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资料收集与资料长编编写

2010/4/12 16:40:28

志书编纂,包括制定编纂方案、拟订篇目、征集资料编辑资料长编、撰写初稿、分纂志稿、总纂志稿、评审志稿、出版发行等环节。

今天主要是为资料收集和资料长编编写进行培训。包括对志书资料工作的认识、志书资料来源与资料种类、收集资料的方法、整理鉴别资料、各种资料卡片示例、资料长编编写六点问题。主要谈操作。

资料是修志的基础。占有大量、全面、翔实的资料是编纂地方志书的先决条件,因此修志必须舍得花大气力进行资料工作,收资过程约占整个修志总进程的一半时间。方志篇目基本拟定之后,资料工作就成为一段时期里的中心任务。

 

一、地方志是什么类型的书,历代修志者和著述者把资料摆在什么地位上?

马克思曾经指出:“研究必须搜集丰富的材料。”(《资本论》第一卷第二版跋〉他为了写作《资本论》,阅读了1500多种书籍 , 摘录笔记达100多本。这些对于我们编修方志者来说,无疑是效法的典范。

古人说:“无征而不信。”如果不首先做好修志资料的收集、鉴别和整理工作,修志仅是一句空话。如果没有大量新资料,就不可能写出一部合格的新志书;如果没有大量、全面、准确、典型的新资料,就很难写成一部高水准的新志书。古代著作家对于治学,讲究“论贵是”、“事尚然”、“实事求是”。

资料首先要真实,要“实事求是”。胡乔木同志说:“地方志的价值,在于它提供科学的资料”。

方志的价值,在于提供科学的资料,资料性是方志最本质的特征。

2006年《地方志工作条例》:“地方志书,是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”

2008年中国地方志指导小组出台的《地方志书质量规定》对志书资料质量提出具体要求:

1) 资料真实、准确。资料经过鉴别、考证、核实,时间、地点、人物(单位)、事实、数据等准确。有歧义但不可或缺的资料,多说并存。

2)资料全面、系统。资料齐全。反映事物发生、发展过程的资料连贯、系统。 人、事、物,时间、地点、事件经过等要素齐备。

3)资料具有代表性、权威性。注重使用原始资料。

 

二、志书资料来源与资料种类

(一)征集资料的范围

地方志既是以一定体例,反映一定行政单位、一定时期的自然、经济、政治、文化、社会的综合性资料性文献。那么,为编写方志所要收集的资料,在范围上便具有地区性、时期性和全面性的特点。

地区性,系指以收集本地区,即以所要编写的志书的地区范围为限,不要不分内外而漫无边际地进行收集。即使收集外地区的材料,也不过为了供作参考或为提供对比材料而已。

时期性,系指以收集修志体例所规定时限以内的材料为主,并本着“详近略远”原则进行取舍,但有关探本溯源、记述兴革演变方面的资料,则可以向上延伸至地区建置初的时候,就此也只须扼要地述及即可,不必占过多的份量。

全面性,或叫广泛性,只要对自然和社会(企业)发展有考察价值的资料,均在征集范围之内。可见修志所需资料范围之广泛,内容之丰富。

(二)修志资料的来源与种类

修志资料的来源,有三个方面:

一是文字记载资料,也就是所谓“死资料”,包括文书、档案、图书、报刊以及旧方志等;

二是口述资料,也就是所谓“活资料”,即调查访问资料,大多数保存在饱经沧桑的老人头脑中;

三是实物资料,即指具有史料价值或参考价值的历史实物。

文字资料是编史修志资料的重要来源。

1.文字资料

1)档案资料

档案资料是历史活动的原始纪录,是历史活动的真实或曲折的反映,它不仅史料丰富,相对来说可靠性亦大,收集起来也比较容易,而且还能为从其他方面收集资料提供线索。

2)图书资料

由于方志内容的广泛性,它所涉及的图书很多,几乎所有具备史料价值的书,都有参考价值。

3)报刊资料

包括各时期报纸刊物上有关当地的报导、文章等等。现在志书的内容侧重于近代和当代,而近代和当代的报纸杂志很多,应予重视。

4)网络资料

5)私人著述资料

包括当地人、当事人的笔记、诗文集、日记、书札、回忆录、调查记等,这类资料不论己刊未刊,往往有很高的史料价值,可补档案、报刊资料之不足,应注意收集,加以应用。

6)其他文献资料

所谓“文献 ”, 即指有历史价值的文字资料。有不少文献资料已经入档,但是未入档者仍然很多,如各行各业的年鉴、同行业会刊、同乡会刊、行名簿、工商职工名册等,都应注意收集。

