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第一节 工部局档案管理

2003/4/8 14:20:23

一、机构沿革和规章

1854年7月,工部局成立。在初期阶段,档案管理无专门机构及专人负责,由总办和委员会兼管。

1860年以后,工部局成立总办处。总办处除指挥并协调各部门工作外,还代表工部局发布对外文告,日常事务及来往信件也都由其处理。总办处成立后,也未设专门机构及专人负责档案管理。1871年,工部局职员麦克米伦(J.McMillan)除担任工部书信馆馆长外,还兼任保管地产档案,为函件簿编索引等工作。尔后,总办处设立了总收发室(又称总登记室),专司文书处理及档案管理工作。

1931年,总办处成立档案室,将工部局1919年以前形成的档案从总收发室分出交由档案室管理,并让档案室负责资料的收集和整理工作。工部局俄籍职员郭泰纳夫(A.M.Kotenev)被任命为专职档案管理员,主持档案室工作,并配备助手黄伟连。

1933年1月25日,总办在其发布的第88号令中对文书和档案管理工作作了以下三项规定:(1)未经主管档案的帮办同意,不能把档案移出总收发室,也不能将任何档案从各处室拿出。如需要利用档案,必须提出申请,用毕尽快归还总收发室。(2)所有重要会议所记下的备忘录,应送往总收发室登记。也要尽可能将所有新产生的文件或信件送往总收发室登记,(3)文件应按时间顺序排列,日期晚的文件放在上面,然后装订立卷,配上封面。

1933年12月7日,总办处在给档案员的训令中,对档案管理工作作了12项较为具体的规定:(1)档案室的所有刊物、小册子或其它文件应妥为保管,一经收到就必须在“总目录”和“分类目录”上登记,并编上号,标明其存放书架的位置。(2)总收发室送来的档案,一经收到就应根据其标题登入“档案室档案目录”上,并归并到“最初编号”之下,档案必须装上新的档案封面(黄色的),在该封面上写上标题和总收发室的编号。(3)将档案放入装具之前,必须弄干净,应以年代顺序排列,最早的放在底下。(4)“档案目录”、“总目录”及“分类目录”的副本必须送给总办和总收发室作参考。以后增加的必须送给总办和总收发室作参考。(5)对一些刊物(略)应注意作特别保管,对警务报告、中国报刊的警务翻译、中国报刊的路透社翻译3种资料须每月装订成册。(6)档案室保存的所有中文刊物,其目录清册必须中英文揭示。(7)如果某部门或某人需要刊物或档案,必须在专门登记册上记录借阅人及借阅时间,档案人员应注意及时催回。(8)露放在档案室内的刊物、书或档案,如准备作长期保存的,应尽可能移入装具并存放在书柜内。(9)应特别注意对文件和书刊的保管,防止气候、昆虫和其它有害物对它们的破坏,连续下雨的时候应进行去湿、通风等处理。(10)没有总办的批准,不得任意销毁文件和信函。应在档案人员的定期介绍下,得到总办同意的情况下,才能销毁日常事务性的文件。(11)在老档案中若发现价值高的历史性或公共事务性的文件或刊物,应立即向总办报告。(12)档案室雇佣的职员、不能把自己的工作只看作为单纯地机械地保管档案。更重要的是熟悉所有档案、文件和刊物等的内容,协助总办搞好工作。

1937年4月,郭泰纳夫退休。由黄伟连主持档案室工作,并配备职员许文林协助其工作。总办琼斯(J. R. Jones)要求总收发室负责人皮斯雷(G. Godfrey Phillips)每周2次,每次1小时,定期检查档案室工作。同时决定,档案室归属总收发室。

1938~1941年,档案室由总收发室负责人皮斯雷直接负责。

1941~1943年工部局机构结束,日本人逐渐控制了工部局。工部局英美籍职员从被迫辞职直至被圈禁于浦东“敌侨集中营”。档案室由日本籍职员渡边负责。

二、档案检索工具

1919年以前,总收发室保存的档案无检索工具。1860~1868年形成的文书档案仅按年代归类。1869年后形成的文书档案按问题分成总务、警务、商团、书信馆、法律顾问、警务报告、各项报告、火政、工务、通译和杂项11类。同一类问题的档案1年或几年合成一大叠,用大纸袋套装。共有175包。查阅必须使用收文簿,查找不便。

