有的流通功能,其资政、教化作用从何谈起;其二,年鉴发行工作要贯彻科学发展观,年鉴是逐年编纂连续出版的资料性工具书,具有年度性、连续性的特点,因此在发行工作中强调“一如既往”有可操作性;其三,正确处理“购买”与“赠送”的关系,年鉴作为“官书”,由政府包揽发行,对从事年鉴编辑部门来说可大大减轻发行工作压力,但在一定程度上其书籍本身的价值打了折扣。《地方志工作条例》颁布后,我们与区财政曾考虑由政府“买单”,取消单位购买行为,后经反复权衡,为保持年鉴“官书”定位,体现编著价值和单位重视程度,仍采取定价发行不变办法,一直保持到今天,在区内已形成“潜规则”;其四是做好服务工作,主动为年鉴撰稿单位提供书籍购买、资料查询等方便,与撰稿人员加强沟通与联系,建立友好关系。总之,作为年鉴编辑部,不仅要编好书,更要做好发行工作,只有这样才能发挥其应有作用。

四、强化团队制度建设

有效的管理制度和工作制度,对年鉴编纂工作起到强有力的保证作用。《嘉定年鉴》所涉撰稿单位180余个,涉及撰稿人300余人。为保障年鉴编纂工作的顺利进行,我们不断总结完善,强化团队制度建设,在年鉴编纂制度上下功夫:一是抓基础。认真落实撰稿单位审稿、撰稿人,要求各撰稿单位行政首长负责,由办公室主任兼任,确保撰写质量和各类资料的比较分析,做好初稿的保密审查和领导审核工作,建立一支相对稳定的、有一定专业基础和理论水平的年鉴撰稿员队伍和高素质的编辑队伍。二是抓规范。根据“政策性、知识性、操作性、实用性”的原则,制定《嘉定年鉴》编写规范细则,建立组稿、撰稿工作制度,印发《嘉定年鉴》撰稿手册;由年鉴编纂委员会制定年度编辑工作意见并下发各撰稿单位。三是抓培训。年鉴编辑部认真分析年度工作特点,优化框架结构,分栏目、分专题开好组稿会议,加强沟通,探讨交流,增进友谊;明确撰稿要求和时间节点,要求重点突出,大事不漏,要素齐全,文字规范;强化精品意识,写好固定条目,重视特色条目,用好撰稿手册。四是抓提高。通过组织编辑人员学习相关法律法规、上级有关文件精神和兄弟单位先进经验,分析当年来稿情况及存在问题,探讨交流编辑心得体会。编辑人员按时间节点,以出精品的责任心和事业心,忠于职守、求真务实、精益求精,认真负责地处理稿件,会其主题,去其冗余,正其谬误、理其不顺,增其特色、集其精华。

在年鉴日常编辑工作中,我们注重编辑队伍的自身建设,为编辑人员学习创设有利条件,组织参加上级部门举办的业务培训交流活动,拓展视野;积极订阅《中国地方志》《年鉴信息与研究》《咬文嚼字》等专业刊物,不定期组织学习交流活动;与全国近200家省、地(市)、区县年鉴编辑部建立志书、年鉴书籍交流制度,学习兄弟年鉴的长处。强化编辑人员的全局意识、精品意识、责任意识和使命意识,了解全局,把握大局,关注地区、部门、行业发展,做记录历史的“有心人”。要求编辑在做好“来料加工”的同时,积累和挖掘资料,采取出题目、动手采写的办法,力求使经济社会发展的热点、人民群众关注的焦点、科技文化进步的亮点、地方和年度特色的看点都尽收其中,做到广覆盖、无遗漏、有价值,最终体现资料性工具书以资料价值见长的价值优势。

(作者单位:上海市嘉定区地方志办公室)