2.口碑资料

1)回忆录

是指历史的见证人用文字形式追述历史事件或个人的经历。这种活资料具有很高的史料价值。因为它是亲身经历的,所以有见证的作用。

2)民歌、民谣、民谚

民歌和民谣是劳动人民口头创作的歌谣,能反映当地人民对社会现象的反映。

3)社会调查资料

3.实物资料

1)遗迹、遗址

2)各种文物

历代遗留下来的在文化发展史上有价值的东西,称之为“文物”或“历史文物”。这些都是第一手材料,是历史的物证。近代以来,更有电影、照片、录音片、录音带、纪念馆、纪念章和各种衣物等。这些实物资料更接近事物的本来面貌,甚至就是事物的本来面目,因而它比文字资料更为可靠,更富有说服力。

 

三、收集资料的方法

一是查阅档案,组织力量进行抄录查阅,写成资料卡片,以备编写。

二是调查访问,作好记录、录音和录相。

三是发函索取。

四是行文征集,把散佚在社会上的文物、图书、手稿、报刊收集起来。

五是创办刊物,或通讯、或资料丛刊,发动群众撰稿,多方面提供线索,可做到“三个结合 ”:即“广征”与“特约”结合;查档与走访结合;条条编史与块块修志结合,层层发动,众手取材。

六是购买资料。

 

收集资料工作主要抓三个环节:(1)事先与各有关单位沟通,互相提供资料目录索引,彼此合作,提高工效;(2)收集资料时注意先远后近,先内后外和先活后死这三条关于轻重缓急的规律;(3)收集资料后,及时进行科学管理和提供利用,做到统一规划,互通有无。

抢救活资料 ,现在老同志逐年减少,我们必须趁他们健在的时候,将他们熟知的史实记录下来。因此,我们史志工作者要有一种紧迫感,把这部分资料征集工作视为当务之急,立足于“抢”。

怎样的情况才算资料征集基本完成呢?有二个方面可比照:

从方法上看:(1)该查阅的资料,尽可能查阅了;(2)该抄录的档案,尽可能抄录了;(3)该访问的口碑,尽可能访问了;(4)该实地勘查的地方尽可能勘查了;

从内容上看:(1)纵不断线;(2)横不缺项;(3)考证翔实;(4)具备特点。

 

四、各类电子资料卡片要项及示例

包括:代码、资料内容时间、关键词、资料内容标题、资料正文、资料来源、资料整理者姓名、电子资料卡片摘录时间8项。

1、代码(按市志篇目做)

册序-篇-章-节-目

2、资料内容时间

电子资料卡片按公历时间排列,如果是农历须换算成统一的公历。公历纪年采用阿拉伯数字加时间隔点符号处理,例1950.10.1和1950.12.4,表示1950年10月1日1950年12月4日

3、资料内容标题

内容标题由资料整理者根据资料的具体内容及篇目特征拟订,做到题文相符,简洁明确。

4、资料来源

即资料的原始出处,包括引用的文献资料(含著作、日记)、文书档案资料、报刊资料、网络资料、图片资料、口碑资料,等等。

资料来源标注明确。标注单位、文件、报刊等名称,原则使用全称,或用规范的简称,如称“中共上海市委”,不一定称“中国共产党上海市委员会”。文件名、书名、报刊名,均使用书名号《 》。资料引用著录格式参照国家标准《文后参考文献著录规则》(2005年发布)。

资料来源五种文献著录形式:

1)引用文献资料

著作的著录格式为:作者、书名、出版地、出版单位、出版日期、版次、卷(册)号(期号)、页码,如“巴巴拉•塔奇曼:《史迪威与美国在华经验》,上海:商务印书馆,1984年3月第1版,第724页”。

2)引用文书档案资料

文件著录格式为:发文单位、文种、文号、密级、文件标题、发文日期,如“国务院,国发〔1981〕87号文件《关于加强医药管理的决定》,2008年6月16日发”。文档资料格式为:“上海市档案馆市政府建交委档全宗第2689号33页《市政状况调查》”。

3)引用报刊资料

著录格式为:作者、文章标题、报刊名、刊载时间、版次。报纸如“×××(作者):《清宫首席御医薛福辰》,载《文汇读书周报》2009年9月18日,第15版”;刊物如 “×××(作者):《明清江南仕子的文化情愫》,载《××杂志》1997年第2期,第10页”。

