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第三节 合同管理 2004/7/11 14:21:17

一、合同签约前的管理

对外谈判前的准备(包括:对国内有关行业的制造能力、技术水平等国情调查分析;邀请外商来华进行技术交流;派遣出国考察团组到国外造行考察),引进项目建议书的编制及审批,引进项目询价书的编制及审批,向外商发出询价书,邀请外商进行询价谈判和技术谈判备忘录,引进项目可行性报告的编制及审批,办理引进设备许可证手续,商务谈判,合同签约,报经上级部门批准后,合同正式生效。

二、合同生效后的管理

配合设计部门,进行国外设计管理。配合设备、材料部门,进行国外设备和材料引进工作的管理。配合施工部门,进行施工阶段的外事管理。组织履行合同所规定的甲方的责任和权利。检查合同的全面执行情况,完成生产考核等合同规定的各类指标,符合交接验收条件后,双方进行合同工厂交接验收工作,办理交接验收证明书,直至合同双方将合同条款全部内容履行完毕。合同期满后文件整理好归档备查。

二期工程的冷轧和热轧工程建设期间,在合同执行中出现过一些棘手的难题,经中、德双方研究确定,采取一种特定的方式——“中德双方干部会议”来解决。共开过五次会议,代表中方参加的是刘同俊、王承义、陈知平、刘其宏以及设计、施工、生产、外事、设备等单位的负责人;代表德方的是莱弗尔德(Leifeld)、汉斯(Hans)、勃罗可夫(Brockow)、奥伦道夫(Ohrndorf)以及SMS财团负责中国合同业务的人员,每隔半年左右的时间,在宝山宾馆进行为期3~5天的会议,通过协商,解决在执行合同中发生的重大问题,双方签署会议纪要,作为补充协议共同遵守。

三、出国人员、外国专家、翻译人员的管理

1)出国人员的管理。一、二期工程建设中,共计派遣出国考察、联合设计及设计审查、设计联络、设备品质检验和驻厂监造、施工及生产实习培训、以及物资采购等团组共计902个(其中一期314个团组,二期588个团组),累计出国人员共6282人次(其中一期3040人次,二期3242人次)。出国人员的审批,出国手续的办理,以及出国人员在国外的管理,是一项细致而重要的工作。出国人员在临出国之前,均须进行集中、脱产的礼宾教育和爱国主义教育,熟悉《出国人员手则》。出国期间在完成国外的工作任务的同时,必须注意维护中国人的人格和国格。绝大多数出国人员实现了上述要求,只有个别人品行不端或逾期不归。

2)外国专家的管理。在一、二两期工程建设期间,共有3578名来自日本、德国、美国、法国、瑞典、卢森堡等国家的专家为执行合同所规定的任务来宝钢工作(其中一期工程2326名,二期工程1252名)。绝大多数外国专家都能和我方技术人员及工人友好相处,发挥了积极作用,他们带来了先进的施工安装和调试技术;协助处理工程建设或设备制造上的技术难题;帮助解决和选购施工现场急需的短缺器材和物资;提供先进的试生产管理经验,帮助掌握引进项目,使之迅速投产。

在宝钢的外国专家,绝大多数称职和勤恳工作,符合合同要求。在一期工程建设期间,有不少专家表现突出,但当时未予表彰发扬。二期冷轧、热轧、连铸工程建设中,由指挥部表扬了五名外国专家:德国西马克公司的奥伦道夫(Ohrndof,1989年在北京参加中国国庆观礼)、克诺尔(Knor,1990年在北京参加中国国庆观礼),日本日立造船株式会社的楠见(1990年在北京参加中国国庆观礼),德国西马克公司的汉斯(Hans,1990年在北京参加中国国庆观礼)、克劳斯(Hans-Dicter Kraus,1991年上海市政府外事办公室授予《上海感谢您》纪念牌)。其他表现突出的优秀专家由中方高层人士授予荣誉证书。

在建设过程中,也先后发现有五名专家不能胜任技术指导工作和难以合作共事。经中方婉言向外方总代表提出,或与外商驻宝钢现场负责人协商,均及时予以调换。

外商派遣来宝钢工作的专家,无论是否携带眷属,均集中居住在宝山宾馆。指挥部外事办公室负责外国专家的考勤、管理,下设外联室同外国专家联络,为外国专家服务。1989年春夏之交我国发生政治风波时,外国专家人心浮动,部分专家收拾行李准备回国,冶金部、中技公司、上海市外事办公室和宝钢领导对此非常关切,指挥部分管外事工作的副指挥曹长祥和外事办公室主任孙孟祥主动向外国专家作了细致的解释,在外商领导机构的配合下,除有8名美国专家短期回国外,400余名专家全都留在工地工作,使工程建设未受影响。1991年海湾战争期间,西欧通向中国的航线受到威胁或影响,眼看有的项目合同将不能如期执行。经及时与外商驻宝钢负责人进行诚恳的商谈和解释,打消了他们的顾虑,于是,有的专家便改乘火车或绕道他国来华,有的专家从毗邻中国的外国工地奉调来宝钢。

合同双方的工作联系,采取三级(即总代表一级,指挥部外办一级,分指挥部外办一级)对口联络,定期举行会议,双方通过协商,及时处理工程建设中发生的问题。当有些问题三级对口联络解决不了时,由双方高层负责人(宝钢先后主管外事的副指挥是方荷生、张浩波、王佩洲、王承义和曹长祥)开会协商解决。由于中、外文化和生活习惯的差异,双方工程技术人员的合作有个从不适应到适应的过程。指挥部外办通过个别拜访,业余交谈,组织专家的家属座谈,组织双方工程技术人员和家属一起在节假日游园等活动,加强感情交流,取得良好的效果。在全国外事工作经验交流会上,指挥部外办向与会代表介绍了宝钢和五冶、十三冶、宝冶、二十冶等单位与外国专家进行感情交流,加强团结,增进友谊的体会。

3)翻译人员的管理。指挥部从1978年1月开始组建翻译队伍,到1981年底,有日语、德语、英语、法语等多种语言的翻译人员500人。1985年4月,在外事办公室下设立翻译公司,至1993年底有翻译人员173人。翻译人员的素质直接影响到外国专家的工作和出国团组在国外的工作效果,为此,指挥部对翻译人员的管理着重抓两个方面:一是业务素质的培训与提高;二是思想品质的教育,既抓爱国主义教育,又抓组织纪律教育,组织翻译人员学习《中共中央关于同外宾接触要维护国家荣誉和民族尊严的通知》,表彰遵守外事纪律的好人好事,开展“五大员”(即:翻译员、宣传员、保卫员、安全员、接待员)教育。以个别翻译逾期不归的典型事例,解剖分析,进行反腐蚀教育。同时,注意做好后勤工作和家属工作,解除翻译人员的后顾之忧,使整个翻译队伍保持良好的素质,适应外事工作的需要。