1919年起,总收发室吸取警务处档案管理工作经验,应用索引方法建立档案的检索工具。首先采用的是文件每日登记表。总收发室将收到的文件在此表上登记,并把文件立成卷。以后收到的文件须先查看每日登记表,内容相同的就归入已立好的案卷内。文件多可立2卷或2卷以上,但只给1个号。若收到的文件与已登记的档案内容不符,就在每日登记表上依次编号再立卷。这种文件每日登记表形成了工部局档案最原始的案卷目录。随着档案的增多,又采用了索引卡片。总收发室收到文件后,一面在每日登记表上登记,一面就将文件编制索引卡片。并将索引卡归入预先划分好的人事、工务和总务3大类内。每一类的索引卡以英文字母排列,然后插入转盘。检索时根据问题名称的第一个字母查找。如罢工“strike”,可在总务类内以“S”字母为首的索引卡中去查找。

1931年,郭泰纳夫在任工部局专职档案管理员后,对总收发室1931年以前的档案管理工作进行了研究和总结,于1932年12月向总办提出了新的档案编目方法。该方法得到总办批准后并经总办88号令公布于1933年1月25日实施。新的编目方法即在总收发室内对档案实施4种形式的索引:(1)收文年代索引簿(即收文登记簿)。该索引每日编制,其项目有文件日期、文件来源、文件标题、承办人、文件所属卷号。(2)卷内年代索引表(即卷内目录表)。该表附在每一案卷的前面。其项目有每份文件的编号、时间、文件内容摘要。卷内文件依时间顺序排列编号。(3)案卷类目索引簿(即案卷目录簿)。将工部局档案按工作内容设置14个类。各类分别以大写英文字母A~N代表。它们是:A、教育B、财务C、卫生D、图书馆E、音乐队F、政治行政G、公用H、人事I、执照J、交通K、警务L、工务M、总务N、路政。每个类下设若干目,目用阿拉伯数字代表,其划分标准根据类的情况而定。目下设卷,卷号用阿拉伯数字加斜杠“/”表示。采用这样一个类、目、卷3级分类体系所构成的案卷类目索引,成为查找档案的主要途径及文件归档的依据。(4)索引卡片(即专题卡片)。需要登入卡片索引的文件应该是有文件内容突出之点与每份文件有联系并起必要作用的文件;同一个问题,则只要索引内容大致相同的第一份文件;新到的文件中若问题发展或引起新的要点的文件。郭泰纳夫提出的这套档案编目方法,一直延用到1943年工部局机构结束。

[上海公共租界工部局存放档案索引卡的转盘]

三、档案整理工作

1931年档案室成立后,从总收发室接收了1854~1919年形成的档案。4月18日,郭泰纳夫向总办建议将这批档案进行彻底清理。他提出:将这些档案编目、装订和索引。并分为21类:(1)政治(2)领袖领事(3)土地章程(4)工部局收税(5)华人收税(6)租界内中国当局职能(7)警务事项(8)河流管理(9)公用事业(10)健康与卫生事项(11)工务(12)领事公堂(13)会审公堂(14)董事会选举(15)董事会华人代表(16)租地人和纳税人会议(17)1855至1911年董事会会议(18)人事事项(19)劳工(20)印刷、出版(21)杂项。郭泰纳夫的建议经总办同意于1931年5月5日正式实施。配合档案清理工作的开展制订了3项措施。(1)根据档案的历史性和政治重要性分类,将其中最重要的文件装订成册。(2)将档案与索引核对,对于缺漏的文件,则到领事馆档案室将原件复制后补充到工部局档案中。(3)编制新的索引及书刊和小册子的目录。

1931年5月~1932年4月,做了3项档案清理工作:对1860~1900年的60余卷来往信件仔细检查和归类,根据文件的政治性和历史性,将最重要的文件标上确切的历史时期,并将反映上海当局和中国历史演变发展的文件从事务性文件中分离出来,共立了57卷;将1898~1919年工部局与领袖领事的来往信件20余卷与索引核对,对于缺漏的信件,在领事团秘书长的协助下,到领事馆档案室找到该文件的正件或付件复制,随后将复制件补充到工部局档案中,这样共立了14卷,每卷页数达150~275页;将1925年五卅事件、1927年政治事件、1930~1932年中日战争3个专题的档案分别装订成册。