4)引用网络资料

著录格式为:作者(或署名),文章名称,网络名,日期,属于特定栏目的要注明栏目名。如“×××(作者):《新上海人的生活》, www.xinmin.cn(注:新民晚报网《要闻》栏)、xxxx年x月x日。

5)引用口碑资料

著录格式为:被采访人、采访主题、采访时间、采访地点、采访人。如××(采访、人)、“城市农民工的家庭收入与支出”、2003年3月2日、×××(采访人)。

5、资料整理者姓名

6、资料整理时间

7、资料正文(含对资料的说明)

 

五、整理、鉴别资料

对于所收集到的上述种种资料(包括印刷品、手稿、图片、实物等等都必须加以科学整理,因为我们所收集到的修志资料日积月累数量逐渐增加,种类又极繁多,当积累到相当数量(例如几百、几千或几万件)时,如不及时整理,势必杂乱如麻,不便于使用,当然也就谈不上进行鉴别研究了。整理资料大体可分以下三大步骤进行。

(一)整理

整理资料大体三大步骤。

1.第一步熟悉篇目门类

只有熟悉了才知道资料所归。

2.第二步收集资料形成汇编

在正式进行编纂工作之前,可以按志书的基本篇目(大类)将收集来的资料分类汇编。也可按资料类别编成通用资料汇编,如:文件、统计资料、简报、年鉴汇编等等。

这样做是以备核实,以保证资料的可靠性和准确性;汇编资料一定要有选择,不要“拣到篮子都是菜”,要于本单位有关的,一定是具有本质意义可以传之后世的,一定是基本属于篇目征集范围的。

3. 一事一卡,建卡归类。

(二)鉴别、筛选资料

实际与整理资料同步进行。

收集、整理、保管资料目的全在于利用。而在利用资料之前必须对资料进行鉴别和选择,可以说没有充分的鉴别、核实的确凿史料为基础,志书是不会成为信史的。

前人所谓“博观约取”,就是要求收集要广,选用要严。

通常鉴别资料的方法不外乎5种:

1、理证

即有一些资料不需要通过其他材料,可以通过推理的方法来证明其可靠性。

2、书证

有的可以用书本来考证,即用别的书来证实所收集资料的真伪。

3、物证

通过出土文物或其他实物来鉴别资料的价值。

4、人证

不要单找一个人,最好采访持相同意见、不同意见、中间看法的三种人,最后再下结论。

5、排比对证

即同一问题的各种资料进行相互对照和比较,发现矛盾,深入研究,本着实事求是的原则,多方求取确证的方法进行考证。这是核实资料的重要方法之一。在采取这种方法,发现许多资料之间有矛盾时,在通常情况下,图书资料和档案资料有矛盾,应以档案资料为准;内部资料和外部宣传报导资料有矛盾,应以内部资料为准;亲身经历者的资料和旁知者的资料有矛盾,应以亲历者资料为准;当事主管人的资料和参与者的资料有矛盾,应以当事主管人的资料为准;距历史事件时间、地点近者资料与远者资料发生矛盾,应以近者为准。

有的资料是“孤证”,怎么办?怎样对待“孤证”呢? 我们认为孤证并非绝对不能用,特别是在材料不够时,有一条孤证总比没有好。但用时要注意几点:(1)与其他有关的可靠史料没有矛盾;(2)内容合乎情理;(3)使用时,在提法上要留些余地。

    对口碑资料更要严谨。

(三)资料考证结果

大致有四种情况,即全真、全伪、真中有伪、伪中有真。

全真、全伪的材料较少。真中有伪、伪中有真的材料较多。因此,我们一定要在“严”字上狠下功夫,做到“精益求精”,有的材料一时用不上,无论什么情况,也不要乱销毁。

总之, 收集、整理、鉴别资料的工作是一项非常繁重而又极其严肃的工作, 我们必须千方百计,认真做好。

对资料质量把关的做法:立足于现有资料,请各单位各部门提供,一级级布置下去,再把资料一篇篇收集上来,层层把关;查阅档案资料,是资料的主要来源;借助口碑资料,请老同志写回忆录;采访所需资料,对一些下面无法收集而我们必须要的资料,采取采访当事人的方法;征集社会资料,如人物、风俗、语言等资料。通过报刊向社会广泛征集资料。同时对资料真伪进行鉴别把关。基层提供的资料要求分管领导审阅签字。对个人提供的资料,如职务、职称、个人简历等,所在党组织审查盖章。

 

六、编写资料长编

(一)什么是资料长编

资料长编不等于资料汇编。它们的主要区别是:资料汇编是同类原始资料的汇集,它主要是“汇”;资料长编是按编写提纲对汇编的资料进行条理化处理。通过整理后的资料长编,已经显现出了事情的始末,它重在“编”,这是原始资料和加工资料的分界线。资料长编不是原始资料的堆砌,它是按志书的篇、章、节、目,将通过考证后所选用的资料,按时序串连起来,它是资料向志书初稿过渡的桥梁。古人认为这是编史修志不可缺少的环节。

资料长编不是志稿,只是汇集了经过筛选、核证后的资料。资料长编一般具备以下六个方面的内容:①主体资料;②背景资料;③佐证资料;④所有资料的出处和参考资料的索引;⑤多说并存及争议鉴别的证明材料;⑥有少许编者简短的语言。通过这样系统的加工编写的资料长编,已是志书初稿的毛坯和雏形,是奠定初稿质量的坚实基础。

编写资料长编好处很多:(1)资料长编是按条目或按节汇集的,以事件为纵线,依时为序,缺短遗漏,一目了然,便于及时补充。(2)比较全面系统地考证、核实资料,使之更丰富、更科学、更可靠。(3)对于初入志途者来说,是进入撰稿前的练笔过程。(4)先备后用,繁而不乱,为编写初稿打下坚实的基础,同时也有利于志稿的修改。

因为编写资料长编,文字量要增加几倍乃至几十倍。如果从修志是千秋大业角度来看,应当把资料长编作为资料工作的必要步骤。(二)资料长编类型与要求

 1.资料长编类型

资料长编包括汇辑型、纂辑型、撰述型三种类型,为了保持资料的原始面貌,资料长编主要采用汇辑型,兼用纂辑型,少量用撰述型。

2.汇辑型资料长编电子卡片辑录资料方式

汇辑型资料长编电子资料卡片辑录属于本门类(篇目)的事物内容资料。整理方式主要是节录、剪裁原始资料,不重新撰文。重要文献资料,可全文收入。段落内容有删节的,应在删节处加删节号 [……]。

D汇辑型资料长编电子卡片示例:

资料代码:12-10-6(02)

资料内容时间:1990.9.11

资料内容标题:浦东新区对外商投资企业所得税实行“两免三减半”

资料来源:财政部,(90)财税字第020号文件《关于上海浦东新区鼓励外商投资减征、免征企业所得税和工商统一税的规定》的通知,1990年9月11日发

资料整理者姓名:木林

资料整理时间:2006.5.2

资料正文:(举例)

3.纂辑型资料长编电子资料卡片资料整理的方式

纂辑型资料长编电子资料卡片,主要收录经筛选、取舍、归并、综合而成的资料,资料整理者可加编者语言联缀。此资料卡片形式主要用于对多个松散资料的综合加工,或面上情况的综合,可采用纂辑方式编辑长编。纂辑型资料大多有多个资料来源,故必须说明所综合的资料的分别来源。

D纂辑型资料长编电子资料卡片示例:(举例,见《编纂手册》)

4.撰述型资料长编电子资料卡片资料整理的方式

主要对松散资料进行综合撰写,注明段类的资料出处。(举例)

5.交代资料来源、一事一卡

每个电子资料卡片的资料须交代资料来源、资料出处,根据原始资料的自身状况,尽量保持时间、地点、人物或实体、过程、结果的完整,原资料不完整,可以用“()”加以补充,并注明补充资料的来源。资料一事一卡。

一个资料来源的资料涉及几个章节条目资料内容的,须分拆制作为对应的若干个电子资料卡片,每个卡片均注明同样的资料出处。

若干个资料来源的同一事件资料,属同一章节条目,需要综合为一个电子卡片的(尤其是纂辑型电子资料卡),须注明对应的若干个资料来源。

6.纠正与说明

电子资料卡片对资料内容中错字、错误的纠正,对漏字、遗漏内容的补充,对资料的考证,对资料本身内容价值的评估、资料密级,可用说明性文字处理,或随文,或置于资料正文的末尾(换行)。说明文字用小括号处理;如要说明资料正文属全文引用性的资料,注明(本资料系全文引用)。

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