1933~1934年,继续做3项档案清理工作:将总办处、财务处、捐务股、工务处贮藏室内的档案文件和书刊搬至档案室。根据标题将这些材料进行清理和分类,对于没有历史价值的文件、复件、过时的私人信件及总办处过时的帐单经总办同意后销毁。对留存的材料进行编目和编制索引;修复和装订了300册资料,校对和装订了45卷各类报告、备忘录和电报,装订了2整套工部局年报和工部局公报。对部分档案重新立卷,共44卷。

1934~1935年,对131盒档案分类和索引,立出58卷历史价值较高的档案。

四、公文运作

工部局在文书处理及归档上有一套较严密的运作程序,卫生处做法最为典型。

首先,在文函传送时,有送文签收簿制度。各分处均备有送文签收簿。部门的送文人员在传送文函时必须携带送文签收簿,在收信(或收物)人对列入送文签收簿内的文函或物品签收后,要确保送文签收簿在24小时内收回,若超过这个规定时间,各部门要立即采取保证收回的措施。发出送文簿的处室须承担此责任。卫生处使用的送文签收簿有绿色漆布封面、红黑色布封面、黑色皮革封面3种。

一切文函处理完毕后,进入书信间登记。书信间的文函登记工作与归档工作一起运作。书信间的登记工作共有2项。一项为函件登记,包括对内函件登记和外发函件登记。对内函件登记簿上至少留存的是:收信人姓名——文函送达时间——文函事由——处理日期——最后由谁归档、归入何卷等项,并配有备注栏等。外发函件登记簿除有相同的要求外,还要根据发往对象的不同,用指南细分成适当项登记。登记簿的连续号用印字机印在每本登记簿的右上角,印刷的号码每年1次排列,外发函件则要根据对象分类后,按登入项再排列。另一项登记工作为送文签收簿登记,即对各分处的送文签收簿收回情况进行登记。登记内容包括送信人员编号,签收人姓名,到达地点及送文簿收回日期等。书信间的负责人每周至少一次仔细检查各分处送文签收簿的登记簿,证实送文签收簿已及时收回。

处理完毕的文函经书信间登记后,由档案室归档保存。各分处发出的一切重要函件的副本都要送交档案室。并标上“档案”字样。各分处送交档案室存档的月度报告付本,送交时间不得超过每个月的6号。各分处对一些认为不重要而保存在自己档案室的函件要向总档案室送交明细表,同时,各分处须经常将他们的函件登记簿送交卫生处副处长,请他用名字缩写签署,使他注意到各个标目下的函件。在归档中,有些文件虽然已指定属于卫生处,但暂时不能归档的,如发出去的询问信,要求得到某方面的批准的报告等,必须在日记簿上记下。

档案室在一切文件归档之前,必须检查所要求的过程是否完成,文件是不是经全部有关人员阅看,如果缺少在信函中提及的文件,要向有关处室查问,收回所缺的文件再归档,。对归档文件必须认真仔细从头阅看一遍,领会其内容后才可放好。文件如果不止涉及一个事由,要给有关案卷复制好拷贝件。

档案室档案利用规定:档案室的案卷未经许可,不向任何外人开放。出借的案卷,在24小时内必须归还。未得到特别许可,所借案卷不准带出卫生处大楼,每卷前附有借阅卡,记录借阅人姓名、日期。出借的案卷全部保有记录,每天要追查归还情况。

卫生处各分处保存有关该处业务的一整套文件,其中有收到函件的正本,有发出函件的副本,也有档案室提供的供其归档和供其行政长官作参考的档案复制件。当各地区业务官员(如食品分处在各地区的检查员等)要求利用分处保存的档案时,分处档案存放处提供档案的复制件。

五、档案编研

工部局档案的编研工作,在工部局成立早期,就受到一定的重视。1871年12月15日董事会议上,董事考黎尔(Miers Coryell)提出:最好编一本档案摘要,作为一部工部局参考书,其价值无可估量。于是,由考黎尔提议,董事哈华托(William Harwood)附议,董事会通过决议:请总办约翰斯顿(Alex Johnstone)在其离职期间编写一本工部局现有档案摘要,并授权由他在英国付印。

档案管理员郭泰纳夫在1931至1937年任职期间,对档案进行研究,编著了38本备忘录和关于工部局机构和历史的各类专题介绍,其中:关于土地章程──《1845~1930年土地章程沿革及附则》、《1845~1930年河岸权利》、《1853~1930年越界筑路》、《1869年修改土地章程的信函文件》、《1907年土地章程第6条丙及第34条附则的修正》、《1931~1934年上海公共租界》、《1934年上海公共租界概览》、《1936年土地章程30条的背景材料》、《恢复土地章程附则规定的处罚权》、《对吴经熊先生所撰越界筑路备忘录的评述》。关于市政管理——《1932~1933年公用事业手册》、《1934年公共租界信号灯设施》、《1936年工部局董事资格》、《1936年公共租界选举程序》、《1936年评万国商团》、《1936年工部局对公共租界内河航道的管辖权》、《1936年工部局对兰路或杨树浦的管辖权》、《天后宫:不归工部局管辖范围》、《上海公用事业》、《九江路大礼拜堂》。关于税务管理——《1843~1930年在公共租界的中国税务及及中国官署及官员》、《中国政府机构的税收》、《公共租界未注册土地的市政税》、《公共租界空房征税》。关于司法管理——《1935年工部局雇员在中国法院的起诉》、《1937年工部局华人监狱和感化院》、《废除治外法权的效果》、《物所在地法在华土地纠纷诉讼之应用》、《公共租界监狱状况》、《工部局违反正常拘捕和搜查程序的治外法权案目录》、《工部局以被告身份在领事公堂出庭及以原告身份出庭受其他外国法庭审理的案件目录》、《在华出身的俄国儿童合法化》。其他专题——《1932年中日冲突》、《1936年上海公共租界工部局庆祝英王加冕典礼》、《中日关系:中国民族复兴运动》、《反战大会》、《中国通商口岸制度》、《支付俄国雇员的退休养老金》。

[30年代上海公共租界工部局编纂的部分备忘录]

六、资料管理

在工部局档案室成立以前,工部局收集的资料存放于总办处总收发室内,有反映工部局本身及下属各机构的历史书刊和各种小册子,也有向各出版社购置的杂志、报纸和各种参考书。总收发室保存档案甚多,对资料管理未能排上议事日程,任何人都可以随意借阅,造成资料严重散失。1931年工部局成立档案室,档案室除管理工部局1919年以前形成的档案外,还承担资料的收集和整理工作。总办根据档案室负责人郭泰纳夫的建议,把资料的分类、编目纳入档案管理工作之内,并规定:从1933年1月1日起,给各部门使用的报纸、杂志、书刊和其他刊物,包括中国出版和各出版社报导的路透社译文,除参考书和行名录等之外,阅后都必须送到档案室装订、编目并妥为保管。从档案室借出的书刊或小册子都必须登记签字,用毕即归还档案室。1933年12月7日总办向档案室职员下达命令:档案室收到的所有出版物、资料或其他文件都必须妥善保管。在保管上要给予特别关心的刊物有:市政方面——《工部局年报》、《纳税人会议记录》、《工部局公报》、《法租界公报》、《大上海市政府年报》、《天津租界报告》、《汉口租界报告》、《鼓浪屿市政报告》、《新加坡市政报告》、《仰光市政报告》。政府刊物——《香港蓝皮书》、《中国海关报告》、《浚浦局报告》。报刊——《北华捷报》、《字林西报》、《英国商会日报》、《中国经济日报》、《财政和商业》、《密勒氏评论报》、《中国文摘》、《中国评论》、《中华民国》。科学、慈善和其他团体的报告——上海工程师协会、中国协会、亚洲文会、华北分会。同时规定,将警务报告、中国出版社的警务译文、中国出版社的路透社译文每月装订成册,档案室里所有刊物目录都必须有中英文对照标题。自从工部局档案室负责工部局资料管理工作后,工部局资料工作逐步完善。1935年6月经统计,档案室保存书刊、小册子、杂志和报刊等各类资料2864册。1943年工部局机构结束时,档案室保存资料达5784册。

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